指示や依頼の受け方にもコツがある！
上司から仕事を依頼された時や、取引先から仕事の相談を持ちかけられた時など、あなたはどのようにして話を聞き、理解を深め、実行に当たっていますか？ 実は、仕事の受け方にも好印象を掴むポイントというものがあります。今回は、信頼される人が身につけている指示の受け方について紹介していきます。
聞く姿勢を整え、返事をする
まずはコミュニケーションの基本、返事をきちんとすることです。今はオンラインでのやりとりが増えているので、お互いに「聞こえている」こと、「伝わっている」ことが相手にわかるように【聞く姿勢】を見せねばなりません。
直接のやりとりの場合は、仕事中に急に話しかけられたとしても一度体勢を起こし、体ごと相手の方を向くような形で返事を。
オンラインでのやりとりの場合は、状況に合わせて相槌を打つなど、状況に合わせて聞く姿勢が整っていることを表しましょう。
必ずメモを取る
大切な会議の時は議事録をとるのと同じように、依頼された内容についての詳細もきちんとメモを取っておきましょう。目的、スケジュール、コストや数量などの固有名詞が表れた場合は、漏れがないように入念に確認しておく必要があります。
ポイントを抑えて、情報をまとめていきましょう。
【メモのポイントによく使われる5W3H】
・When ：いつ、いつまでに
・What ：何を（目的）
・Why ：なぜ（理由）
・Where ：どこで
・Who ：誰が、誰に、
・How ：どのように
・How much ：いくらで（値段）
・How many ：いくつ（数量）
依頼者・指示の意図を確認する
また、依頼の目的や、依頼によって期待していることなど、相手の指示に対する意図を汲み取りながら、情報に角度をつけていきましょう。そうすることによって、目的が明確になったり、自分がすべきことが何なのかがよりわかりやすくなります。
例えば、「CMに有名人を起用したい」と言われた場合。
商品の特徴やターゲットなどを聞くことが第一にはなりますが、ただ「その年齢に当てはまりそうな人」だけでは、あまりにも的が広すぎます。「このような経歴やイメージを持っている人」、「10代の女性に人気で、SNS上や口コミでも話題になりそうな人」というように、具体的な情報を持つことで、よりモデル像がハッキリしますよね。このように、情報に角度をつけていくことが大切です。
「トレンドに詳しいから依頼をした」「正確なスケジュールを引いてくれるので依頼した」というような、依頼者の意図を理解しておくことで、仕事の進め方もわかるようになります。
復唱して共通認識を持つ
また、大事な内容は、復唱するようにしましょう。
スケジュール、コスト、数量などの固有名詞は聞き間違いがあると大変なことになってしまいます。その場ですぐに復唱しながらメモをとることでミスを減らしていきましょう。
また、口頭で話をしている場合、曖昧な表現やニュアンスによって、お互いの把握している内容がわかりづらくなってしまうことがあります。とくにデザインや制作物をつくるとき。「こんな感じでつくって欲しい」の「こんな感じ」のイメージがなかなか掴みづらいと思いませんか？ そんな時も、共通認識を持つという意味で大切だと思うポイントを復唱するようにしましょう。
例：余白を多めに、シンプルなイメージで など
不明点は必ず質問
依頼された内容についての疑問や不明点は必ず最後にまとめて質問するようにしましょう。
相手が話しているところを遮って質問をすると、本筋とずれた話題になってしまうため、どこまで話したのか逐一確認が必要に、結果的に依頼の全体図が見えずらくなってしまいます。
相手が説明をしている時はメモをしておき、話が終わってから順に質問していきましょう。
曖昧な状態で仕事を進めていると、思わぬところで抜け・漏れがあったり、トラブルを招く原因になってしまいます。少しでもわからないことがあったら、見切り発車で進めるのではなく、質問をして確認していきましょう。
いかがでしたか？
依頼や指示をいただいたら、仕事のスタート。そんな時は、相手が伝えたいことを聞く姿勢が大切です。相手が求めていることが具体的に掴めるようになれば、仕事をより正確に仕上げることができます。その結果、相手に信頼されるようになるのです。
正しい依頼の受け方・マナーを学んで、ビジネススキルを高めていってくださいね。
