時間の使い方を変えてみる
地味で単調、頭を使うことがない作業もあれば、うーんと頭を悩ませて取り組む必要もあるのがビジネスというもの。どちらもをバランスよくこなせればいいものですが、同時にいくつもの作業をこなしていると、つい頭の中がごちゃごちゃしてしまい、その結果、想定以上もの時間がかかってしまうことがあります。
たくさんのタスクがある時こそ、自分の性質に合わせた時間の使い方を意識して、作業効率をアップさせていきましょう。
仕事を変える、小さなライフハック
①時間に「区切り」をつける
朝、昼、夜というように１日の中にある時間にそれぞれ区切りをつけていきましょう。会社に勤めている時間をそれぞれに当てはめると、午前、午後、夕方という風に分けることもできます。
②自分の性質を知る
次に、自分の性質を理解することです。太陽の光を存分に浴びることのできる朝が一番集中できるという人もいれば、朝は低血圧だからいつものパフォーマンスを発揮できない…という人もいます。人によってその性質は様々。自分が活発になる時間帯を理解しておけば、作業効率も良く、仕事のミスも減ります。
③区切った時間と、性質、仕事内容を当てはめる
最後に、区切りをつけた時間帯と自分の性質、そして仕事内容を当てはめていきましょう。例えば午前中は頭が働きやすく活発、昼食のあとは眠気を感じやすい…という方の場合には、午前中にメールのチェックや人とのやりとりをしっかりと。お昼を食べたあとすぐには眠気を感じやすいので、あまり脳を使うことのない単調な仕事をこなす、頭がまたスッキリしてくる夕方には集中力が必要になることを。といったように、時間と性質、仕事内容に合わせて振り分けていくのです。
例えば私は、午前中にはメールのチェックやその日のスケジュール、タスクを整理します。
タスクを整理する時には、
・重要かつ急ぎのもの（提案・そのための資料作りなど）
・重要だけど急ぎではないもの
・決められた予定（打ち合わせなど）
・優先順位の低いもの
にそれぞれ分類をします。また人と会う約束がある時には、なるべく午後早めの時間帯に予定を組むように。私の場合は、午後になると眠気を感じやすいので、人と会って会話をしている方が脳がスッキリとしてくるのです。そして脳のウォーミングアップができたころに、重要かつ急ぎの作業に取り掛かります。マルチタスクは生産性が下がってしまうので、１つずつの作業に集中します。
脳が一番活発になる夕方の時間を使うことで、短時間でもパフォーマンスをあげた仕事ができるのです。
自分にとってベストな時間割を
もし自分にとってベストな時間配分がわからないと言うのであれば、「今日はなんだか調子がいいな」と思った日のスケジュールを見直してみましょう。自分にとってベストな時間割を作ることで、仕事の効率をアップさせることができるようになります。段取りよく作業に取り掛かることで、ストレスも少なく、生産性の高い仕事が生まれるのです。
社会人にとって集中力の高まる職場を作るのはなかなか難しいですが、集中力の高まる時間は誰にだってあるものです。無理にモチベーションを上げて作業に取り掛かるのではく、長期的に維持することのできる仕組みをつくっていきましょう。
