ホワイトボードを使ってみんなで情報共有をしよう
社内で打ち合わせがあったとき、自分でメモをする人や議事録としてまとめている人もいるかと思います。自分で記録をすることは良いことではありますが、実はそれは完璧な打ち合わせとはいえません。人数が多ければ多いほど、自分なりの解釈をして、ズレが生じることがあるからです。そこで、みんなの認識を一致させながら、話をうまく整理するのに活用して欲しいアイテムが「ホワイトボード」です。
会議室によく置かれているホワイトボードですが、最近は活用できている人は少ないのではないでしょうか。ホワイトボードがあるだけで、会議を効率よく進めることが出来ます。どんなメリットがあるのか知っておきましょう！
ホワイトボードを会議で使うメリット
重複した内容が無くなる
ホワイトボードにアイデアを書き出していけば、その場にいるメンバーの発言を書き上げることができるので「その場に出た意見」を全員が同時に共有できます。また、1つの内容をダラダラ話す、同じことを言い方だけ変えて話すといった「会議を前に進めない発言」に対して「こことここはカテゴリが一緒ですね」と伝え、議論を先へ進めることができるのです。
撮影すれば議事録代わりになる
スケジュール、役割分担を書き込んでしまえば、議事録そのものになります。社内で議事録を紙で書かないといけないルールがない場合には、ホワイトボードの内容を撮影し関係者にメールで送ってしまえば、議事録作成の手間が省けます。
よく揉め勝ちなのが「言った・言わない」のやり取り。誰かひとりがメモを取っていたとしても、その時は重要だと思わず、議事録に書き記していないこともあります。ホワイトボードで共有していれば、話の脈絡を覚えている人も多くなるため、揉めごとも少なくなります。
全員が会議に参加できるようになる
人数が多い会議になればなるほど、一部の人だけが発言し、他の人は何も発言しないという偏った会議になりやすいです。そこで、ルールとして「発言者自身がホワイトボードに意見を書きこむ」のが良いでしょう。
こうすることで、会議に参加している自覚が芽生え、今まで意見を出さなかったメンバーも発言するようになっていきます。もし、発言をしていないメンバーがいれば進行役が振るなど気遣いをしてあげましょう。全員参加ができていると会議に一体感が生まれ、まとまりのある会議になります。
論点のズレを防げる
打ち合わせ中に論点がずれて脱線することがあります。全く関係のない話ならばすぐに本題に戻ってこれますが、会社の制度について議論をしていたのに、売上の話に脱せするといった微妙な脱線はなかなか戻ってこられず、結果的に結論の出ない会議になってしまうことも。
そこで、ホワイトボード議題を大きな文字で書いておくとズレの防止になりますし「一旦、本題に戻ってみましょう」と伝えたら同意を得やすくなります。
使われていないホワイトボードを活用していこう
ホワイトボード活用のメリットについてご紹介しました。
最近ではホワイトボードは進化していて、折りたためるタイプや、書いたことをそのまま電子データとして取り込むことができるホワイトボードもあります。こういったものを活用しながら効率的に結論が出る会議にしてみてはいかがでしょうか？
