仕事で「電話」は時間ロス!? 電話で話し合うことのデメリット3つ|MY WORK ヒント#56



毎回、電話で会話しないと仕事が進まない?

直接会って仕事を進めることができない場合、「電話」VS「メッセージ」と分かれると思いますが、皆さんはどちらが好きですか?

ちなみに、私は基本的に電話はまったくしませんし、かかってきても出ません。Skypeや電話で話す必要がある時には、事前に時間を決めて“打ち合わせ感覚”で電話を使うことはありますが、小さな仕事のやりとりで電話を使うことはまずないです。

なぜなら、電話は仕事を進めることに向かないと思うからです。大切な友人や恋人、家族の声を聴いて安心するから、なんでもない用事でも電話を使うのは共感できます。しかし、仕事で電話を使うと何かと不便なことも多く、時間ばかり取られてしまうことも……。

そこで、仕事で電話を使わない方が良い理由を、ご紹介します。

デメリット1. 内容を見返すことができない

最大のデメリットは、要件を見返すことに向いていないということです。仕事を始めたばかりの時、クライアントによって仕事の進め方がバラバラなことに悪戦苦闘したことを覚えています。

特に、社内で委託フローが決まっていない場合だったり、オンライン仕事に慣れていなかったりすると、電話で仕事の話をしようとするケースが多いです。しかし、突然の電話対応は、電話対応専門でない限り難しいです。歩いている途中、電車に乗っている途中、作業をしている途中かもしれませんよね。

まだ目の前にメモするアイテムが揃っていたら良いですが、突然の電話に出ている場合は、必ずしもそうではないので話を聞いて記憶する必要があります。一時期、スマホに電話を自動的に録音するアプリを入れていたことがあるのですが、結局、話を一から聞き直さないといけないので二度手間に……。

後から、「言った」「言わない」でもめることを避けるため、やはりテキストで送ってもらう方が落ち着いて見返すことができると思います。

デメリット2. 双方の時間を要する

そして、次は双方の時間を奪う時こと。自分の仕事が止まってしまうこともそうですが、相手の時間も同じです。同じ時間、同じ日にちが必要なのです。

例えば、どうしても声で送りたい場合は、ボイスメッセージや短い動画の方が良いと思います。相手は、メッセージ感覚で音声を聴くことができるので、その場で電話に出るのではなく、空いている隙間時間で確認することができます。

突然電話をかけてくるより、負担が減りますし、着信履歴だけが残っていたら「どんな要件だったんだろう…」と疑問が残りますが、ボイスメッセージや短い動画であれば折り返しの電話を掛け直す必要もありません。

デメリット3. 最終的にはテキストが必要

そしてそして、どれだけ電話で仕事の話をしたとしても、最終的にはテキストにする必要があります。まとまった話を企画書にしてデータ化したり、単価に関しても最終的には請求書という書類を作成したり。

そう、必ずテキストなしには仕事がまとまらないのです。大概、電話を必要とする場合は、「ニュアンスを伝えるのが難しい」「相手の反応を感じたい」という部分が大きいです。または、頭の中で整理できていない計画や気持ちを話しながら解決したい時。

確かに、「文字だけ」で仕事を進めるのは難しいです。しかし、テキスト化できないということは、頭の中が整理できていない状態でもあるので、それはちゃんと言葉で説明できるようになるまで温度を均一にすることが先決ではないでしょうか?お互いの時間を使いながら話を進めるのは、双方のデメリットだと思います。

以上、電話を仕事で使うデメリット3つでした。ぜひ、スムーズな打ち合わせを!