コロナウイルスの影響によりWEB会議の需要が高まっています。
しかし直接会って会話をする感覚のまま、WEB会議に臨もうとすると「コミュニケーションがうまく取れない」と気づいた方もいるのではないでしょうか？
実は、通常の会議と比べて、WEB会議ではカメラ映りやリアクションなどの配慮が必要です。相手にきちんと伝わっているのかわからない、どんな感情を持って会議に挑んでいるのかがわかりづらいなどのデメリットもあるからです。
ただただ言葉のやりとりを行っただけの無駄な時間になってしまわないように、失敗しないWEB会議の進め方について学んでいきましょう。
音声・映像チェックは会議前に行う
自分が使ったことのないツールはもちろん、久しぶりに使う時は、操作に手間取ってしまうものです。会議が始まってから設定などを行うと、相手を待たせることになってしまうので、必ず事前に音声や映像がしっかり映っているかテストをしておきましょう。
また事前テストではうまくいっていたのに、会議中に突然ネットワークの不調や音声トラブルが起きてしまう場合もあります。ほとんどのツールはスマホでも利用できるので、トラブルが起きた場合すぐにスマホに切り替えられるようにアプリの準備をしておくと良いでしょう。
声のトーンは「普段より高め」に
普段の会話でも「声が低くて小さい」と、相手は聞き取りづらいですが、WEB上になると、ますます聞き取りにくくなってしまう難点も。
電話だとよく声のトーンが自然と高くなる女性もいると思いますが、それと同じようにWEB会議でも声のトーンはいつもより「少し高め」にするように意識しましょう。それによって、音声が聞き取りやすくなります。
また、ボソボソとした小さい声だと何を話しているのかがわかりづらいです。通常の会議であれば「少し聞き取りづらくて…」等の指摘をすることもできますが、WEB会議となると人の会話を遮ることはあまりありません。聞き取りづらい内容で相手にストレスを与えないよう、相手の立場に立った話し方を意識しましょう。
声のトーンを少し高めを意識すると自然と大きな声にもなるメリットもあるので、ぜひ試してみてくださいね。
ゆっくりと話すことを意識して
WEB会議では、身振り手振りといったジェスチャーがほぼ見えなくなる分、伝達力が低下してしまいます。普段より、丁寧に発音するようにゆっくり話してみましょう。普段の話し方でも、早口で話すのは内容が上滑りして相手には伝わりにくくなりがち。WEBではさらに伝わりづらくなってしまいます。
また、ゆっくり話すことで抑揚をつけやすくなるメリットも。坦々と話してしまうと、結局何を言いたいのかが分からずに終わってしまい、伝えたいことも伝えられないままになってしまいます。大事な内容を相手に理解してもらうため、3秒ほど間を開けるといった工夫も忘れずに。
聞こえていることがわかるようなリアクションを
逆に誰かが話している際は、いつもより多くリアクションをとるようにしておきましょう。「ウンウン」と、話を聞いているのがわかるように頷くのもオススメです。そうしないと、伝えたいことが相手に伝わっているのかがわからず、話し手のペースを崩してしまいます。
相手の感情を読み取りづらいWEB会議では、話すにも聞くにもこまめなコミュニケーションに気を配る必要があるのです。
また、自分が話していないときは、雑音が入らないようにマイクをオフにすると尚よいでしょう。大人数でのWEB会議の場合は、家族の生活音や外からの雑音などが邪魔になることもあります。マイクをオフにしていても、反応がわかるようなサインがあると便利です。
議事録は残しておこう
WEB会議の途中で、接続不良を起こし大事な部分を聞き逃してしまうこともあるかもしれません。認識の違いをなくすためにも、会議を終える前に、内容の振り返りをすることや今後のフローについて確認しておきましょう。
大人数の会議の場合、議事録係がいると安心です。
いかがでしたでしょうか？
WEB会議は通常の会議と違って、意識する点も多く慣れるまでは少し面倒に感じるかもしれません。バラエティ番組の芸人さんのようなエネルギッシュさをもって挑むことで有意義な会議になります。ぜひ今回ご紹介したコツを覚えておいてくださいね。
