産休前!社内・社外へ送るご挨拶メールはどこまでが正解?関係性の判断基準とは?



1.育休前の挨拶メールは必須?

産休・育休に入るとき、忘れてはいけないのが周囲への感謝の気持ちです。妊娠中に配慮をしてもらった上司や同僚、日頃から業務でお世話になっている他部署の人、またお得意様や出入り業者さんなどの取引先などに、ご挨拶のメールを送りましょう。

何も知らせずに休暇に入ると、業務の連絡などで支障を来すことがあります。できれば休暇に入る1か月前に、遅くとも1週間前までにはメールで知らせましょう。きちんと挨拶をして後任者を紹介しておけば、産休・育休中でも仕事が滞ることはないはずです。また礼儀を欠かさないことで、産休明けの仕事もスムーズに進むことでしょう。

2.社内・社外へ送るご挨拶メールはどこまでが正解?

・社内どこまで?

メールを送る範囲ですが、社内であれば自分の仕事と関係のある人に送りましょう。同じ部署の場合は、産休・育休の1週間前くらいに朝礼などで周知が行われるのが一般的です。これによって周囲はいつから産休に入るのかを知ることになるので、特にメールは不要です。

とはいえ自分が休んでいる間の業務をサポートしてもらうわけですから、きちんと挨拶をしておくべきでしょう。最終出社日に、一人一人のデスクに回ってお菓子を配りながら、感謝の気持ちを伝えるのもいいでしょう。

妊娠中に特に配慮をしてもらった上司や先輩、同僚には、挨拶回りのときにお礼の気持ちをしたためたメッセージカードを添えるのもいいです。

他部署であっても、日頃から業務上のやりとりがある方にはメールで知らせておくと、突然の産休・育休で相手がとまどわずにすみます。

・社外どこまで?

社外へのメールは、業務で直接自分とかかわりがある方に送りましょう。営業職などで担当のお得意様がいる場合は、後任の紹介を兼ねてメールで挨拶をしましょう。このほかにも自分が窓口となっている仕入れ業者さんなど、取引先とのかかわりがある場合は、その方にも産休・育休中は担当が変わる旨をメールで知らせておくと業務が滞りません。

・関係性の判断基準

産休・育休の挨拶メールを誰に送るかの判断基準は、次の2点です。
1点目は、業務上で日頃からお世話になっている方です。2点目は、自分が休暇に入ることによって仕事に影響が及ぶ方です。

これまでメールや電話で業務連絡をとっていた人が、何の知らせもなく突然長期休暇に入ったら、誰と連絡をとればいいのか困ってしまいます。このようなことが起こらないように、事前に知らせるのは社会人としてのマナーです。

3.育休前の挨拶メール例文

社外の取引先などに対しては、次のようなメールがおすすめです。

件名:産休のご挨拶

平素はお世話になっております。
○○社○○部の○○○○(名前)です。

さて、私事で誠に恐縮ではございますが、出産を控え○月○日から休暇を頂くこととなりましたので、ご連絡申し上げます。

休暇中の業務につきましては、弊社の△△が担当いたします。

職場復帰は、○○年の秋頃の予定です。
復帰の際は気持ちも新たに業務には邁進いたしますので、改めてご指導・ご鞭撻をいただけますようお願い申し上げます。

社内へのメールの場合は、次のような文面がおすすめです。

件名:産休のご挨拶【●●部〇〇〇〇(名前)】

お疲れ様です。
●●部の〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日から出産休暇をいただくこととなりましたのでご連絡いたします。

産休後は引き続き育児休暇に入りますが、その間の業務は■■さんに引き継ぎをお願いしています。

不在中は皆様にご迷惑をお掛けすることになり申し訳ございません。
職場に復帰しましたら、今まで以上に皆様のお力になれるよう精一杯頑張りますので、どうぞよろしくお願いいたします。