「仕事を覚える」ってどうすればいい? 新入社員も始めやすい身につけ方

「仕事を覚える」ってどうすればいい? 新入社員も始めやすい身につけ方

新しい仕事を始めると、「そろそろ仕事に慣れた?」「仕事は覚えてきた?」と確認されることがあります。そもそも仕事を覚えるってどういうことからスタートすれば良いのでしょうか。今回は、仕事を身につける方法の基礎をお伝えします。


「仕事を覚える」ってなにから始めれば良いの?

新しい仕事を始めたとき、なにからどう「仕事を覚えればいいのか」悩んだことってありませんか?
会社によってルールはさまざまに違います。一度にたくさんの業務について聞きすぎて頭の中がこんがらがってしまったり、仕事の物覚えが悪く落ち込むこともあるかもしれません。

新しい仕事をはじめた時は、どう仕事を覚えていくのが正解なのでしょうか? 今回は新入社員にも使える、仕事を覚えるための方法について考えていきたいと思います。

自分の役割を理解する

まずは会社の全体像を理解しておきましょう。どんな会社で、なにを提供し、どういったところが顧客になっているのか、お金の流れを把握しておくとわかりやすいです。

自分が就いた職業がその会社の中でどんなポジションなのか、仕事の目的と役割を明確にしておくと仕事に対しての理解ができるようになります。余裕がある人は、自分が担当した業務に関連するものについても知っておくと良いでしょう。どういった人たちに引き継がれて仕事が完了するのか、ということです。

会社の全体像と、自分の業務の流れをまずは大まかに理解することからスタートしましょう。

1日の流れを理解する

仕事内容がざっくりと把握ができたら、次は実際に自分が業務の流れを理解していきましょう。
たとえば①始業、②メールの確認、③当日のスケジュールと作業内容を把握する、④書類作成を行う、⑤社内共有、客先連絡など、というように、1日の流れを理解しておくと業務にスムーズに入ることができるようになります。

1日の時間の流れが理解できればさらにそれに細かく項目を書き足していきましょう。

①始業
報告(なにをまとめておけば良いのか)

②メールの確認
用意するものは一体何か(PC、タブレット、アドレスやパスワードの確認)

③当日のスケジュールと作業内容を確認
なにを見ればわかるのか(手帳やサイト上にあるスケジュール表、タスクの整理など)

④書類作成
書類にまとめておくべき内容の整理(必要な情報はなにか・どう書類を作れば伝わりやすいのか)

⑤社内連絡・客先連絡
内容の整理(なにをどの順にまとめて連絡をするのか)

これは例ですが、このように必要になるものを全て書き出していきます。細かい会社のルールなども含め、教えられたことにはしっかりとメモをとるようにしておきましょう。このように、仕事の大枠とやることを詰めていくと、業務手順がある程度わかるようになります。
これらが覚えられてから、自分なりのアレンジを加えて時間配分や仕事の手順を調整していきましょう。

会社によっては、入社した際すでにマニュアルとして内容がまとめられていることもあります。その場合はまず、しっかりと業務内容を理解し読みこみ、実践していきます。マニュアルに変更点があったり、自分なりに必要だと感じた情報があれば、そのマニュアルをアップデートさせていきましょう。

要点を押さえたメモ取りを

重要なポイントも、要点を押さえてメモしていきましょう。言われたことを全て文字に起こすのではなく、自分で一度飲み込み、大切な情報だけをメモしてまとめていきます。なにかを指摘された時も同じです。自分がミスしやすい内容や、勘違いをしやすい情報は、覚えやすいキーワードと共にメモしていきましょう。

情報をきちんとまとめて、振り返りが行えるメモの取り方を意識してみてくださいね。

自分から質問するクセを身につければ指示待ちにならない

わからないことがあったときは、必ず自分から先輩や上司に質問するようにしましょう。仕事の流れを理解しても、実際に細かい作業に入ると新しく疑問点が浮かぶこともあります。指示された業務内容が理解できていなかった……なんてこともあるかもしれません。大切なのはわからないことをわからないままにしておかないことです。

わからないことが、わかったことがすでに成長の証。先輩に「質問いいですか?」と一声かけて質問するようにしましょう。

いつでも復習できるメモが大切に

ビジネスシーンでは、普段の業務と違うイレギュラーが発生することもしばしば。それにうまく対応するためには、基礎が理解できているかどうかが大切です。また、いつでも復習できるように要点を押さえたメモがあれば、他のことにも活用でき仕事の幅が広がります。

あとは、周囲の動きをよく観察し、仕事ができる人の良い点を真似すること、そして、自分に関連する仕事を知って先回りをした行動をすることができれば一人前です。仕事は知識と、経験があってこそのもの。

経験がまだない方は、まず知識をためていきましょう!

この記事のライター

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

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