情報漏えいにご注意を! 個人情報や企業情報の扱い方と対策



情報漏えいは、大きな損害に

みなさんは、企業や個人の情報をきちんと扱えていますか? 開発中の商品や、進めているプロジェクト、取引先の情報や個人の情報など、仕事中に知った内部情報については秘密保持をしなければなりません。SNSにあげるのはもちろんNG!ですが、それ以外にも情報漏えいのリスクは身近なところに潜んでいます。
発表前の新製品情報や、会社の人事についての情報などは、株価を左右するほどの重要な情報です。個人情報も、悪用されてしまえば大変なことになってしまいます。
今回は、社会人になったら知っておきたい「情報の取り扱い」について紹介していきたいと思います。

常務用の末端やUSBは置き忘れに要注意!

業務用のノートPCや、タブレットを外に持ち出した時は、置き忘れや置き引きに注意しましょう。また、USBなどの電子機器は置き忘れや紛失の危険性が高いので要注意。なるべく社外に持ち出さないのがベストです。
たくさんの資料を残しておくのではなく、必要最低限の情報をUSBに映して持ち歩くようにしておきましょう。

書類はシュレッダーを活用して

数字や顧客名の入った書類は、必要がなくなったら必ずシュレッダーにかけることです。
書類がたくさんあるからと、まとめてゴミ箱に捨てるのは絶対に辞めましょう。時間がかかって面倒だと感じるかもしれませんが、情報漏えいのリスクを一気に高めてしまう危険行動です。

パスワードは見えるところに貼らない

パスワードを忘れないようにと、デスクトップのPCに付箋などで貼り付けていませんか? わかりやすいところにIDやパスワードを貼っておくと、誰でもログインできる状態になってしまいます。社外秘の情報が含まれたデータは必ず厳重に保管を。
Ever noteなどのメモツールをダウンロードしておくのがオススメです。

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重要機密書類や書類は持ち帰らない

仕事が終わらないからと、資料やデータなどを許可なく持ち帰るのはマナー違反です。資料を入れたバッグを盗難されたり、USBを紛失するなどの危険性があります。

また、外で作業している時などもトイレに行くからとそのまま放置するのはとても危険です。起動中のパソコンから離れる場合はパスワードロックのできるスクリーンセーバーを利用するようにしましょう。

メールの誤送信がないようにしっかりチェックを

デジタルデータは取り扱いが手軽な反面、漏えいのリスクも高まります。いくつもやりとりしているメールでも、送り先に間違いがないか必ずチェックする癖を。

社外では内部情報を話さない

仕事で知った情報はもちろん、仕事内容や取引先のことを外で話すのはNGです。いつ、どこに誰がいるかわかりません。思わぬところで、人から人へと広がってしまう可能性があります。

SNSからも、情報漏えいの可能性が!

今は主流になったSNSですが、使い方を誤ると、思わぬトラブルを引き起こす原因になることがあります。SNSを使う時には目的をしっかりと見極めて、個人情報を漏らさないように十分に気をつけましょう。

社内情報などを投稿しない

会社の新製品や新情報など、人が飛びつきそうな情報を投稿したくなる気持ちは理解ができますが、個人のSNSを使って発信するのはやめましょう。また仕事関係の人の名前や役職などの情報を記載するのもNGです。

写真の投稿にも注意

社内で撮影した写真に、大事な書類が写りこんでいたなどの危険性があります。出張先や、営業活動が予想されるような場所での撮影、一緒に写っている人にも注意を配って。いつ・だれと・どこにいたかを特定される材料になります。

誰かと一緒に撮った写真は、本人の了承を得ること

誰かと一緒に撮った写真を、無断でSNSにアップするのはやめましょう。
事前に了承を得るように心がけて。自分では「問題がない」と思っていても、他人からはそうではない可能性があります。小さな揉め事が起こるきっかけにもなりやすいので注意が必要です。

社会的信用にも関わってくる「情報の扱い方」

PCのハッキングや、ウイルス感染など、大切な情報を漏えいしてしまうリスクはどこにでもあります。だからこそ、自分でできる範囲はしっかりと気を配ることです。冒頭でもお伝えしましたが、情報は何よりの財産。損害賠償による金銭的損失が起こる可能性や、社会的信用を失う危険性もあります。

一度インターネット上に上がってしまった情報を消すことは簡単なことではありません。一瞬の油断が思わぬトラブルになってしまう可能性もあるので、しっかりと分別をつけて過ごしていきましょう!