たった5分で翌日の仕事がサクサクすすむ!タスク管理術

たった5分で翌日の仕事がサクサクすすむ!タスク管理術

調子が悪い日、気分が乗らない日にも仕事をサクサクこなしたい。たくさんある業務を効率よく進めるためには常にタスクをわかりやすく把握しておく必要があります。翌日の仕事がサクサク進む1日5分でできるタスク管理術、知ってますか?


タスク管理をしておくだけで、翌日の仕事がサクサク進む!

気分が乗らなかったり、体調が優れなかったり、人には“波”があります。けれどそんなのにお構いなしに、仕事は日々大量……。

毎日なにをどういった順番でこなしていけばいいのか? どうすれば効率よく仕事ができるのか、具体的な業務の内容に関しては指導してもらえても、たくさんの仕事を同時にこなす「作業効率化」ついて教えてもらえる機会はなかなかありません。

そこで今回は、仕事がはかどる「タスク管理術」をみなさんにお教えします。仕事がたくさん溜まっていて忙しいときこそ、タスクを管理することが大切なのです。

タスク管理法① 1週間単位でスケジュールは把握しておく

まずは業務内容の洗い出しに1週間のスケジュールをチェックしていきましょう。スケジュール帳に書き込んでいる人、Googleカレンダーに共有している人、独自のカレンダーを使っている企業など、さまざまな方法でスケジュールを把握していると思います。

タスクを作成する前にスケジュールを確認しておくことで、どの作業をいつまでに終わらせていればいいのか? の締め切りがわかるようになります。

またスケジュールや目標などをあらかじめ把握しておくことで、タスクに漏れが少なくなります。
「そういえばこれも頼まれていたのに、忘れてた…!」「アポイントを忘れていて作業に割く時間がない…!」なんてアクシデントが起こらないように注意しましょう☝

重要タスクはスケジュールに書き込んでおいてもOK

スケジュールがある程度把握できたら、実際にタスクに起こしていきます。
重要タスクについては、スケジュールに記載しておくのもオススメです。「〇日までに資料を作成」などと期日がハッキリとわかっているものは、社内のメンバーに共有できておいた方が間違いないからです。

タスク管理法② 就業5分前には、翌日のタスク整理

さて、ここからが大切な「翌日の仕事を効率よく進めるためのタスク管理」についてです。
ここで管理するのは仕事の重要性に関係なく、「明日自分がやるべき作業」です。

タスク管理についてもさまざまなツールがありますが、私が個人的にオススメしたいのはもっともアナログな「付せん」です。

付せんがオススメな理由は
・手帳と合わせて使うことができる
・早い
・ひとつの場所にタスクをまとめることができる(PCに貼るなど)
・捨てるのが簡単
などがあります。

小さなタスクに関しては、自分ひとりが把握できれば問題ないので、あえてデスク周りの見えやすいところに貼っておきましょう。とはいっても、スケジュール帳を持ち歩かない・自分で決めたWEBツール(スマホのメモ機能など)を使った方が把握がラク、という方もいるので、それはお好みで。

タスク管理に複数のツールを使うのはオススメしません。管理ツールは必ず1つにまとめておくことです。

毎日、就業前の5分間をつかって、このタスク管理を行います。作業が途中で止まっているものがあるのであればその経過を忘れないように。そして小さなタスクも順番にタスクとして出していきます。

タスク管理法③ 見込み時間も想定しておく

翌日の仕事をタスク化していくと、「5分」という時間に余りができることがあります。特に大事な予定の前は、あらかじめ時間の余裕を持った上でスケジュールを確保していたりするので、タスクがとてもシンプルにまとります。タスク管理の5分が余った場合には、作業の見込み時間も想定しておくと良いでしょう。

社会人になると、仕事は頼まれるものだけではなく自分で生み出すことも必要です。この余った時間で、他にどんな作業ができるのか? を考えると他の作業を前倒しで進めることができるようになります。

5分のタスク管理で仕事がはかどるのは、頭の中がスッキリとまとまっているから

同時にたくさんの仕事が降りかかってくると、頭の中がゴチャゴチャして何から作業を進めればいいのかがわからずパニックになってしまいます。

そしてその状態に陥ると、肝心の作業を開始するまでにやる気が出ず、結局時間がかかるハメに。翌日、自分がおこなう作業がはっきりとわかっていれば快適に仕事を進められます。
始める前は憂鬱だった作業も、実際に始めてみると終わりが見えてくるもの。キリのいいところまで進めようという心理が自然と働くようになります。
たった5分、されど5分。ぜひこのタスク管理術を活用してみてくださいね。

