仕事で「電話」は時間ロス!?  電話で話し合うことのデメリット3つ|MY WORK ヒント#56

仕事で「電話」は時間ロス!? 電話で話し合うことのデメリット3つ|MY WORK ヒント#56

ライター&コラムニストとして活動しているharakoです。この連載では、「女性の働き方」のヒントになるような内容をお送りしています。第56回目は、仕事で「電話」をするデメリットについて考えます。


毎回、電話で会話しないと仕事が進まない?

直接会って仕事を進めることができない場合、「電話」VS「メッセージ」と分かれると思いますが、皆さんはどちらが好きですか?

ちなみに、私は基本的に電話はまったくしませんし、かかってきても出ません。Skypeや電話で話す必要がある時には、事前に時間を決めて“打ち合わせ感覚”で電話を使うことはありますが、小さな仕事のやりとりで電話を使うことはまずないです。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

なぜなら、電話は仕事を進めることに向かないと思うからです。大切な友人や恋人、家族の声を聴いて安心するから、なんでもない用事でも電話を使うのは共感できます。しかし、仕事で電話を使うと何かと不便なことも多く、時間ばかり取られてしまうことも……。

そこで、仕事で電話を使わない方が良い理由を、ご紹介します。

デメリット1. 内容を見返すことができない

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

最大のデメリットは、要件を見返すことに向いていないということです。仕事を始めたばかりの時、クライアントによって仕事の進め方がバラバラなことに悪戦苦闘したことを覚えています。

特に、社内で委託フローが決まっていない場合だったり、オンライン仕事に慣れていなかったりすると、電話で仕事の話をしようとするケースが多いです。しかし、突然の電話対応は、電話対応専門でない限り難しいです。歩いている途中、電車に乗っている途中、作業をしている途中かもしれませんよね。

まだ目の前にメモするアイテムが揃っていたら良いですが、突然の電話に出ている場合は、必ずしもそうではないので話を聞いて記憶する必要があります。一時期、スマホに電話を自動的に録音するアプリを入れていたことがあるのですが、結局、話を一から聞き直さないといけないので二度手間に……。

後から、「言った」「言わない」でもめることを避けるため、やはりテキストで送ってもらう方が落ち着いて見返すことができると思います。

デメリット2. 双方の時間を要する

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

そして、次は双方の時間を奪う時こと。自分の仕事が止まってしまうこともそうですが、相手の時間も同じです。同じ時間、同じ日にちが必要なのです。

例えば、どうしても声で送りたい場合は、ボイスメッセージや短い動画の方が良いと思います。相手は、メッセージ感覚で音声を聴くことができるので、その場で電話に出るのではなく、空いている隙間時間で確認することができます。

突然電話をかけてくるより、負担が減りますし、着信履歴だけが残っていたら「どんな要件だったんだろう…」と疑問が残りますが、ボイスメッセージや短い動画であれば折り返しの電話を掛け直す必要もありません。

デメリット3. 最終的にはテキストが必要

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

そしてそして、どれだけ電話で仕事の話をしたとしても、最終的にはテキストにする必要があります。まとまった話を企画書にしてデータ化したり、単価に関しても最終的には請求書という書類を作成したり。

そう、必ずテキストなしには仕事がまとまらないのです。大概、電話を必要とする場合は、「ニュアンスを伝えるのが難しい」「相手の反応を感じたい」という部分が大きいです。または、頭の中で整理できていない計画や気持ちを話しながら解決したい時。

確かに、「文字だけ」で仕事を進めるのは難しいです。しかし、テキスト化できないということは、頭の中が整理できていない状態でもあるので、それはちゃんと言葉で説明できるようになるまで温度を均一にすることが先決ではないでしょうか?お互いの時間を使いながら話を進めるのは、双方のデメリットだと思います。

以上、電話を仕事で使うデメリット3つでした。ぜひ、スムーズな打ち合わせを!

