プレゼンの資料作りを頼まれた! 資料作りのコツとポイントは?

プレゼンの資料作りを頼まれた! 資料作りのコツとポイントは?

プレゼン用の資料を頼まれたとき……いきなりPCを開いて構想を練りながら資料作りに取り掛かっていませんか? 人に見せて説明するための資料は、デザインより文章の内容より、まずは「伝わる」ことが大切です。時間を無駄にすることのないよう、伝わる資料作りについて紹介します。


プレゼン資料を頼まれた! 伝わる資料作りのコツ

職場で急にプレゼン資料を頼まれたら……あなたはまず何から始めますか?
書きたいことがまとまっていないままに資料作りを開始するのはNG。構成を考えながらパソコンを開いても、書きたいことがまとまらず、人に伝わらない資料のままに終わってしまいます。資料作りは、人に提案する際に欠かせない大切なもの。そして、相手に「伝わる」ことが何より重要です。今回は、資料作り初心者さんが心得ておきたい、資料作りのポイントについてお伝えします。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

あらかじめ構想を練っておく

まず、資料を作る前に構想を練っていきましょう。
物語にも「起承転結」があるように、資料にもそういったストーリー性が必要です。
表紙のあとは
①問題提起(課題)
②解決策
③提供するメリット
④裏付け
⑤スケジュールや予算
⑥今度の流れ などを記載する必要があります。

構想はすぐに消せる手書きで

構想はまず、手書きでメモすることからはじめていきましょう。設計図を書くのと同じです。最初からパソコンに向かって打ち込むより、まずは消せる手書きから始めた方がやり直しも少なく済み、間違いがありません。ある程度内容や伝えたいことが固まってから、パワポに書き出すようにするのがポイントです。これならあまりパソコンが得意じゃない人も安心!

資料に必要になるデータを探し、グラフや表に起こす

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

課題や、裏付けなどに、必要になるデータを収集していきます。材料がないと料理ができないのと同じように、資料に関しても材料が必要になります。データを整理して、グラフや表に起こしておくことでより相手に伝わる内容になります。数字をわかりやすく、見える化しておくことが必要です。

資料のデザインはシンプルで問題なし

伝えたい内容が決まり、構想までできたら、次は実際に資料作りに入ります。資料を作る際に大切なのは、デザインです。使うカラーやフォントでイメージを伝え、文章の配置や挿入する図によって、見やすい資料か見づらい資料なのかが決まります。

図や写真を使って伝わるように

スライドを作る際には、図や画像を用いるようにしましょう。文字だけがズラリと並んでいるだけの資料で人に伝えるのは難しいでしょう。イメージ画像や図があることによって、人に伝わる資料が出来上がります。1スライドにできれば1枚、画像を用いて資料作りを心がけてみましょう。

一つのスライドに一つのメッセージ

基本的なルールとして、伝えたい内容は1スライドに1枚に収めます。
1枚のスライドに、伝えたいことがたくさん重なっていると、頭の中がごちゃごちゃして、読み手に理解してもらうことができません。スライドはなるべくシンプルに、余計な情報は削ぎ落とす必要があります。口頭で説明のできるプレゼンの場合は、なるべく文字数は少なくまとめることです。

文字は必ず整列 縦軸を意識すること

資料に文字を加える際は、書き出しの位置が揃うようにかならず整列させておきましょう。文字の配列がバラバラになった資料は美しくありません。人に伝わる資料を作りたいのであれば、配置をとにかく「揃える」こと。
見出しと本文テキストに強弱をつけていても、文字が同じ位置から始まっていれば問題ありません。また行間も統一させるようにご注意を。

使うカラーは3色までに抑える

また、ゴチャゴチャと余計なカラーを使わないのも資料作りの基本です。資料に使うカラーは原則3色まで、というように決めておくと綺麗にまとまります。色はイメージを決める大事な役割があります。資料を綺麗に見せるために使ったカラフルなカラーが、余分な情報を与えてしまい相手を混乱させないためにも、資料はシンプルにまとめておくことです。ベースカラー、メインカラー、アクセントカラーというように分けて使うと、より綺麗にまとまります。

あらかじめ説明したい内容をスピーチ原稿にしておくと資料化しやすい

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

プレゼンで資料はとても大事なものとなりますが、何より必要なのが、スピーチの原稿です。プレゼンに慣れていない人は、つい資料を読むだけで終わってしまいますが、なにより大切なのは言葉を用いた“説得力”。言葉なしにプレゼンは切り抜けられません。つまり、話す内容だけでもしっかりしていれば、資料はごくシンプルなもので問題ないのです。
構想を練り、資料化する前にでもざっくりとで問題ないのでスピーチ原稿を作っておきましょう。より相手に伝わるプレゼンが出来るはずです。

この記事のライター

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

関連するキーワード


キャリア 仕事術 資料

関連する投稿


「もう限界…。」働く女性が仕事を辞めたいと考える本音と理由は?

