気が乗らない仕事はタスクをアレンジして。やる気を引き出すタスク管理術



日々こなしていく仕事には、時間がかかりそうなものや、なんだか難しい内容で気が乗らず、なかなか手をつけられないものが出てきます。タスクをみていると「これはもう少し先でもいいか」と後回しにしがち。でも結局はやらなくてはいけないので、締切に追い込まれて大変に…。夏休みの宿題と同じように早くやればいいとはわかっていても、ため込んでしまうことがあります。

上手くこなしていくには、タスクにモチベーションをアップさせることが大事。ただ、タスクを作るのではなく、少し工夫をしてみましょう。


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ゴールを明確にする

気が乗らないタスクほど、ゴールが曖昧なものが多いもの。最終ゴールを明確にし、どこまでやればタスクが終えることができるのか? をはっきりさせましょう。

ゴールが曖昧なままだと作業手順を組み立てることができないので、後々必要になることが出てきたり、二度手間になってしまうこともあります。はっきりとしたゴールを決めていれば、計画を修正するときも焦らずに取り組むことができます。

それもちょっとやる気がおきない……なんて場合も5分だけでいいので、とりかかってみましょう。5分だけでいいとあらかじめわかっていれば、いくらか気軽に始められます。しかし、5分というのはあっという間。やりかけの状態だと、キリが悪いのが気になるので、次も再開しやすくなります。

気が乗らないタスクの細分化

気が乗らない業務ほど、細かく分けていくことで視界がクリアになります。達成感も得られるので気が付いたら、ずっと集中して取り掛かっていた……なんてことも。

例えば、「企画案を考える」というタスクがあった場合、今どんなことが流行っているのか? といった情報収集をする必要があるので、「競合サイトをみる」や「SNSをチェックする」といったことをタスクに落としこむことで、難易度が下がり取り掛かりやすくなります。

小さい行動こそ肝心。大きな手間を省かず、小さなことこそタスク化しておくことで、大きな一歩を踏み込みます。苦手な作業も細かくしていけば、苦とは感じないのです。それを習慣化していくことで、細かいタスクに落とし込まなくても自然と取り掛かれるようになりますよ。

期限をきっちり決める

気が乗らないタスクというのは、期限が先にある傾向にあります。だからこそ後回しにしがちですが、次から次へと仕事が入っていくと、ずっとそのタスクは残ったまま。ようやく取り掛かるときには焦って行うので、相手の求めるレベルに差が生まれることもあります。

よく「優先順位を決めて作業しろ」と言われますが、その考えは一回辞めて、期限と質を意識するようにしましょう。タスクを決めた瞬間にスケジュールを立てて、すぐに着手するほうが、進みが早いものです。すぐに終わるものは後に回してもすぐに終わるのですから。

また、タスクを早く終わらせるコツとして、相手が求めているレベルがどれくらいなのか? を把握しておくことも大切です。時間があればいいですが、求めている質を大きく上回るようにすることに時間をかけて行っているのであれば、効率は悪くなる一方。願わくば少しだけ、例えば100点を求められているのであれば105点を目指していく、がベストではないでしょうか。

工夫をして気を楽にしていこう

どんなに楽しい仕事をやってたとしても、「嫌だな」と思う作業は生まれてくるもの。いずれはやらなければいけないものですから、少しでも「嫌だ」と思わない工夫が必要になっていきます。

タスク名をちょっと面白い名前を変えてみたり、終わったらちょっとしたご褒美があってもいいかも知れません。毎日を快適にすごせるよう、まずは日々のタスクから変えてみると「はたらくを楽しく」に近づいていきますよ。