タスク管理をしておくだけで、翌日の仕事がサクサク進む！
気分が乗らなかったり、体調が優れなかったり、人には“波”があります。けれどそんなのにお構いなしに、仕事は日々大量……。
毎日なにをどういった順番でこなしていけばいいのか？ どうすれば効率よく仕事ができるのか、具体的な業務の内容に関しては指導してもらえても、たくさんの仕事を同時にこなす「作業効率化」ついて教えてもらえる機会はなかなかありません。
そこで今回は、仕事がはかどる「タスク管理術」をみなさんにお教えします。仕事がたくさん溜まっていて忙しいときこそ、タスクを管理することが大切なのです。
タスク管理法① 1週間単位でスケジュールは把握しておく
まずは業務内容の洗い出しに1週間のスケジュールをチェックしていきましょう。スケジュール帳に書き込んでいる人、Googleカレンダーに共有している人、独自のカレンダーを使っている企業など、さまざまな方法でスケジュールを把握していると思います。
タスクを作成する前にスケジュールを確認しておくことで、どの作業をいつまでに終わらせていればいいのか？ の締め切りがわかるようになります。
またスケジュールや目標などをあらかじめ把握しておくことで、タスクに漏れが少なくなります。
「そういえばこれも頼まれていたのに、忘れてた…！」「アポイントを忘れていて作業に割く時間がない…！」なんてアクシデントが起こらないように注意しましょう☝
重要タスクはスケジュールに書き込んでおいてもOK
スケジュールがある程度把握できたら、実際にタスクに起こしていきます。
重要タスクについては、スケジュールに記載しておくのもオススメです。「〇日までに資料を作成」などと期日がハッキリとわかっているものは、社内のメンバーに共有できておいた方が間違いないからです。
タスク管理法② 就業5分前には、翌日のタスク整理
さて、ここからが大切な「翌日の仕事を効率よく進めるためのタスク管理」についてです。
ここで管理するのは仕事の重要性に関係なく、「明日自分がやるべき作業」です。
タスク管理についてもさまざまなツールがありますが、私が個人的にオススメしたいのはもっともアナログな「付せん」です。
付せんがオススメな理由は
・手帳と合わせて使うことができる
・早い
・ひとつの場所にタスクをまとめることができる（PCに貼るなど）
・捨てるのが簡単
などがあります。
小さなタスクに関しては、自分ひとりが把握できれば問題ないので、あえてデスク周りの見えやすいところに貼っておきましょう。とはいっても、スケジュール帳を持ち歩かない・自分で決めたWEBツール（スマホのメモ機能など）を使った方が把握がラク、という方もいるので、それはお好みで。
タスク管理に複数のツールを使うのはオススメしません。管理ツールは必ず1つにまとめておくことです。
毎日、就業前の5分間をつかって、このタスク管理を行います。作業が途中で止まっているものがあるのであればその経過を忘れないように。そして小さなタスクも順番にタスクとして出していきます。
タスク管理法③ 見込み時間も想定しておく
翌日の仕事をタスク化していくと、「5分」という時間に余りができることがあります。特に大事な予定の前は、あらかじめ時間の余裕を持った上でスケジュールを確保していたりするので、タスクがとてもシンプルにまとります。タスク管理の5分が余った場合には、作業の見込み時間も想定しておくと良いでしょう。
社会人になると、仕事は頼まれるものだけではなく自分で生み出すことも必要です。この余った時間で、他にどんな作業ができるのか？ を考えると他の作業を前倒しで進めることができるようになります。
5分のタスク管理で仕事がはかどるのは、頭の中がスッキリとまとまっているから
同時にたくさんの仕事が降りかかってくると、頭の中がゴチャゴチャして何から作業を進めればいいのかがわからずパニックになってしまいます。
そしてその状態に陥ると、肝心の作業を開始するまでにやる気が出ず、結局時間がかかるハメに。翌日、自分がおこなう作業がはっきりとわかっていれば快適に仕事を進められます。
始める前は憂鬱だった作業も、実際に始めてみると終わりが見えてくるもの。キリのいいところまで進めようという心理が自然と働くようになります。
たった5分、されど5分。ぜひこのタスク管理術を活用してみてくださいね。
