プレゼンの資料作りを頼まれた! 資料作りのコツとポイントは?

プレゼンの資料作りを頼まれた! 資料作りのコツとポイントは?

プレゼン用の資料を頼まれたとき……いきなりPCを開いて構想を練りながら資料作りに取り掛かっていませんか? 人に見せて説明するための資料は、デザインより文章の内容より、まずは「伝わる」ことが大切です。時間を無駄にすることのないよう、伝わる資料作りについて紹介します。


プレゼン資料を頼まれた! 伝わる資料作りのコツ

職場で急にプレゼン資料を頼まれたら……あなたはまず何から始めますか?
書きたいことがまとまっていないままに資料作りを開始するのはNG。構成を考えながらパソコンを開いても、書きたいことがまとまらず、人に伝わらない資料のままに終わってしまいます。資料作りは、人に提案する際に欠かせない大切なもの。そして、相手に「伝わる」ことが何より重要です。今回は、資料作り初心者さんが心得ておきたい、資料作りのポイントについてお伝えします。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

あらかじめ構想を練っておく

まず、資料を作る前に構想を練っていきましょう。
物語にも「起承転結」があるように、資料にもそういったストーリー性が必要です。
表紙のあとは
①問題提起(課題)
②解決策
③提供するメリット
④裏付け
⑤スケジュールや予算
⑥今度の流れ などを記載する必要があります。

構想はすぐに消せる手書きで

構想はまず、手書きでメモすることからはじめていきましょう。設計図を書くのと同じです。最初からパソコンに向かって打ち込むより、まずは消せる手書きから始めた方がやり直しも少なく済み、間違いがありません。ある程度内容や伝えたいことが固まってから、パワポに書き出すようにするのがポイントです。これならあまりパソコンが得意じゃない人も安心!

資料に必要になるデータを探し、グラフや表に起こす

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

課題や、裏付けなどに、必要になるデータを収集していきます。材料がないと料理ができないのと同じように、資料に関しても材料が必要になります。データを整理して、グラフや表に起こしておくことでより相手に伝わる内容になります。数字をわかりやすく、見える化しておくことが必要です。

資料のデザインはシンプルで問題なし

伝えたい内容が決まり、構想までできたら、次は実際に資料作りに入ります。資料を作る際に大切なのは、デザインです。使うカラーやフォントでイメージを伝え、文章の配置や挿入する図によって、見やすい資料か見づらい資料なのかが決まります。

図や写真を使って伝わるように

スライドを作る際には、図や画像を用いるようにしましょう。文字だけがズラリと並んでいるだけの資料で人に伝えるのは難しいでしょう。イメージ画像や図があることによって、人に伝わる資料が出来上がります。1スライドにできれば1枚、画像を用いて資料作りを心がけてみましょう。

一つのスライドに一つのメッセージ

基本的なルールとして、伝えたい内容は1スライドに1枚に収めます。
1枚のスライドに、伝えたいことがたくさん重なっていると、頭の中がごちゃごちゃして、読み手に理解してもらうことができません。スライドはなるべくシンプルに、余計な情報は削ぎ落とす必要があります。口頭で説明のできるプレゼンの場合は、なるべく文字数は少なくまとめることです。

文字は必ず整列 縦軸を意識すること

資料に文字を加える際は、書き出しの位置が揃うようにかならず整列させておきましょう。文字の配列がバラバラになった資料は美しくありません。人に伝わる資料を作りたいのであれば、配置をとにかく「揃える」こと。
見出しと本文テキストに強弱をつけていても、文字が同じ位置から始まっていれば問題ありません。また行間も統一させるようにご注意を。

使うカラーは3色までに抑える

また、ゴチャゴチャと余計なカラーを使わないのも資料作りの基本です。資料に使うカラーは原則3色まで、というように決めておくと綺麗にまとまります。色はイメージを決める大事な役割があります。資料を綺麗に見せるために使ったカラフルなカラーが、余分な情報を与えてしまい相手を混乱させないためにも、資料はシンプルにまとめておくことです。ベースカラー、メインカラー、アクセントカラーというように分けて使うと、より綺麗にまとまります。

あらかじめ説明したい内容をスピーチ原稿にしておくと資料化しやすい

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

プレゼンで資料はとても大事なものとなりますが、何より必要なのが、スピーチの原稿です。プレゼンに慣れていない人は、つい資料を読むだけで終わってしまいますが、なにより大切なのは言葉を用いた“説得力”。言葉なしにプレゼンは切り抜けられません。つまり、話す内容だけでもしっかりしていれば、資料はごくシンプルなもので問題ないのです。
構想を練り、資料化する前にでもざっくりとで問題ないのでスピーチ原稿を作っておきましょう。より相手に伝わるプレゼンが出来るはずです。

