ムダを省くと効率が上がる! 「伝わる」資料の作りかた

ムダを省くと効率が上がる! 「伝わる」資料の作りかた

ビジネスにおいて物事を伝える為に欠かせない資料作り。慣れていないと、どのようにすれば良いのかわからず手間を取ってしまいます。時間をかけるべきポイントと余分な部分を理解して、"伝わる資料"を作っていきましょう。


何を伝えたいか考える

資料を作る上で、最も重視する点は最終的に何を伝えたいのかということ。ゴールさえ決まれば後は作っていくだけ、という単純な作業でもある資料作りですが、時間をかける程にこのゴールから外れてしまう人が多いのです。

例えば新商品のPR資料と作りたいとします。ここで最終的なゴールは商品の購買率を上げる、ということですが、商品の特徴をつらつら述べるだけになってしまったり、目を引く資料であってもそれが具体的にどういった商品なのかの情報が不足している、という事が起こっている事はありませんか。
これでは、実際に商品を手にとってもらえるかは謎。なので、まずはしっかりとしたゴールを定めることが必要になるのです。

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ムダを省く

資料はシンプルで見やすくが基本。とくにプレゼン資料の場合は、1枚で1分程度の分量で伝わるようにすると良いでしょう。分量が多すぎることがわかると、読み手は読む気を無くしてしまい、集中力も欠けてしまいます。では一体、長すぎる資料には何がムダなのか? を考えていきましょう。

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構成部分のムダ

いきなりパワーポイントに向かって作りだしている人は、"どう作ろうか"といったところに着目しがち。1ページを作るのにかなり時間が掛かっている傾向があります。

なので、最初にメモやワードなどで、資料のテーマを明確にして構成を考えるようにしましょう。スライドに合わせてタイトルだけを入力していき、テーマと相違はないのか? 話の流れがおかしくないか? を確認をした上で内容を入れていきます。目次を作った上で、肉付けしていくようにすると人に伝わる資料が作れるように。

デザインのムダ

最初にデザインテンプレートを選んだり、アニメーションをたくさん使う、フォントにこだわる必要ありません。技巧を駆使をして、パワーポイントを使いこなすアピールは直接的な成果に繋がるわけではないのです。

デザインは統一感があるように予め自分でルールを決めてしまうと良いでしょう。余白はどのくらいか、何色を使っていくのかなどを細かく決めることです。色は3色に留めておくことと、まとまりが生まれます。

文章量のムダ

余白があると落ち着かないからといって、1ページに情報を詰め込みすぎていることはありませんか? 1ページに膨大な量を詰め込むことで、読み手が大切な情報を見落としてしまう可能性があります。資料は学校の作文とは違い、きっちり埋めることが必要なのではありません。

要点やキーワードのみに絞って、相手が早く理解できるようにすることを心がけてください。つい説明的になってしまい、文章が長くなりすぎてしまうのが、伝わらない資料を作る人の特徴。なので文章を簡潔にまとめる練習は日頃からやっておくと良いでしょう。

【仕事と生活を変える小さなライフハック!】検索力は仕事力。質の高い情報を素早く検索するテクニック

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質の良い情報を収集する"検索力"は仕事にとって欠かせないスキル。とはいえ、時間がかかりすぎてしまっては意味がありませんよね。今回は効率よく、情報収集するためのスキルをお教えします。

時間をかけるべき所を理解する

完成度の高さを意識しすぎると、時間がかかることが多いです。と言っても、"早く作らなきゃ"という焦りがあると、今度は概要部分のみが並んだ、伝わらない資料を作ってしまうこともあります。時間をかけるべき所とムダな所を理解して、まとまりのある資料作りをしましょう。

また、様々な資料をみることも勉強になります。「この人の資料はわかりやすい」と思ったものを見つけたら、どこに惹かれたのかを分析してみましょう。スキルアップの為には様々な資料に目を通すことも大事なのです。

慣れるまでは大変な資料作りですが、一度コツを掴んでしまえばそれをベースにしてしまうこともできるし、活用法はたくさん。余分なものは削ぎ落として、要点を掴んだ伝わりやすい資料を作っていきましょう。

ペーパーレスでスマートな仕事術。電子化できる持ち物でスマートに対応しよう|MY WORK ヒント#29

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ライター&コラムニストとして活動しているharakoです。この連載では、「女性の働き方」のヒントになるような内容をお送りしています。第29回目は、仕事で必要な物をなるべく電子化し、スマートに管理する方法についてです。

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Cinq(サンク)-よくばり女子のはたらきかた-

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