プレゼン資料を頼まれた！ 伝わる資料作りのコツ
職場で急にプレゼン資料を頼まれたら……あなたはまず何から始めますか？
書きたいことがまとまっていないままに資料作りを開始するのはNG。構成を考えながらパソコンを開いても、書きたいことがまとまらず、人に伝わらない資料のままに終わってしまいます。資料作りは、人に提案する際に欠かせない大切なもの。そして、相手に「伝わる」ことが何より重要です。今回は、資料作り初心者さんが心得ておきたい、資料作りのポイントについてお伝えします。
あらかじめ構想を練っておく
まず、資料を作る前に構想を練っていきましょう。
物語にも「起承転結」があるように、資料にもそういったストーリー性が必要です。
表紙のあとは
①問題提起（課題）
②解決策
③提供するメリット
④裏付け
⑤スケジュールや予算
⑥今度の流れ などを記載する必要があります。
構想はすぐに消せる手書きで
構想はまず、手書きでメモすることからはじめていきましょう。設計図を書くのと同じです。最初からパソコンに向かって打ち込むより、まずは消せる手書きから始めた方がやり直しも少なく済み、間違いがありません。ある程度内容や伝えたいことが固まってから、パワポに書き出すようにするのがポイントです。これならあまりパソコンが得意じゃない人も安心！
資料に必要になるデータを探し、グラフや表に起こす
課題や、裏付けなどに、必要になるデータを収集していきます。材料がないと料理ができないのと同じように、資料に関しても材料が必要になります。データを整理して、グラフや表に起こしておくことでより相手に伝わる内容になります。数字をわかりやすく、見える化しておくことが必要です。
資料のデザインはシンプルで問題なし
伝えたい内容が決まり、構想までできたら、次は実際に資料作りに入ります。資料を作る際に大切なのは、デザインです。使うカラーやフォントでイメージを伝え、文章の配置や挿入する図によって、見やすい資料か見づらい資料なのかが決まります。
図や写真を使って伝わるように
スライドを作る際には、図や画像を用いるようにしましょう。文字だけがズラリと並んでいるだけの資料で人に伝えるのは難しいでしょう。イメージ画像や図があることによって、人に伝わる資料が出来上がります。１スライドにできれば１枚、画像を用いて資料作りを心がけてみましょう。
一つのスライドに一つのメッセージ
基本的なルールとして、伝えたい内容は１スライドに１枚に収めます。
１枚のスライドに、伝えたいことがたくさん重なっていると、頭の中がごちゃごちゃして、読み手に理解してもらうことができません。スライドはなるべくシンプルに、余計な情報は削ぎ落とす必要があります。口頭で説明のできるプレゼンの場合は、なるべく文字数は少なくまとめることです。
文字は必ず整列 縦軸を意識すること
資料に文字を加える際は、書き出しの位置が揃うようにかならず整列させておきましょう。文字の配列がバラバラになった資料は美しくありません。人に伝わる資料を作りたいのであれば、配置をとにかく「揃える」こと。
見出しと本文テキストに強弱をつけていても、文字が同じ位置から始まっていれば問題ありません。また行間も統一させるようにご注意を。
使うカラーは3色までに抑える
また、ゴチャゴチャと余計なカラーを使わないのも資料作りの基本です。資料に使うカラーは原則3色まで、というように決めておくと綺麗にまとまります。色はイメージを決める大事な役割があります。資料を綺麗に見せるために使ったカラフルなカラーが、余分な情報を与えてしまい相手を混乱させないためにも、資料はシンプルにまとめておくことです。ベースカラー、メインカラー、アクセントカラーというように分けて使うと、より綺麗にまとまります。
あらかじめ説明したい内容をスピーチ原稿にしておくと資料化しやすい
プレゼンで資料はとても大事なものとなりますが、何より必要なのが、スピーチの原稿です。プレゼンに慣れていない人は、つい資料を読むだけで終わってしまいますが、なにより大切なのは言葉を用いた“説得力”。言葉なしにプレゼンは切り抜けられません。つまり、話す内容だけでもしっかりしていれば、資料はごくシンプルなもので問題ないのです。
構想を練り、資料化する前にでもざっくりとで問題ないのでスピーチ原稿を作っておきましょう。より相手に伝わるプレゼンが出来るはずです。
