残業なしで定時退社するために! 時間が無いなりのタイムマネジメントを

残業なしで定時退社するために! 時間が無いなりのタイムマネジメントを

毎日の残業に疲れを溜めている働き女子の皆さん、時間がないとつい仕事に追われておブス顔を定着化させていませんか? 「時間がない」「なんとかしなきゃ」とお仕事を頑張るのはとても素敵なことだけど、余裕の無さは表情や、ちょっとした仕草に出てしまいます。時間がないなりの、タイムマネジメントを実践していきましょう!


追われるばかりの仕事から解放!

毎日たくさんあるタスクにひたすら追われて、残業が終わらない! と嘆く日々…。本当はもっと余裕を持って仕事を丁寧にこなしていきたいけれど、あまりの余裕の無さについついミスも増えがちに。そんな仕事に追われているキャリア女子だからこそ、タイムマネジメントを実践していきましょう。

まずは自分の仕事を理解してもらうことから

仕事のタスクがどんどん増えてしまうのは、仕事が「出来る」と思われている証拠。自分が限界に達するまでの仕事量だと他者には理解されていない可能性があります。まずは自分の仕事を『見える化』することが大事なのです。まずは自分の仕事を理解してもらうために、こんなことを工夫していきましょう。

メールにはCCを入れる

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まずはどんな職場のメンバーを出来るだけCCに入れることから始めましょう。仕事の内容、やりとりをしている相手、そして進歩状況を共有することができます。自分が体調を崩してしまった時はもちろん、引き継ぎなどの作業がスムーズに行えるようになるのがCCを入れる理由です。いくらスキルがあったとしても体は一つ。いつでも引き継ぎや振り分けを出来るよう、環境を整えておきましょう。

また電話に対しても同じです。自分が不在の時に連絡があった場合は、誰にどのような対応をお願いしておくかをしっかりと相談しておきましょう。複数の仕事が重なっている場合には可能な限り対応をお願いする、などと決めておくことで、気が散ることもなく作業を進めることが出来るようになります。

共有サーバーに資料をアップする

資料を全て完璧に仕上げようとすると、なかなかの時間を要することがあります。必要になりそうなものは全て共有のサーバーにアップするくせをつけましょう。ファイルの取り扱い事項に関してはしっかりと明記して。似た資料を作る時のベースに活用したり、資料内に必要な情報を書き込んでおくことで、スムーズに作業を進めることが出来るようになります。(◯月◯日、◯◯さんに資料を渡し済み、◯日に改めて確認、など)

案件ごとにファイルを分ける

自分で対応しきれない場合のために、他の人でもわかるよう案件の概要をまとめたファイルを用意しましょう。どのファイルに何があるのかわからない、といった事態を引き起こさないよう、プリントアウトしてファイリングしておくと良いでしょう。

追われる立場になるのではなく、前のめりに

事前の準備だけ整えておけば、ある程度の仕事を仕事メンバーに任せることができるようになります。追われる立場から、前倒しすることに意識を向けてみてください。フォローの体制を整えておくことで、仕事のミスが軽減されるだけではなく、チームでこなすといった意識に変わります。仕事のプロセスや、担当者についての情報はメモを活用して共有していきましょう。

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余裕を持ったスケジュールを組む

自分では手がいっぱいな状況がどれだけ続いているのか、ということがわかれば、スケジュールの組み方がもっと上手くなります。突発的に組んだTo Doリストをこなすのではなく、余裕のあるスケジュール組みを覚えることが必要です。

アポイントをとった人が遅刻してきたり、急遽資料を修正する必要があった時など、想定外の自体にも対応できるように余裕を持った時間管理と、そしてフォロー体制を整えましょう。

締め切りを確認して、前倒しにこなす

締め切りに追われるが故に、残業が続いているという方も多いはず。締め切りを確認したら、優先順位をつけて、前倒しの作業を行なっていきましょう。やるべきことがたくさんありすぎて、何から手をつければいいのかわからない…とならないように、しっかりと締め切りを確認して行動の順番決めを。

上司への確認はなるべく午前中に済ませて

資料の確認など、上司のチェックが必要なものに関しては、午前中に済ませておくと良いでしょう。午後の遅い時間から修正や追加依頼が入ってしまうと、必然的に仕事は長引くことになります。また、自分が不在だったり上司が不在だったりと、なかなか予定が合わない時は、仕事がストップしてしまうこともあるため、あらかじめ上司のスケジュールも確認しておきましょう。

タイムマネジメントを実践して、ノー残業を叶えよう!

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人に仕事を任せることがタイムマネジメントなのか、と言われてしまいそうですが、細かいミスをなくすためにも、社内のメンバーで作業内容を共有することが大切なのです。決まった人だけが残業している職場では、この『共有』部分がすっぽり抜け落ちてしまっている可能性があります。

ミスや引き継ぎなどで、さらに確認する時間が必要になることもあります。仕事のバランスをチーム全体で上手く取ることが、残業時間を減らすポイントともいえるでしょう。

だらだら残業には卒業! 深夜残業には優先順位をつけてメリハリある生活を

https://cinq.style/articles/94

家に帰ってもやることがないから、ついつい仕事をしちゃう。 というだらだら残業をしてしまう人が増加中?! せっかくある自分の時間を無駄にしてしまうのはもったいないから、メリハリをつけた習慣を作りましょ。

この記事のライター

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

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キャリア 時間管理

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