「細かいところに気がつく!」仕事でひと手間かけられる人がやっていること



業務以外に関する小さなことで、人に質問をしたりお願いごとをすることってよくありますよね。
「そこにあるファイルをとって欲しい」
「この資料がどこにあるか知らない?」
こんな相談やお願いごとはオフィスでは日常茶飯事。けれど、こういったちょっとしたお願いにこそ「この人はよく気がつく人だなぁ」と関心させられることがあります。“ちりつも”という言葉の通り、こうした社内でのやりとりにこそ、評価は集まるもの。今回は、優秀認定される人が日頃から行なっている、小さな努力に視点を当ててみたいと思います。

「細かいところに気がつくなぁ…!」と気づく瞬間

返答がしっかりとしている

「そういえばアレ、どうなってる? と雑な質問を急に振られた時も、瞬時に質問の意味を理解して返事ができる人は頭の回転が早くて優秀だなと思います(営業/27歳)」

例えばこの会話のように「この仕事はどうなってる?」と、進行状況を確認されたとき。
「順調です」と返す人と「○日には着地します」という返答ができる人では、安心感が違うように感じませんか? どちらも仕事は計画通りに進んでいることを表していますが、具体的なスケジュールを伝えることにより、仕事のスピードや正確性の解像度がわかります。このように、相手の質問の意図を読み、それに沿った的確な返答ができる人には信頼が集まります。

逆に、仕事が難航しているときにも「実はちょっと問題があって…」と話を切り出すのではなく「こういった理由があり、スケジュールが遅れています」とハッキリと問題点を伝えるようにしましょう。仕事内容やスケジュールをしっかりと理解できていることが前提の質問だからこそ、相手に伝わりやすい返答ができるようにしておくと、安心して仕事を任せられるようになります。

先回りの行動ができる

「会議で使う資料が一斉メールで共有されたときです。先輩は必要な部数だけを印刷し、会議が始まる前に資料を置きに行きました。誰が紙の資料を欲しがるのかを理解した上で、指示される前に動ける先輩はよく気がつく人だなぁと思い、私も見習いたいと思いました(広報・事務/24歳)」

「誰かがやってくれるだろう」と思うようなことも、先まわりして動いてくれる人がいる。こんな人のサポートを、私たちはときに実感します。こういった縁の下の力持ちとなる存在が居るからこそ、仕事はまわっていくものなのです。

人が心地よく仕事に取り組めるよう、先まわりした行動ができる。そんな人は、日頃から視野を広げて業務に取り組んでいます。なぜなら、それが本当に必要なものであるか、必要ないかが相手によって違ってくるから。人それぞれのスタイルを理解した上で、とるべき行動を判断しているのです。常に周囲の様子を観察し、相手が求めているものを察知することができる。そんな人はきっと周囲から頼もしい存在だと認識されているはずです。

相手が必要なものを瞬時に察知して対応することができる

「この資料をとって欲しいとお願いしただけなのに、確認したかったデータが載っているページをサッと開いた上で渡してくれた部下がいたとき。この人は私のことをよく理解してくれているな、と関心しました(アパレル会社勤務/38歳)」

頼みごとをされたときほど「この人はよく気がきくな」と認識してもらえるチャンスです。優秀認定される人は、頼んだことプラスαの行動ができる人でもあります。

実は“指示出し”というのはとても難しいもの。相手に自分の意図を理解してもらうというステップがあるため、指示を出す前に細かい説明をしなければなりません。それがゆえに、「自分でやった方が早い」と思いながら仕事をしている人は少なくありません。
けれど、少ない説明でも理解し仕事が任せられる人がいると、作業効率はグンと上がります。こういった存在は、優秀な人の右腕として重宝され、活躍できる人です。

感謝の気持ちを伝えることができる

「事務職という仕事は、本来の業務にプラスして雑用を頼まれることがよくあります。印刷やお茶出し、資料作成など、事務=なんでも屋さんというようにサポートに使われることが多いです。だからこそ、その人の人間性を感じることがよくあります。事務なんだからなんでもやって当たり前、という風に接してくる人もいれば、ありがとうとお願いしますをきちんと返して、時にはメモをつけてくれる人。こういった平等で思いやりのある人は、きっとクライアントに限らず、常に人に好まれ評価される人なんだろうと思います(25歳/事務)」

役職や年齢だけに限らず、役割にも上と下などとカーストをつけたがる人は存在します。けれど仕事内容が違うのであれば尚更、人に敬意を忘れてはいけないのは当然のこと。
「この人から頼まれた仕事だから頑張ろう」「面倒な仕事でも、○○さんだから断れないな」と思ってもらえるよう、ひとりひとりと関係値を作っておくことも大切です。仕事の大半は、コミュニケーション。サポートを含めて、効率よく仕事を進めていくためにはチーム形成が必要です。同じ仕事でも自分の仕事を優先して進めてもらえるくらいに、人の扱いも上手くなくてはならないのです。こまめな対応と感謝の気持ちは、決して忘れてはいけません。

評価されるのは、仕事にひと手間かけられる人

わかりやすい成果やプロジェクトの中には、こういった小さな仕事がいくつも積み重ねられています。これらは全て、誰かの才能であり、努力です。

スポットが当てられることの少ない仕事にこそ、気づいた時には感謝しなければなりません。そして、こういった「仕事にひと手間かけられる人」こそ、正しく評価されるべきなのです。このような仕事の取り組み方を見習い、人より一歩先に出た仕事ができるよう、日々精進していきましょう。みなさま、今日もお仕事お疲れ様です。