追われるばかりの仕事から解放！
毎日たくさんあるタスクにひたすら追われて「残業が終わらない！」と嘆く日々……。本当はもっと余裕を持って仕事を丁寧にこなしていきたいけれど、あまりの余裕の無さについついミスも増えがち。時間に常に追われている、お仕事女子こそしっかりとタイムマネジメントしていきましょう！
まずは自分の仕事を理解してもらうことから
仕事のタスクがどんどん増えてしまうのは、“仕事がデキる”と思われている証拠。仕事がデキる人ほど、「あの人に任せておけば問題ないから」とどんどんタスクを積まれていく傾向にあります。
そしてそのタスクを必死にこなすことができてしまうからこそ、仕事の限界量が他人に理解されていない可能性もあります。そのため、まずは自分の仕事を見える化することが大切です。
自分が普段、どれだけの仕事をこなしているのかまずは理解してもらいましょう。自分の仕事を理解してもらうためには、以下のような方法があります。
メールにはCCを入れる
まずは職場のメンバーを出来るだけCCに入れることからはじめましょう。仕事の内容、やりとりをしている相手、そして進歩状況を共有することができます。自分が体調を崩してしまった時はもちろん、引き継ぎなどの作業がスムーズに行えるようになるのがCCを追加しておくメリットです。いくらスキルがあったとしても体は一つ。いつでも引き継ぎや振り分けを出来るよう、環境を整えておきましょう。
また電話に対しても同じです。自分が不在の時に連絡があった場合は、誰にどのような対応をお願いしておくかを相談しておきましょう。複数の仕事が重なっている場合には「可能な限り対応をお願いする」などと決めておくことで、気が散ることなく作業を進めることが出来るようになります。
共有サーバーに資料をアップする
資料を全て完璧に仕上げようとすると、なかなかの時間が必要にまります。
そこで、過去に作った資料を全て共有のサーバーにアップする癖をつけておきましょう。ファイルの取り扱い事項に関してはしっかりと明記して。似た資料を作る時のベースに活用したり、資料内に必要な情報を書き込んでおくことで、スムーズに作業を進めることが出来るようになります。（◯月◯日、◯◯さんに資料を渡し済み、◯日に改めて確認、など）
自分だけでなく、他の人も効率化ができるので仕事が捗るようになります。
案件ごとにファイルを分ける
自分で対応しきれない場合のために、他の人でもわかるよう案件の概要をまとめたファイルを用意しましょう。「どのファイルに何があるのかわからない」といった事態を引き起こさないよう、プリントアウトしてファイリングしておくと良いでしょう。
ファイルをそれぞれに分けて、デスクに置いておくだけでも「この人は今どれだけの仕事をこなしているのか」がわかりやすくなりますよ。
追われる立場でなく仕事を管理する立場に
事前の準備を整えておけば、ある程度の仕事を誰かに任せることができるようになります。“追われる立場”から、“管理する立場”になれるように、仕事を前倒しで進めること意識を向けてみましょう。
フォロー体制を整えておくことで、仕事のミスが軽減されるだけではなく、チームでこなすといった意識が出てくるはずです。簡単な仕事から、時間のある人に振り分けることです。仕事のプロセスや、担当者についての情報はメモをうまく活用して共有していきましょう。
余裕を持ったスケジュールを組む
「手いっぱいな状況がどれだけ続いているのか？」ということがわかれば、スケジュールの組み方がもっと上手くなります。まずは自分の時間の使い方も客観的にみてみましょう。
突発的に組んだTO DOリストをこなすのではなく、余裕のあるスケジュール組みを覚えることが必要です。
アポイントをとった人が遅刻してきたり、急遽資料を修正する必要があった時など、想定外の自体にも対応できるように余裕を持った時間管理と、そしてフォロー体制を整えておきましょう。
締め切りを確認して、前倒しにこなす
締め切りに追われてしまい、残業が続いているという方も多いはず。
締め切りを確認したら、優先順位をつけて、前倒しの作業を行なっていきましょう。やるべきことがたくさんありすぎて、何から手をつければいいのかわからない……とならないように、逆算して行動に移すことです。いくらタスクが多いからといって、仕事の締め切りを延ばすわけにはいきません。一つ一つのプロジェクトに優先順位をつけることです。
上司への確認はなるべく午前中に済ませて
資料の確認や進捗情報の共有など…上司のチェックが必要なものに関しては、午前中に済ませておくと良いでしょう。午後遅めの時間から修正や追加依頼が入ってしまうと、必然的に仕事が長引くことになってしまいます。
また、会議や外出が続いたり、上司が不在のタイミングだったりと、なかなか予定が合わない時は、仕事がストップしてしまうこともあるため、あらかじめ上司のスケジュールをチェックしておくこともあります。急ぎの場合は「いつまでに返答をお願いします」とまでしっかり伝えるようにしましょう！
タイムマネジメントを実践して、ノー残業を叶えよう！
「人に仕事を任せることがタイムマネジメントなのか？」と言われると、まるで自分は何もしていないのではないかと罪悪感を持ってしまうこともあります。ですが、仕事の道筋をたて、うまく割り振ることがリーダーに求められる裁量。自分だけが仕事に追われていて、周囲の人は時間が余っている…なんてことのないようにうまく仕事を分解していきましょう。
社内メンバーで作業内容を共有して、フォロー体制が整っていることで心にも余裕ができ細かいミスをなくすことができます。決まった人だけが残業している職場では、この『共有』部分がすっぽり抜け落ちてしまっている可能性大。人員配置は効率的に仕事をこなすために重要なものです。
チーム全体で仕事のバランスをとることが、残業時間を減らすポイントともいえるでしょう。
