「オフィス環境を整え、社員一人ひとりの働きやすさを実現」コクヨマーケティング株式会社 #オフィス改革

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働き方改革はどこから手をつけるべき？

最近よく聞く、「働き方改革」とは何か、具体的に知っていますか？

人材確保や長時間労働の是正、育児・介護への柔軟な対応など様々な要因から、いま企業が取り組まなければならない課題です。（「働き方改革関連法」も成立し、国も力を入れています）

少子高齢社会が進むと、働ける世代が少なくなるため、女性・シニア含め幅広く活躍できる制度や環境が今後は必要になるということですね。しかし、働き方改革といっても何から手をつけるべきなのでしょう？　幅広い年代にも働きやすいと思ってくれる環境作りって、なかなか難しそう……。

その答えを見つけるべく働き方改革を実践している企業が、「コクヨマーケティング株式会社」です。自らの経営課題をオフィスで解決するために、日々働き方改革を実践しています。

Cinq取材班は、実際にコクヨマーケティング株式会社のオフィスにお邪魔し、どのような環境で皆さんが業務を行っているのかを見せていただきました。

工夫された4つのオフィスゾーニング

コクヨマーケティング株式会社は、環境変化を踏まえた新たな価値の創出と提案を強化していくために、社員が率先して働き方改革に取り組み、部署内や外部との更なる連携強化を実現する、独自のワークスタイルを目指す拠点として、2018年2月「霞が関オフィス」をリニューアル。

若手の社員主体のプロジェクトチームを中心に導き出したオフィスコンセプト、「SESSION（セッション）」をテーマに、次世代のあるべき働き方を具現化するオフィスゾーニングで構成されています。

コラボレーションゾーン「Session（セッション）」

提案をつくり上げるためのディスカッションを、いつでもできるように設けたスペースです。執務エリアの真ん中の位置にあり、オフィスの“心臓部“として、経営方針や新たな提案、働き方改革の成果などの情報の発信・共有も行われています。

会議室というと、予約が必要というイメージがありますが、コラボレーションゾーンでは空いていたらいつでも使うことができ、打ち合わせを気軽に行えるのが特徴です。

執務エリア「Link（リンク）」/「Cooperate（コーオペレイト）」

企画／営業開発と営業が同じエリアで執務している「Link（リンク）」では、お互いの仕事への理解を深め、部門間の連携を促進しています。

また、営業や企画など、ノートパソコンで仕事をする部署は、固定席をもたない「フリーアドレス制」を導入しています。とはいえ、ただ単にフリーアドレスだと、仲が良い人たちで固まったり、いつも同じ席を選んでしまったりと結局は固定席になってしまいがち。コクヨマーケティング株式会社では、他部門とのコミュニケーションを活性化させるために、グループごとのエリアを定期的にシャッフルする「グループアドレス」を採用しています。

また、人事・総務・経理エリア「Cooperate（コーオペレイト）」でも、フリーアドレス制を導入。リニューアル前は、フロアが分かれていて他部署の人と話す機会が少なかったメンバーも、ワンフロアになって積極的に交流できるように。

多目的ゾーン「Switch（スイッチ）」

オシャレな雰囲気漂う「Switch（スイッチ）」には、カフェスペースがあり、飲み物やお菓子などの購入が可能です。

あえて執務エリアと雰囲気を変えることで気分が切り替えられ、リラックスして仕事がしたいときや、カジュアルに打ち合わせをしたいときなど多用途に使用可能です。

ちょっとした不便さも解決！オフィスカイゼン委員会

毎日オフィスで仕事をしていると、「長傘を置くスペースはあるけど、折り畳み傘を置くスペースがない」、「似たようなジャケットが多いから、他の人と取り間違いをしてしまう」などなど……。ちょっとした不満が必ず出てくるもの。

その不満を改善すべく、各部署の代表が集まり、解決策を考えるのが「オフィスカイゼン委員会」です。

解決案は、ボードにどんどん追加されていきます。
備品の欠品にすぐに気づくことができるためのシートがあったり、実際に折りたたみ傘を入れるためのボックスが準備されていたりと、小さな不満をなくすための仕組みづくりがしっかりと出来上がっていました。