この記事のライター

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

関連する投稿


3日坊主にならない! 勉強を継続できるようにするための習慣

3日坊主にならない! 勉強を継続できるようにするための習慣

社会人となると仕事の合間に勉強をするのに苦労をします。最初は気合いを入れて勉強をはじめたものの、忙しくなると続ける余裕がなくなり途中放棄…。そこで今回は、勉強するときにやっておきたい習慣についてご紹介します。


タイマー・リマインド…何かと使える! 仕事の抜け・漏れを防ぐiPhone活用術

タイマー・リマインド…何かと使える! 仕事の抜け・漏れを防ぐiPhone活用術

皆さんは、タスク整理をしたい時や、締め切り時間が設けられている時、ちょっとメモしたいこと時などに何を活用していますか? 実はスマホには、仕事の抜け漏れを防いでくれる便利な機能がたくさん備わっています。ぜひチェックしてみてくださいね。


残業なしで仕事を終わらせる! 時間が無いなりのタイムマネジメントを

残業なしで仕事を終わらせる! 時間が無いなりのタイムマネジメントを

毎日の残業に疲れを溜めている働き女子の皆さん、お仕事を頑張るのはとても素敵なことだけど、余裕の無さは表情や、ちょっとした仕草に出てしまうだけでなく、ミスの原因になってしまうこともあります。時間がないなりの、タイムマネジメントを実践していきましょう!


実は法則がある!効果的なクレーム対応方法とは

実は法則がある!効果的なクレーム対応方法とは

人と関わる機会が多い人ほど、頻繁に遭遇しやすいクレーム。 避けて通ることはできないからこそ、せめてクレームが怖くない!と思えるくらい対処が上手くできれば嬉しいですよね。そこで今回は、クレーム対応が苦手な方のためのハウツーテクニックをご紹介いたします。


どうして彼女は人気者?人を惹きつける人が持っている魅力とは

どうして彼女は人気者?人を惹きつける人が持っている魅力とは

あの子の周りはいつも人で溢れている。彼女が人を魅了するワケとはいったいなんでしょうか?人気者に共通している特徴をご紹介!


最新の投稿


「なんで私って…」自分を責めてしまう人が辞めるべき、驚きの食習慣3つ

「なんで私って…」自分を責めてしまう人が辞めるべき、驚きの食習慣3つ

生きていると自分にほとほと嫌気がさしてしまう時ってありますよね。そんな自分の性格を責めてしまいそうになりますが、実は食習慣が影響して自分を責めてしまいやすくなることもあるのです。


私が感じた、「尊敬される人」に備わっている共通点

私が感じた、「尊敬される人」に備わっている共通点

恋愛や仕事はもちろん、友情においても、相手を尊敬し敬う気持ちがないと長くは付き合えないもの。今回は私が出会った人達の、尊敬できる共通点についてお話します。


年齢に囚われない生き方を推奨するベージュリップ|お守りコスメ

年齢に囚われない生き方を推奨するベージュリップ|お守りコスメ

年齢で制限をかけず自由に好きなことを楽しんでいる人ほど、見た目も若々しく見える。そんな、年齢にとらわれない生き方を選んだ人にこそ、手にとっておいて欲しいのが肌色に馴染むベージュのリップ。肌馴染みがよくナチュラルで上品、そして万能な一本を、お守りにしておいて。


家であるもので簡単!ストレスを発散させる方法って?

家であるもので簡単!ストレスを発散させる方法って?

現代人は多大なストレスにさらされて毎日を過ごしていますよね。それなのに今、これまでとは違ったストレスにを感じながら生きているはず。 そんな今こそ、自宅で簡単にできるストレス発散法を用いて、サッとストレスをサヨナラしちゃいましょう。


いくら貯めておけばいいの? 「近い将来」を考えて安心できる貯金額って

いくら貯めておけばいいの? 「近い将来」を考えて安心できる貯金額って

「貯金は必要」だと考えていても、実際いくら貯金をしておけば安心して過ごせるのか? がわからないと思っている方も多いのではないでしょうか。今回は、近い将来考えていることに対して必要になる金額を大まかにまとめてみました。


RANKING


>>総合人気ランキング