通常の会議よりも難しい? 失敗しないWEB会議の進め方

通常の会議よりも難しい? 失敗しないWEB会議の進め方

WEB会議が最近多くなってきたという方も多いのでは? WEB会議は通常の会議と違って、離れていて表情が読み取りづらい分、異なる配慮が必要です。今回は失敗しないWEB会議の進め方についてご紹介します。


コロナウイルスの影響によりWEB会議の需要が高まっています。
しかし直接会って会話をする感覚のまま、WEB会議に臨もうとすると「コミュニケーションがうまく取れない」と気づいた方もいるのではないでしょうか?

実は、通常の会議と比べて、WEB会議ではカメラ映りやリアクションなどの配慮が必要です。相手にきちんと伝わっているのかわからない、どんな感情を持って会議に挑んでいるのかがわかりづらいなどのデメリットもあるからです。
ただただ言葉のやりとりを行っただけの無駄な時間になってしまわないように、失敗しないWEB会議の進め方について学んでいきましょう。

音声・映像チェックは会議前に行う

自分が使ったことのないツールはもちろん、久しぶりに使う時は、操作に手間取ってしまうものです。会議が始まってから設定などを行うと、相手を待たせることになってしまうので、必ず事前に音声や映像がしっかり映っているかテストをしておきましょう。

また事前テストではうまくいっていたのに、会議中に突然ネットワークの不調や音声トラブルが起きてしまう場合もあります。ほとんどのツールはスマホでも利用できるので、トラブルが起きた場合すぐにスマホに切り替えられるようにアプリの準備をしておくと良いでしょう。

声のトーンは「普段より高め」に

普段の会話でも「声が低くて小さい」と、相手は聞き取りづらいですが、WEB上になると、ますます聞き取りにくくなってしまう難点も。

電話だとよく声のトーンが自然と高くなる女性もいると思いますが、それと同じようにWEB会議でも声のトーンはいつもより「少し高め」にするように意識しましょう。それによって、音声が聞き取りやすくなります。

また、ボソボソとした小さい声だと何を話しているのかがわかりづらいです。通常の会議であれば「少し聞き取りづらくて…」等の指摘をすることもできますが、WEB会議となると人の会話を遮ることはあまりありません。聞き取りづらい内容で相手にストレスを与えないよう、相手の立場に立った話し方を意識しましょう。
声のトーンを少し高めを意識すると自然と大きな声にもなるメリットもあるので、ぜひ試してみてくださいね。

ゆっくりと話すことを意識して

WEB会議では、身振り手振りといったジェスチャーがほぼ見えなくなる分、伝達力が低下してしまいます。普段より、丁寧に発音するようにゆっくり話してみましょう。普段の話し方でも、早口で話すのは内容が上滑りして相手には伝わりにくくなりがち。WEBではさらに伝わりづらくなってしまいます。

また、ゆっくり話すことで抑揚をつけやすくなるメリットも。坦々と話してしまうと、結局何を言いたいのかが分からずに終わってしまい、伝えたいことも伝えられないままになってしまいます。大事な内容を相手に理解してもらうため、3秒ほど間を開けるといった工夫も忘れずに。

聞こえていることがわかるようなリアクションを

逆に誰かが話している際は、いつもより多くリアクションをとるようにしておきましょう。「ウンウン」と、話を聞いているのがわかるように頷くのもオススメです。そうしないと、伝えたいことが相手に伝わっているのかがわからず、話し手のペースを崩してしまいます。
相手の感情を読み取りづらいWEB会議では、話すにも聞くにもこまめなコミュニケーションに気を配る必要があるのです。

また、自分が話していないときは、雑音が入らないようにマイクをオフにすると尚よいでしょう。大人数でのWEB会議の場合は、家族の生活音や外からの雑音などが邪魔になることもあります。マイクをオフにしていても、反応がわかるようなサインがあると便利です。

議事録は残しておこう

WEB会議の途中で、接続不良を起こし大事な部分を聞き逃してしまうこともあるかもしれません。認識の違いをなくすためにも、会議を終える前に、内容の振り返りをすることや今後のフローについて確認しておきましょう。
大人数の会議の場合、議事録係がいると安心です。


いかがでしたでしょうか?
WEB会議は通常の会議と違って、意識する点も多く慣れるまでは少し面倒に感じるかもしれません。バラエティ番組の芸人さんのようなエネルギッシュさをもって挑むことで有意義な会議になります。ぜひ今回ご紹介したコツを覚えておいてくださいね。

