遠隔でも問題なし！テレワークの進め方【CM.com Japan 樋口さんの場合】

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外出自粛に伴い、急遽テレワークを導入した企業も多いですよね。ですが、慣れない作業環境でなかなか仕事がはかどらないという人もいるのではないでしょうか？

どうすれば在宅でうまく仕事をこなせるのか、同じようにテレワークを導入している会社の社員さんに「テレワーク導入のヒント」を教えてもらいました！

今回教えてくれるのは、CM.com Japan株式会社デジタルマーケティングマネージャーの樋⼝綾さん。
CM.comはモバイルソリューションを提供している会社のため、設立当初から出社からリモート勤務を選べる仕組みになっていて、必要な時を除いてほとんどの社員がリモートで働いているそう。
また、本社がオランダにあるため、⽇本時間の18時以降も仕事をする時もありますが、その場合は始業時間を遅らせるなどして予定を調整しているようです。

そんな時間の融通が利く中で活躍している樋口さんのテレワーク術とは…？

上司・同僚が見えないからこそ、担当業務やポジション問わず業務タスクをTeams上で全員と共有している樋口さん。仕事を見える化させているので、オフィスに集まらずとも皆の仕事の状況を把握することができます。

「TeamsではExcel、Word、PowerPoint等の共同編集ができます。誰がそのファイルを編集中かリアルタイムで確認できるため、同じ時間に同じファイルを編集している時は気軽にその内容について連絡が取れるメリットがあり、相手が何をしているか物理的に見えなくてもチームワークを発揮できます」

上司とマーケティング施策に関する打ち合わせをしている様子

Teamsではチャットやドキュメント共有だけではなく、オンライン通話でのグループ通話もできるので、それぞれの進捗を報告書やメールで済ませるのではなく、実際に会話をすることでオフィス出勤と同じようにディスカッション形式のミーティングをしているのだそう。

「ミーティングは必要に応じて実施していますが、個別の通話連絡は毎日おこなわれています。Teamsでは同僚が今取り込み中なのか、誰かと通話中なのか、フリーなのかを一目で確認できるため、相手に連絡するタイミングを間違えることはほとんどありません。また、相手の声を聞くことでその日の体調等を察することができるので、オフィス出勤時のような社員マネジメントができています」

また、会社で利用しているツール全てに顔写真を設定しているので、初めて連絡をオンライン取り合う仕事仲間でも、事前に顔が分かるだけで親近感が湧きます。写真はなんと、プロのカメラマンが撮影したものだそう…！

左：本社HRから届くSMS 　右：健康チェックアンケート画面

新型コロナの影響で社員の健康状態の把握が徹底されているのもあり、本社人事部は世界13ヶ国にいる社員350名にSMS（ショートメッセージ）で、健康チェックアンケートを週1で配信しているようです。

「重要な連絡事項のため、会社メールではなくSMSで送られています（会社メールでは人事のメールは後回しにされたり、埋もれたりするため）。SMSで送った結果、24時間以内に80%以上の社員が健康チェックアンケートに回答しました。

また、外部の方にもご利用いただけるように『CM勤怠ヘルスチェッカー』としてサービス化されました」【https://www.cmtelecom.jp/health-checkersms/】

テレワークだと相手の状況を把握せずに連絡してしまうなど、プライベートを侵害してしまうこともあります。それを防ぐには、就業開始時にはそれぞれが全体チャットに挨拶をすることで、他の社員のプライベートタイムを侵害することを防ぐことができます。緊急の用事（家族の体調不良など）が発生した場合も全体チャットに共有をしているのだそう。休暇や仕事上の外出予定はカレンダーで共有しているため、全体チャットが不要な連絡であふれかえることもありません。

テレワークでもプライベートの時間と仕事の時間をきっちり分けることができるので、樋口さんの場合は、空いた時間には運動をしているのだそう！

「運動不足と気分転換のために、13:00~15:00のどこか30分をフィットネスタイムにしています。その際はYouTubeを活用しています。また、自宅の庭にゴルフのアプローチ練習場、室内にパター練習場があるため、5〜10分の短い息抜きに活用しています。他にはデジタル計量器を使ってハンドドリップコーヒーを淹れたり、ミキサーでスムージーを作ったりして、テレワークならではの休憩タイムを楽しんでいます。

テレワークはオフィス出勤よりもオンとオフの時間配分を自由に決められます。その分、過程よりも結果が重視されます。しかし、実際にテレワークをして実感したことは、オフィス出勤よりも雑談や自分の業務とあまり関係のないタスクに時間を費やすことがない分、生産効率が格段に上がっていることです。そのため、自ずと結果が出るので仕事に対するやり甲斐を今まで以上に感じています」