たった5分で翌日の仕事がサクサクすすむ!タスク管理術

たった5分で翌日の仕事がサクサクすすむ!タスク管理術

調子が悪い日、気分が乗らない日にも仕事をサクサクこなしたい。たくさんある業務を効率よく進めるためには常にタスクをわかりやすく把握しておく必要があります。翌日の仕事がサクサク進む1日5分でできるタスク管理法、知ってますか?


タスク管理をしておくだけで、翌日の仕事がサクサク進む!

なんだか気分が乗らなかったり、体調が優れなかったり、人によって気分には波がやってきます。けれどそんなのにお構いなしに、仕事は日々大量に生まれて……。
毎日なにをどういった順番でこなしていけばいいのか。どうすれば効率よく仕事がはかどるのか。実際の業務に関しては指導してもらえても、たくさんの仕事を同時にこなす「作業効率化」ついて教えてもらえる機会はなかなかありませんよね。

今回は、効率よく仕事がはかどる「タスク管理術」をみなさんにお教えします。仕事がたくさん溜まっていて忙しいときこそ、この5分でできるタスク術をぜひ実践してみてください。

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タスク管理法① 1週間単位でスケジュールは把握しておく

まずは業務のあらいだしに1週間のスケジュールをチェックしていきましょう。スケジュール帳に書き込んでいる人、Googleカレンダーに共有している人、独自のカレンダーを使っている企業など、様々な方法でそれぞれにスケジュールを把握していると思います。

タスクを作成する前にスケジュールを確認しておくことで、どの作業をいつまでに終わらせていればいいのかがわかるようになります。

またスケジュールや目標などをあらかじめ把握しておくことで、タスクに漏れがなくなります。
「そういえばこれも頼まれていたのに、忘れてた…!」「アポイントを忘れていて作業に割く時間がない」なんてアクシデントが起こらないように注意しましょう☝

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重要タスクはスケジュールに書き込んでおいてもOK

スケジュールがある程度把握できたら、実際にタスクに起こしていきます。
重要タスクについては、スケジュールに記載しておくのも良いでしょう。「〇日までに資料を作成」などと期日がハッキリとわかっているものは、社内のメンバーに共有できておいた方が間違いないからです。

【エメットの法則】やりたくない仕事に出会ったときこそ、成長できる。

https://cinq.style/articles/546

やりたくない仕事、ついつい先延ばしにしていませんか? ついつい取り組む時間を先延ばしにしてしまって、しかもその完成度もイマイチ・・・。「やりたくない」の気持ちが先に出てしまうときほど、エメットの法則を頭に入れておいて♡

タスク管理法② 退社5分前には、翌日のタスク整理

さて、ここからが大切な「翌日の仕事を効率よく進めるためのタスク管理」についてです。
このタスクは仕事の重要性に関係なく、明日自分がやるべき作業についてです。

タスク管理についても様々なツールがありますが、私が個人的にオススメしたいのはもっともアナログな「付せん」です。

付せんがオススメな理由は
・手帳と合わせて使うことができる
・早い
・ひとつの場所にタスクをまとめることができる(PCに貼るなど)
・捨てるのが簡単
などがあります。

自分の作業、とくに小さなタスクに関しては、自分ひとりが把握できれば問題ないので、あえてデスク周りの見えやすいところに貼っておいたりします。とはいっても、スケジュール帳を持ち歩かない・自分で決めたWEBツール(スマホのメモ機能など)を使った方が把握が楽、という方もいるのでそれは好みで使うと良いでしょう。

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タスク管理に複数のツールを使ってしまうのはオススメしません。管理ツールはすべて1つにまとめておくことが大切です。

毎日、退社する前の5分間をつかって、このタスク管理を行います。作業が途中で止まっているものがあるのであればその経過を忘れないように。そして小さなタスクも順番にタスクとして出していきます。

タスク管理法③ 見込み時間も想定しておく

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翌日の仕事をタスク化していくと、「5分」という時間に余りができることがあります。特に大事な予定の前は、あらかじめ時間の余裕を持った上でスケジュールを確保していたりするので、タスクがとてもシンプルにまとまったりするのです。5分という時間が余った場合には、作業の見込み時間も想定しておくと良いでしょう。

社会人になると、仕事は頼まれるものだけではなく自分で生み出すことも必要になります。この余った時間で、他にどんな作業ができるのか? スケジュールを前倒しで進めることができるようになります。

5分のタスク管理で仕事がはかどるのは、頭の中がスッキリとまとまっているから

同時にたくさんの仕事が降りかかってくると、頭の中がゴチャゴチャして何から作業を進めればいいのかわからなくなってしまいます。だからこそ仕事を始める前につい無駄な時間がかかってしまったり、ついやる気がでなかったり……とモチベーションも低下してしまうのです。次に自分がおこなう作業がわかっていれば、順番に始めていきましょう。始める前は憂鬱だった作業も、実際に始めてみると終わりが見えてくるので、キリのいいところまで進めようという心理が自然と働くようになります。
たった5分、されど5分。ぜひこのタスク管理術を活用してみてくださいね。

気が乗らない仕事はタスクをアレンジして。やる気を引き出すタスク管理術

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日々こなしていく仕事には、どうしても気が乗らない業務がでてくるもの。後回しにしがちですが、結局は取り掛からなくてはいけないので、いつも締切ギリギリ……! 取り掛かりやすくするにはタスクをちょっと工夫してみて。

この記事のライター

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

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