 

この記事のライター

美容取得ののち、美容ライターとして執筆業をスタート。現在では、女性向けコラムを多ジャンルで連載中!

関連する投稿


退職にトラブルはつきもの?祝福されるキレイな辞め方とは

退職にトラブルはつきもの?祝福されるキレイな辞め方とは

できるなら、転職に背中を押してもらえる関係がいい。退職する会社ととトラブルがあく、上手な辞め方ってどうすればできる?


何もかも投げ捨てたい!仕事でつらいことがあった日の夜の乗り越え方

何もかも投げ捨てたい!仕事でつらいことがあった日の夜の乗り越え方

仕事でつらいことがあったけれど……。頼れる人がすぐ側にはいない。帰ってきても「おかえり」と言ってくれない人がいないと思うだけで涙がでてきませんか ?夜は必ず明け、やがて朝はきます。無理はせず、今晩くらいは少しスピードを落としませんか?


新社会人のあなたに贈るビジネスマナー[メールの送り方編]

新社会人のあなたに贈るビジネスマナー[メールの送り方編]

緊張と不安と期待でいっぱいの新社会人のアナタのために、ビジネスマナーの基本、メールのお勉強を。お仕事の場面では多く使うツールだからこそ、基本はしっかり押さえておきたい。


うまく自分の意見が言えない…スムーズに自分の意見を引き出す方法

うまく自分の意見が言えない…スムーズに自分の意見を引き出す方法

いざ、意見を求められたときにアナタの発言力が試される...!スマートな対応ができる大人になるための発言スキルを高める習慣法をご紹介


バリキャリ女子もこれで定時に帰れる!秘伝の定時ダッシュ術10選!

バリキャリ女子もこれで定時に帰れる!秘伝の定時ダッシュ術10選!

Twitterで「毎日定時後に遊びまくっている」25歳独身女子として有名な『定時ダッシュちゃん』直伝! 「必ず定時ダッシュできるようになれる方法10個」を紹介しますッッ! なぜあなたは定時で帰れないのか? きっとその答えが見つかるでしょう…。


最新の投稿


気分が落ち込む時こそ見るべき! テンションを上げてくれるガールズムービー

気分が落ち込む時こそ見るべき! テンションを上げてくれるガールズムービー

ガールズムービーは世界共通! 自宅にこもって気分が落ち込みがちな今だからこそ、ハッピーな気持ちにさせてくれる映画を振り返ってみて。


自粛ムードで彼と会えない!オンラインデートの楽しみ方

自粛ムードで彼と会えない!オンラインデートの楽しみ方

不要不急の外出は控えるようにと言われて大事なデートも自粛中。会いたいのに会えないこの状況だからこそ、楽しめるオンラインデートのススメをご紹介します。


【#もちこのパンイチ 36】春野菜を使ったパンイチでおうちカフェを楽しんで

【#もちこのパンイチ 36】春野菜を使ったパンイチでおうちカフェを楽しんで

1枚の食材に様々な具材を乗せて楽しむ #もちこのパンイチ 企画。今回は、旬の食材、春野菜を使ったレシピをご紹介します。おうちカフェができちゃう、おしゃれな食パンアレンジ。ぜひチェックしてみてくださいね♪


“美金”以外は何してる? 美容家 松下侑衣花の美肌づくりのルーティーン

“美金”以外は何してる? 美容家 松下侑衣花の美肌づくりのルーティーン

アラサーになり、肌がゆらいだり荒れたりしがちで肌悩みが一気に増えたここ数年。そんな中でもできる限り肌をキレイに保てるよう、毎日試行錯誤して辿り着いた美肌ルーティーンをご紹介します! 


退職にトラブルはつきもの?祝福されるキレイな辞め方とは

退職にトラブルはつきもの?祝福されるキレイな辞め方とは

できるなら、転職に背中を押してもらえる関係がいい。退職する会社ととトラブルがあく、上手な辞め方ってどうすればできる?


RANKING


>>総合人気ランキング