文章で相手の人柄が予測できる！
毎日、働いていると、いろいろな人から自分のもとへとメールが届きます。何通も目を通しているうちに「この人は仕事ができるんだろうなぁ」と分かる瞬間も少なくありません。丁寧に返信するだけではなく、細部にまで気遣いが行き届いている。
たかが文章、されど文章。その人の感性や生き方も文章の中に空気として含まれるのでしょう。今回は、メールで分かる「仕事ができる人」の特徴をご紹介します。
「お世話になっております」にこだわらない
今年でフリーランス歴6年目。諸先輩方からしてみれば、まだまだキャリアは浅いですが、今まで様々な人とメールのやりとりを続けてまいりました。そんな私もメール術は日々、研究中なのですが、仕事ができる女性たちは、自分なりのメール術をもっていることに、ある日が気づきました。
たとえば、ある女性は「お世話になっております」にこだわりません。本来であれば「お世話になっております」「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」が正式なビジネスメールのテンプレートですが、相手との距離感が縮まっている場合は「おつかれさまです」「いつもありがとうございます」と、あえてカジュアルに崩されるのです。
長いお付き合いになってきているのに、いつまでもテンプレートのような文章を送り続けていると、かえって相手に失礼な場合もあるんですよね。仕事ができる女性たちは、毎回のメールに対して、適切なフレーズを考えています。
細かく、すばやく返信する
メールは24時間以内に返信する、というのがビジネスマナーの基本。しかし、いつも24時間以内に返信できるとは限りません。どうしても立て込んでしまい、今すぐに返信ができない、もしくは落ち着いたときに返信をしたいケースもあります。
仕事ができる女性たちは、ただ返信が早いだけではなく、細かく現状を報告してくださります。
たとえば「明日から出張が入るため〇日の〇時までに返信いたします」「こちらの案件につきましては社内で検討させていただきたいので、お時間をいただけますしょうか。〇月〇日の正午までに改めて返信いたします」など、ただ返信までに時間を頂戴するのではなく、日時を指定して、相手が不安がらないように配慮するのです。
また、とある女性は、とても細かく返信をしてくださります。「〇月〇日までに納品いたします」と納期見込みを提示するだけではなく、納品日当日も「本日の〇時頃に納品させていただきますので、また後ほどよろしくお願いいたします」と、具体的な時間まで提示してくださるのです。
自分だけではなく先方も仕事が進みやすいように配慮できるというのは、仕事ができる人だからこそのメール術です。
細部にまで相手を気遣う文章になっている
筆者自身の話になりますが、私には元々持病があり、体調管理を徹底していますが、体調を崩しやすい状況がずっと続いています。しかし有難いことに、体調面を気遣っていただきながら、どうにかお仕事を進められています。
仕事ができる女性たちは、いつも相手を気遣うフレーズを文中に入れます。たとえば今年の春は気温差が激しかったですよね。
そうすると、仕事ができる女性たちは、すぐに「体調は崩されていないですか？もし体調的に厳しくなった場合は早めにご連絡いただければ調整いたしますので」「先日、風邪を引いておりましたが、〇〇さんは大丈夫ですか？」と、相手を気遣う一言をメールの中に入れるのです。
すべてのメールに対して丁寧に応えるというのは、おそらく限界があるでしょう。しかし、あきらかにテンプレートを貼りつけたような文章ばかり送っていても、それは確実に相手にバレているものなんですよね。
想いは、文章にあらわれる
普段、仕事に対して真剣かどうか。相手を気遣おうと努力しているのかどうか。そういったすべての想いは文章に反映されます。
今よりも仕事で飛躍したいと思っているなら、まずはメール術を見直してみること。筆者もフリーランス歴10年目に向けて、引き続きメール術の研究を続けてまいります♩