子育てと仕事を両立するための働き方とは？

オフィス環境に力を入れているコクヨマーケティング株式会社ですが、実はオフィスだけが魅力というわけではありません。なんと、ほとんどの女性が、育児休業から職場復帰しているのです。これは、単にオフィス環境が整っていることだけが理由ではありません。

現在２歳半の男の子を育てながら、時短で勤務をしている、プロモーション企画部の宮沢さん（仮名）にお話を伺いました。

時短勤務での働き方の工夫とは？

現在は9時半～17時までの時短勤務で通っています。コアタイムのないフレックス勤務が出来るので、働きながら子育てがしやすい環境が整っていると思います。例えば、子どもを病院に連れて行ったあと、2時間遅れで出勤をすることになっていたとしても、通常は半休扱いになるところを、１ヵ月の総労働時間で調節することができます。子育てをしていると、スケジュール通りにいかないこともたくさんあるので、これはすごくありがたいですね。

たくさんの業務量を、時間内にこなすための工夫などはありますか？

私が普段行っている業務は、社内育成や研修に使うための企画・資料の作成、エンドユーザーや販売店向けの企画、研修などが中心です。打ち合わせや会議などが多く、スケジュール調節には工夫が必要になります。

時短勤務になってからは、To Doをすべてスケジュールに入力しています。急な作業やアポイントの追加がないように、自分の作業内容をわかりやすく共有しています。

育児休暇から、わずか１年で復帰されていますが、その理由は？

自分にとって、それが一番バランスが良いと感じたからです。育児休業中は、旦那さんは通常通り仕事に向かい、私は子どもと２人で過ごす毎日を続けてきましたが、子育ては“孤独”だと感じました。普段から仕事上、たくさんの人と会話をするのが当たり前になっていたので、誰かと会話のキャッチボールができないことにストレスを感じるように。

息子がイヤイヤ期に入ったときは尚更大変でした。だからこそ、職場に復帰してからの方がバランスが取れていると思います。職場では子育てを忘れて仕事に集中して、逆に自宅では仕事を忘れて子育てに集中できる。切り替えがうまくできることで、お互いにとって良い影響が生まれていると思います。

フリーアドレスのメリットは感じていますか？

場所を変えて仕事ができることで、気分の切り替えがうまくできることが作業効率化につながっていると思います。人と会う時に使う場所、誰にも話しかけられず作業に集中したいときに行く場所など、自分の仕事内容によって場所を使いわけることができるからです。

ただ、社内移動が多くなるので、書類や必要な道具などをコンパクトにまとめられる社内移動用のバッグが必需品です。個人ロッカーにも入る量が決まっているため、うまくまとめておく必要があります。

持ち物を最低限におさえるための便利アイテムを教えてください。

これが、書類をまとめるファイルボックスです。持ち歩きやすいよう、持ち手がついています。書類は「立てる」ことで机上面が広く使えることがメリットです。

コクヨ　ファイルボックスＫａＴａＳｕ（カタス）取っ手付き・スタンドタイプ　650円（編集部調べ）

ファイルの中も、チェック前、作業後、などそれぞれを色に分けてラベルを貼り、区別しています。出来るだけムダを削減する……とはいえ以前作った資料などが必要になることはあるので、プロジェクト別に管理しやすいよう、ファイルもメインとサブに分ける、といったように工夫をしています。

コクヨ　クリヤーホルダーファイルＫａＴａＳｕ（カタス）　450円（編集部調べ）

個人的に使っていてすごく便利だと感じるのは、このノートです。A4サイズの横型ノートです。パワポに起こす前にこのノートになんとなくのデザインをラフとして書けるので、資料作成が多い方にオススメです。ミシン目もついているので、ファイルに保存したいときにも便利だし、切り取って捨てたいときも、綺麗にノートを使うことができます。

社内でも使用している人が多くて、見分けがつかなくなってしまうことがあるので、私はノートの表紙にマスキングテープを貼っています。