遠隔でも問題なし!テレワークの進め方【ハレガケ 今西さんの場合】



外出自粛に伴い、急遽テレワークを導入した企業も多いですよね。ですが、慣れない作業環境でなかなか仕事がはかどらないという人もいるのではないでしょうか?

どうすれば在宅でうまく仕事をこなせるのか、同じようにテレワークを導入している会社の社員さんに「テレワーク導入のヒント」を教えてもらいました!

今回教えてくれるのは、株式会社ハレガケ 広報の今西 美樹さん。

緊急事態宣言中は全員がテレ―ワークでしたが、「イベント企画制作」という業務上、アイデアを考えるために必要な環境はそれぞれ異なるという観点から、基本的な勤務時間や報告に関するルールを設定した上でテレワークを定期的に行っていたのだそう。そんな今西さんのテレワーク術とは一体……?

テレワークによって、周りから個人の状況が見えづらくなってしまってくると自分の状況を発信することが大切になってきます。忙しくてバタバタしているときや、比較的余裕があるなというときも、それを周囲に伝えておくことで、余裕ある人がフォローしたり、忙しい人の仕事を巻き取ったりするキッカケに繋げる取り組みを今西さんは行っているのだそう。

「自分の状況を発信する場として活用しているのが、日報スレッドです。日報スレッドは社員・バイトの全員が見ることができ、全員毎日終業後に①全体にシェアしたいこと、②今日の成果、③今抱えているタスクの3点を報告します。この①全体でシェアしたいことに、直接“忙しい”など自分の状況を書くことが多いです。すると、社内の誰かしらから反応がありますし、よっぽどの場合はすぐにタスクの整理や分担などが話し合われます。

また、業務のやり取りはチャットが中心となりますが、その中で対面と違いチャットはちょっとした報告や確認、意見が手間に感じることもあります。しかし、そのような当たり前のコミュニケーションを省略してしまうことは、ただでさえ相手の顔が見えない環境下では相手との良い信頼関係を築く機会を失いかねません。それを防ぐためにも気になったことがあればすぐにチャット上で意見を述べたり、テキストでニュアンスに限界があると感じたときはすぐにビデオ通話を提案する、そして相手側もそれに協力する、という意識付けを呼びかけています」

完全リモートワークという働き方になると、オフィスにいれば自然とできていた関係構築がゼロになってしまいます。会話だけでなく、姿が見えるかどうかというのも影響はかなり大きいもの。そこで、「ちょっと雑談したい」「家での業務でも人目が欲しい」などのニーズに応えられるよう、全体共有のgoogleカレンダーに、誰でも自由に出入りできる「WEB会議用スペース」という予定を設置するなどの取り組みをしているのだそう。

ほかにも、入社早々リモートワークになってしまい社員との日常コミュニケーションの機会を失った新入社員のために、「〇〇さんを囲む会」というようなカジュアルな時間を週に2回30分ほどとって、新入社員との親睦を深める雑談をする機会を意識的に作っているようです。

また6月に入ってから、より”声をかける”ことをスムーズにする環境の試みとして、音声チャット機能があるDiscordを導入し始めたのだとか。全員が出社時にログインしておくことをルールに、オンラインオフィスの様に運用しているのだそうです。「社内全体で“社員同士の気軽なコミュニケーション“を確保する最善策を考え、様々な方法に柔軟にチャレンジしています。」

家での仕事で難しいのが、自主的な時間管理。だらけた気持ちになってしまう人もいれば、時間感覚を無視してやりすぎてしまう人もいます。そこで今西さんは、仕事始めと終わりに「自分で宣言して線を引く」ことを意識しているのだそう。

「仕事始めは毎朝10時までに“勤怠スレッド”への業務開始時間の報告をする。仕事終わりには“日報スレッド”に日報を流す、といったルーティンを社内全体で徹底しています。自分の生活リズムを整える効果もありますが、ほかのメンバーに自分が業務に当たっている時間を表明する行為にもなるため、メンバーが話しかけやすくなる、もしくは“退勤したようだから声をかけるのは明日にしよう“など相互の時間を尊重するという面でも役に立っています」

今西さんが活⽤しているアイテムは?

・チャットワーク
→業務で連絡をとるときに使用。

・Googleアプリ (スプレッドシート、カレンダー、Hangout meet)
→スケジュールの共有やオンライン会議ではGoogleのアプリを主に使用。会議の時には、「相槌を打つことや、話終えたらその旨を伝えるなどのリアクションをとるようにしています」とコメントも。

・Discord (音声チャット)
→音声だけのラフなオンライン会議のときやテキストのやり取りでは伝えにくいときに使用。

みんなが実践しているテレワークのヒントを随時更新!

Cinqでは、これからもみんなが実践する「テレワーク術」についてのインタビューを随時更新していく予定です。日々変化する環境を、うまく活かしてさらに輝けるよう頑張っていきましょう! ぜひ参考にしてみてくださいね。