フワッと流れがちな、ネガティブ連絡
仕事をする中で、良い連絡もそうではない連絡も経験すると思います。例えば、こんな内容を思い出してみましょう。
〈良い連絡〉
・ぜひ、採用したいです！
・新しい取引先が決まりました。
・無事に、交渉がまとまりました。
〈悪い連絡〉
・今回は、見送りで……。
・キャンセルしたいのですが。
・中止になりました。
など、良い連絡は明るく元気に素早く！なんなら電話までしちゃう！なんてこともありますが、悪い連絡の時は、相手の顔色を伺ってしまったり連絡が遅くなったりと、全く違う対応をしてはいませんか？
実際に仕事をしていると、フワッと流れて忘れた頃にお知らせがある。なんてことも多いものです。しかし、良い連絡より悪い連絡こそ相手の信頼度を高めるポイントになると思います。そこで、悪い連絡をする時の注意事項を3つまとめてみます。
1. あえて電話で謝罪を伝える
ひとつめは、メッセージで済んでしまうことをあえて「電話」にする方法です。双方の時間を使うので電話よりメッセージが主流ですが、どうしても肉声で伝えたい場合はオススメです。
過去に、予定がキャンセルになった時のこと。
「すみません、〇〇がどうしてもキャンセルになってしまって…。色々準備していただいたのでメッセージ1通送るだけでは、申し訳ないと思いお電話しました」と言われたことがありました。普段は、メッセージで素早くやり取りをしている方だったので、何度も着信履歴があることに不思議に思ったのですが、とても丁寧な対応だなと嬉しく感じた経験があります。
なぜなら、普通は逆だからです。謝罪やお断りの連絡の多くは、メッセージ1通でサラッと見送り。これが一般的だと思います。もしくは、連絡が返ってこないかもしれません。
謝罪やお断りの連絡こそ、ひと手間をかける。とても素敵な対応でした！
2. 改善点を考えたメッセージ
お次は、見送りやキャンセルの「改善点」や「理由」を添える方法です。「今回は、ご縁がなく…」とメッセージを送るのも良いですが、
「求める部分が〇〇だったので、今回は残念ながら〇〇を重視させていただきます」
「今回は、〇〇の把握ミスで〇〇になってしまったので、次回は〇〇を改善したいと思います」
など「なぜ今一歩だったのか？」が見える内容だと送られてきた相手はイヤな気分はしないと思います。
人は納得できると、次に進めるものですが、大人社会の多くは「改善点」や「理由」は自分で探す必要があります。あえて教えてくれる人は、少ないのかもしれません。
しかし、もしそこで「改善点」や「理由」を添えることができるならば、「もっと成長して再チャレンジしたい！」と意欲を引き出すきっかけに変わるかもしれないですよね。
3. 「〇日までに再考」と期日を入れる
そして最後は、期日の延期やキャンセルなどをうやむやにするのではなく、明確な期日を再考する方法です。「今、取り込んでいてまた改めて連絡します」より、「〇日までにもう一度考えて、改めて連絡します」のように期間を提示すると信頼度が高まると思います。
人は、待たされたり予定が崩れたりするとイヤな思いをします。予定通りにいかないこともありますが、間に合わないとわかった時点で新しい期日を決めるのがスマートだと思います。
——3つのポイントを意識して、ぜひネガティブ連絡も大切にしてみましょう。
