【仕事と生活を変える小さなライフハック】ビジネス書類は1から作らないがマストルール



ビジネス書類は1から作らない

ベースとなる雛型やテンプレートを見つけて

送り状や請求書、契約書やなどのビジネス書類は自分で1から作らないがマストルール。自分の力で1から書類を作ろうとすると、膨大な時間がかかってしまいます。

インターネットで検索して雛型やテンプレートを探せば、シンプルなものからデザインの凝ったものまで、選択肢がたくさん。また、テンプレートや雛型になっているものには、通常必要となる事項などがすでに記載されているので、抜けやミスも起こりづらくなります。

内容に合うように編集する

検索して出てきたものをそのまま使用するのはNG。仕事の内容によって、必要になる形式や項目もさまざまに違います。だからこそ、ベースとなる雛型やテンプレートは検索して選ぶ、そしてさらに必要な事項などを加えて、改良していきましょう。時間を短縮できるだけでなく、クオリティの高い書類を作成することができます。

挨拶状、お礼状、お詫び状などのレターに関しても同じです。たくさんのひな型を調べて組み合わせるなど、自分に合ったものをうまく活用することです。ビジネスマナーの勉強にも役立ちます。

一度作ったものは、テンプレートとして保存しておく

自分のオリジナルテンプレートを作ったら、必ず保存しておきましょう。使いやすく、見やすくするために改良はするべきですが、ベースがあるとないでは、仕事に費やす時間に大きく差がでます。形式的な書類だけでなく、企画書などの内容が変わるものでもそれは同じです。
デザインや文面などにあらかじめ自分らしさを加えておけば、使いまわしたという印象もつきづらくなります。

いかがでしたか?
仕事を丁寧にこだわりすぎるあまりに、多くの時間を費やしてはいませんか? 仕事における重要なスキルは、スピードと正確性です。わからないことに頭を悩ませるのではなく、便利なものはうまく活用して、日々溜まる小さなストレスを解消していきましょう。