引き継ぎの計画をしっかりと
退職が決まったとき、また長期休暇をとるときは、今まで取り組んでいた業務を社内のだれかに引き継ぐ必要があります。中には「もう自分は関係なくなるから……」と仕事をおろそかにする人も居ますが、それでは後任になる人に負担をかけるだけ。社会人であれば、しっかりと自分のしてきた仕事に責任持ち、また内容の共有を行うべきです。
職場から離れるタイミングがやってきたら、しっかりと時間をとって計画的な引継ぎを行いましょう。
担当している仕事、作業を全て明確にしておく
まずは自分の担当している仕事内容をすべてわかるように書き出してみましょう。そして、行うべき作業もすべてわかりやすくリスト化しておきます。これによって、それぞれどの作業を誰に振り分けるべきなのか、考えることができるようになります。余裕を持って書き出して、それを時々確認しながら、抜けがないかチェックすることも忘れずに。
仕事の種類を分類分けしておく
仕事の種類を大きく分類分けしておくことも大切です。事務処理のような書類がメインの仕事であったり、人と接しながら進める作業など。それぞれに仕事の内容は違っているので、その分類を分けておくと、優先事項も把握することができ、スムーズに仕事を行うことができます。
もちろん、それに合わせた書類の整理も忘れずに。それぞれの内容がわかるようにファイルにしっかりと目印をつけておきましょう。どの仕事には、どの書類や資料が必要になるのか、そしてそれがどこにあるのか。ひと目でわかるようにしておくことです。
引き継いでもらう相手に合わせたスケジュールやタスクを作成しておく
後任の人が決まったら、あらかじめスケジュールを確認しておきましょう。普段その人はどのような業務を行っているのか、どの時間を使って自分の引継ぎ作業を行ってもらうのがベストなのか。タスクを作成しておくのがベストです。自分の仕事を人に任せるということなので、よりその内容を分かりやすく伝えることが大切です。
引き継ぎの資料を作成し、実施してもらう
引継ぎに関しての資料を作成し、マニュアル化しておきましょう。ひとつずつ説明して理解してもらうことも大切ですが、いつでも確認ができる資料を残しておくことで、言った・言わないで揉める心配もなくなります。資料を確認すれば着手すべき仕事がすぐにわかるように。
引継ぎは「２週間前」から準備して
引継ぎはとても大変な作業になるので、あらかじめ十分な時間を確保しておきましょう。２週間あると、大体やるべき内容を共有することができるはずです。
また、取引先の方とのやり取りがある場合には、後任者を新しく紹介しておくことも大事です。なるべくメールで済ませるのではなく、直接顔を合わせられるようにスケジュールを組んでおきましょう。
引継ぎに十分な時間があったかなかったで、仕事への取り組み方は大きく変わります。自分が居なくても、滞りのなく仕事が進められるように後任へ「伝える」意識を持っておきましょう。自分のデスクを綺麗に掃除しておくことも、忘れずに。