「もう限界…。」働く女性が仕事を辞めたいと考える本音と理由は?

転職を考える理由は人それぞれ。「キャリアアップのため」と言いたいところではあるけれど、本当は「今の仕事が辛いから」なんて頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。今回はそんな働く女性が仕事を辞めたいと思う“本音”について見ていきましょう。


はたらく女子の意外な盲点がわかる! お仕事服での失敗エピソード

はたらく女子の意外な盲点がわかる! お仕事服での失敗エピソード

社会人1年目、働く女子のお悩みといえばお仕事服の許される・許されない境界線。ばっちり決まったと思っていたコーディネートが実は失敗だったときは、とても恥ずかしいものです。アイテム選びで失敗しないためにはどうすれば良い? 今回は先輩OLさんのお仕事服での失敗談をまとめてみました。


能力が低い人ほど「過大評価」する?! 知らないと恥ずかしいクルーガー効果

能力が低い人ほど「過大評価」する?! 知らないと恥ずかしいクルーガー効果

“成果を出す”ことが仕事では求められますが、自分の能力を必要以上に過信してしまってはいませんか? 今回は、知らないと恥ずかしい「クルーガー効果」について詳しく紹介。もしかしたら自分のことを過大評価しすぎてしまっているかも⁈


“タイムリー”な相談は気持ちがブレる原因!? 事後報告で行動するメリット|MY WORK ヒント#99

“タイムリー”な相談は気持ちがブレる原因!? 事後報告で行動するメリット|MY WORK ヒント#99

ライター&コラムニストとして活動しているharakoです。この連載では、「女性の働き方」のヒントになるような内容をお送りしています。第99回目は、相談をその都度周りにするデメリットと、事後報告のメリットを考えます。


仕事にならない!仕事とプライベートを分けて考えられない人の対処法

仕事にならない!仕事とプライベートを分けて考えられない人の対処法

恋人との喧嘩や別れ、プライベートで落ち込むことがあるとき、割り切って仕事ができる人とできない人がいます。けれど、ビジネスにプライベートの問題を持ち込むと、周囲に迷惑をかけるだけだけでなく自分の信頼まで落とす結果に。仕事とプライベートをうまく割り切れるよう、対処法を覚えておきましょう。


最新の投稿


後輩が羨む憧れの存在。「オフィスの華」と呼ばれる女性の特徴

後輩が羨む憧れの存在。「オフィスの華」と呼ばれる女性の特徴

20代後半に差しかかると、仕事にも随分慣れが生まれて自分のポジションが確立してくる時期。後輩や同性からも憧れられるような「オフィスの華」になるのか、厄介なお局キャラになってしまうのか分かれ道となるタイミングでもあります。今回は、オフィスの華と呼ばれる女性の特徴をチェックしていきましょう。


悩みのタネは一体なに? 働く女性が陥りやすい「仕事での悩み」

悩みのタネは一体なに? 働く女性が陥りやすい「仕事での悩み」

気にしすぎ? ただの心配性? いえいえ、そんなことありません。毎日一生懸命頑張っている人には不安と悩みがつきものなんです。働く女性がつい陥りやすい、職場や仕事を通じてのお悩みについて考えましょう。


30歳になって後悔しないために!働く女子が20代のうちにやっておくべきこと

30歳になって後悔しないために!働く女子が20代のうちにやっておくべきこと

気付けばあっという間に30歳目前! 30歳は精神的な“自立”、つまり人生の基礎を確立する時。そのためには20代の過ごし方が重要だといえます。そこで今回は、将来後悔しないために20代の働く女子がやっておくべきことについてご紹介します。


増税まであと少し!消費税が10%になるまえに買っておくと良い物って?

増税まであと少し!消費税が10%になるまえに買っておくと良い物って?

2019年10月から消費税が8%から10%に上がります。今のうちに買いだめや大きなものの購入を済ませようとしている人も多いのではないでしょうか? 中には、消費税が10%にならないものもあります。どんなものが10%にならないのか、今のうちに買っておくべきものは一体なんなのか? しっかり知っておきましょう。


働く女性が無意識に陥りがちなバイアス(思考の偏り)って?

働く女性が無意識に陥りがちなバイアス(思考の偏り)って?

いつの間にかできてしまった思い込みや偏見、思考の偏りを「バイアス」と言いますが、実はこの“バイアス”こそが自分の成長や、行動の妨げになっているかもしれません。働く女性が気づかないうちに陥りがちな、バイアスについて今回は紹介していきたいと思います。


RANKING


>>総合人気ランキング