この記事のライター

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

関連するキーワード


キャリア 仕事術 資料

関連する投稿


「こんなに頑張ったのに…」は正しい? 働く女性が会社で求められていること

「こんなに頑張ったのに…」は正しい? 働く女性が会社で求められていること

皆さんは仕事でどれだけの成果を出していますか? 「私はこんなに頑張っているのに…」と不満をこぼす女性は多いものですが、会社が求めているのは、果たして本当に「がんばり」なのでしょうか。今回は会社が求める人材について、改めて考えていきたいと思います。


仕事にならない!仕事とプライベートを分けて考えられない人の対処法

仕事にならない!仕事とプライベートを分けて考えられない人の対処法

恋人との喧嘩や別れ、プライベートで落ち込むことがあるとき、割り切って仕事ができる人とできない人がいます。けれど、ビジネスにプライベートの問題を持ち込むと、周囲に迷惑をかけるだけだけでなく自分の信頼まで落とす結果に。仕事とプライベートをうまく割り切れるよう、対処法を覚えておきましょう。


忙しくて何をやってるのかわからなくなる「アクティブ・ノンアクション」って?

忙しくて何をやってるのかわからなくなる「アクティブ・ノンアクション」って?

忙しくて充実しているはずなのに、突然「自分は何をやっているのだろう?」とふと冷めてしまった経験はありませんか? それはもしかしたら「アクティブ・ノンアクション」という状態かも知れません。今回は、一体それがどんな状況なのか、どうしたらこの状態から抜け出すことができるのか考えていきます。


「でも、だって」はNG!幸運を逃す口癖とは

「でも、だって」はNG!幸運を逃す口癖とは

普段何気なく口にしている言葉には力が宿るというけれど…。中でも幸運を逃しやすい口癖について、その理由とNG口癖をご紹介!


「副業」って何から始めるの? 空いた時間でうまくお金を生み出すコツ

「副業」って何から始めるの? 空いた時間でうまくお金を生み出すコツ

複数の名刺を持ち、収入の手段を増やすという「副業」の動きが盛んになっている今、どうやって始めればいいのか、何をすればいいのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか? 現在の副業事情や、空いた時間を使ってうまくお金を生み出すコツ、副業に関するアレコレを紹介します。


最新の投稿


最近の新入社員は結婚願望が強い!? 若手から得る恋愛のヒント

最近の新入社員は結婚願望が強い!? 若手から得る恋愛のヒント

若者の「恋愛離れ」がすすんでいると話題になることもありますが、実際にはそんなことありません。ここ最近の新卒者はどうやら「結婚願望が強い」というデータあるのです。では、実際に恋愛から離れつつあるのはどんな世代? 若手から得る恋愛のヒントをご紹介。


【読者の疑問を解決!】投資をはじめるタイミングはいつ?お金に関するQ&A

【読者の疑問を解決!】投資をはじめるタイミングはいつ?お金に関するQ&A

お金に関してわからないことが多く、不安になる働き女子。将来必要なお金を今から準備していくためには、ただ「ためる」だけではなく、少しずつでも「ふやす」ことが重要になってきます。とはいえイマイチその方法がわからず、頭を悩ませている方もいるでしょう。そこで、お金に関する疑問をお金のプロにぶつけてみました。


転職活動前に知っておきたい! 人材紹介会社の種類と基礎知識

転職活動前に知っておきたい! 人材紹介会社の種類と基礎知識

転職を考え始めたら、頭に浮かぶのは「人材紹介会社」です。とは言え、人材紹介会社もたくさんありすぎて、何を選べば良いのかがわからない…と頭を悩ませるもの。今回はキャリアアドバイザーが、人材紹介会社の種類と基礎知識について教えます。


将来の安定を考えるなら…。独身女性のマンション購入はアリ?

将来の安定を考えるなら…。独身女性のマンション購入はアリ?

先の見通しなんて分からない…だけど、将来を見据えて大事な買い物は今からしておくべき?20代独身女子に沸々と急増している、マンション購入事情についてご紹介!


目指すは健康的なボディ。働く女子におすすめのダイエット法って?

目指すは健康的なボディ。働く女子におすすめのダイエット法って?

冬は、寒いので外出が減り室内で過ごす時間が多く、ついつい間食をしてしまう機会が多くなる季節。さらには寒くて運動する気が起きず、寝正月で運動不足では?筋トレと食事を意識して健康的なダイエットを今から始めましょう!


RANKING


>>総合人気ランキング