この記事のライター

ごく普通の会社員。
自分自身が「気になる」と思ったことについて情報を発信中。

関連する投稿


作業効率UP!周囲の人が自然と協力してくれるようになるキャンディ効果って

作業効率UP!周囲の人が自然と協力してくれるようになるキャンディ効果って

皆さんは周囲の人の仕事のモチベーションを上げる・周囲の人が自然と協力をしてくれるようになる「キャンディ効果」という心理学を知っていますか? 自分の手がいっぱいいっぱいで使えないときに、手伝ってくれる仲間がいると心強いですよね。今回は、人間関係の良好にも使えるテクニックをお伝えします。


「このままじゃやばい?!」コロナ太りを回避、テレワークでも太らないコツ

「このままじゃやばい?!」コロナ太りを回避、テレワークでも太らないコツ

テレワークに切り替えた会社も多く、仕事の日もお休みの日もおうちにいるという人が増えたコロナ禍。その影響で太ってしまった…! とショックを受けている女性も多いのでは? 今の状況が続くのなら、お家にいても太らないようにする心掛けが大切です。今回は専門家にコロナ太りを回避・テレワークでも太らないコツを教えてもらいます。


Withコロナで、在宅勤務になった私たちはこれまでの生活をどう変えた?

Withコロナで、在宅勤務になった私たちはこれまでの生活をどう変えた?

新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務を実施した企業も増えました。けれど、在宅勤務は想像以上に自己管理能力が問われる働い方だと実感している人も多いはずです。今回は、在宅勤務になってどう変わったか? をヒアリングしてきました。


対面よりオンラインの方が疲れる…!テレカン(ビデオ会議)疲れの原因って

対面よりオンラインの方が疲れる…!テレカン(ビデオ会議)疲れの原因って

オンラインでのコミュニケーションが進む今、「対面よりこっちの方が疲れる!」とテレカン疲れに陥っている方も多いのではないでしょうか? そこで今回は、テレカン疲れの原因について調べてみました。


オンラインにも使える! 初対面でも心を掴む「雑談力」を伸ばすコツ

オンラインにも使える! 初対面でも心を掴む「雑談力」を伸ばすコツ

初対面の人との会話で「なにを話せばいいかわからない…」と悩むことってありますよね。そこで大切なのが雑談力。今は、オンライン上でのコミュニケーションも多く、人間関係の見直しが行われたり、新しい出会いが少なくなっているタイミング。今だからこそぜひ、雑談力の磨き方を学んでみては?


最新の投稿


メンタルケアにもおすすめ! ゆらいだ心を「整える」夜のひとり会議メニュー

メンタルケアにもおすすめ! ゆらいだ心を「整える」夜のひとり会議メニュー

明日が今日よりももっと素敵な一日になりますように。夜にひとり会議を行うことで、心の調子を整え直せるはずなんです。心の疲れはその日のうちに♩


作業効率UP!周囲の人が自然と協力してくれるようになるキャンディ効果って

作業効率UP!周囲の人が自然と協力してくれるようになるキャンディ効果って

皆さんは周囲の人の仕事のモチベーションを上げる・周囲の人が自然と協力をしてくれるようになる「キャンディ効果」という心理学を知っていますか? 自分の手がいっぱいいっぱいで使えないときに、手伝ってくれる仲間がいると心強いですよね。今回は、人間関係の良好にも使えるテクニックをお伝えします。


運が強い人の共通点。運気を上げるのは潤いで満たされたつややかな肌|お守りコスメ

運が強い人の共通点。運気を上げるのは潤いで満たされたつややかな肌|お守りコスメ

「運」の強さは、その人の生き方や発言からわかるもの。運が強いと思っている人にはいくつかの共通点があるのです。そして、それは見た目にも。肌ラボ 極潤プレミアムを惜しみなく使って、輝き(つややかさ)と透明感のあるみずみずしさを手に入れて。


【中医学】秋はナーバスになりがち…落ち込みがちなメンタルと付き合う方法

【中医学】秋はナーバスになりがち…落ち込みがちなメンタルと付き合う方法

「何かあったわけじゃないけれどなんとなく元気が出ないなぁ……」夏から秋に切り替わるタイミングもあって気分が落ち込んでいませんか? 今回は季節の変わり目で落ち込んでしまうメンタルとうまく付き合う方法について薬膳のプロがご紹介します。


運気アップには香りが正解?!おやすみ前に使いたい香りアイテム4つ

運気アップには香りが正解?!おやすみ前に使いたい香りアイテム4つ

まだまだ不安な状態が続く世の中。そんな時、少しでも運気をアップさせたいと思いますよね。でも運気をアップさせるためには、少しポイントがあります。そこで今回は香りを味方につけて、運気をアップさせるアイテムをご紹介します。


RANKING


>>総合人気ランキング