書類整理に時間がかかる…ペーパーレスを導入して
デスクの上にたくさんの資料や書類が重なっていて見ているだけでゲンナリ…なんてことになっていませんか？ 印刷した資料たちは、保管して管理しておくものと破棄するべきものの2つに分かれます。書類管理は仕事ではマストですが、より効率をあげるべくペーパーレスを意識してみてはいかがでしょうか。
テレワークが進み、オフィスに足を運ぶことが少なくなっている今こそ、書類管理や書類を使ったやりとりを見直してみて。今回はペーパレースを意識するメリットと、初心者でも始めやすいペーパーレス化の方法についてご紹介します。
ペーパーレスを意識するメリットって？
紙を印刷して保管する…ただこれだけのことといえばこれだけのことかもしれませんが、書類管理がなくなるだけで、仕事がより効率的に、そしてコストも抑えられるというメリットがあります。
書類廃棄に必要な時間がなくなる
書類廃棄が面倒だからと、デスクや棚の上に大量の書類を貯めている人もいらっしゃるでしょう。膨大な資料を破棄するとなると、少しづつ分けてシュレッダーにかける時間もかなりなものになります。ついつい後回ししたくなってしまいますよね。
けれどペーパーレス化することで、書類廃棄に必要な時間がかなり短縮できるように。その分仕事をする時間が増え、デスク上も綺麗にまとまるので作業をスムーズに進めることができるようになります。
印刷する手間を省ける
また、作った資料を会議や打ち合わせで展開する時、大量の資料が必要になることがあります。広告代理店などをはじめとする、大掛かりなプロジェクトに関する資料では100枚を20人分用意するということもザラにあるのだとか……。
大量に印刷した紙を整理して、ホッチキスで束ねて準備する……。これにはコストも時間もかかります。ペーパーレス化をすることで、このような無駄を省くことができるようになります。
コストを削減できる
また、大量の印刷物があるときにフル稼働するのがプリンターです。このプリンターのトナー代や、印刷用紙のコスト、シュレッダーの電気代など……小さいものでも意識すれば節約できるポイントはたくさんあります。備品に関するコストを、チリツモではありますが確実に下げることができます。
書類の管理が楽になる
書類を紙で管理しないとなると、必要になるものが“データ”です。日付やプロジェクト名などをデータ名につけておき、クラウド上で管理しておけば確認したい書類があった時もすぐに見つけることができるように。
大事な書類の中には、保存期限が設けられているものもあるはずです。紙での書類管理の場合、このような保存期限に沿って全て管理しておくのは難しいでしょう。けれどデータであれば、ファイリングしておくだけでそれが簡単に把握できるようになります。
社内で、フォルダの管理や名前などのルールとして決めておけば、「あの資料を参考にしたいんだけどどこにある？」なんて聞きに行く必要もなくなり、作業の効率がよくなります。
書類の取り扱いが楽になり、保管場所も取らない
取り扱う書類が少なくなると、当然書類の取り扱いが楽になります。自分のデスク上であっても「あの書類どこにいった？」なんて探す時間が減るでしょう。
これまでは大量に用意されていた、書類保管用の棚やスペースも必要なくなります。パソコンがあればどこでも仕事をできる環境をつくる、テレワークが進んでいる今だからこそ、このように“場所をとる”、“場所を制限する”ものは減らしていきましょう。
ペーパーレスを導入するには？
ペーパーレス化のメリットはわかっていても、これまで導入をしていなかった分何から始めたら良いのかわからない…と悩む方もいるかもしれません。まずは気軽にできることから、ペーパーレス化していきましょう。
書類はオンラインストレージで保管
まずは書類を保管するオンラインストレージを決めておきましょう。Googleドライブや、OneDrive 、Dropboxなどが人気でしょう。一括で書類が管理でき、セキュリティ対策も十分、ファイル共有・共同編集などができるため、慣れると非常に便利です。低コストから始められるのも魅力です。
請求書はデータで発送＆受け取り
請求書をPDFで送ったにも関わらず、捺印済みの原本をさらに郵送する…このような企業もこれまでは多くありました。けれど今では電子取引でのやりとりが進んでいます。請求書発送のための印鑑のために会社に向かう…このようなことは今後さらに少なくなっていくでしょう。
また、印鑑を使うことで、請求書偽装などのリスクを減らすことはできますが、本来請求書に印鑑を押すことは義務ではありません。そのため、ワードやエクセルなど、すぐに書き換えられるデータではなく PDF等でのやりとりをするのが一般的です。本来電子データで保存するためには申請が必要ですが、電子化された書類を保存できるように対応したサービスもあるので、検討してみると良いでしょう。
提案資料の印刷を省いて事前または現場共有
打ち合わせや会議で必要になる資料は、印刷ではなくあらかじめデータ共有または、その現場で共有するようにしても問題ありません。手持ちの用紙にメモをするという方もいらっしゃるかもしれませんが、PCの画面を見ながらメモをとることもできます。
それぞれが画面上の資料を確認しながら仕事を進める。これができるだけでも、事前準備に必要な時間と手間を少なくすることができます。
契約書や顧客情報なども、クラウドやツールの検討を
ペーパーレスにあたって、もっとも懸念されるのが情報の管理ルールについてです。コンプライアンス違反などから、社会的信用を失うことは避けたいのは当然のことです。
そこで今注目を浴びているのが、クラウドツールです。契約書の作成からレビュー、締結、管理までを全てクラウド上で完結することができます。契約書や受発注書などをクラウド上で管理することができ、もちろんセキュリティ面も充実しています。様々なサービスやツールがあるため、自社での情報量や取り扱う書類に合わせて、検討してみると良いでしょう。
作業効率が捗る、ペーパーレスを意識して
いかがでしたか？
テレワークが一気に推し進められた今、ペーパーレスの導入は必須と言っても良いでしょう。オフィスにしかなかった環境を、場所が変わっても準備できるようになると柔軟な対応ができるようになり作業効率がグンと上がります。もちろん、慣れるまでは使いづらく感じるかもしれませんし、企業規模によって大幅なコストもかかります。ですが、それ以外のメリットもたくさん。時代が変わるにつれ、働き方が変わるのはごく自然なことなのかもしれません。ぜひ参考にしてみてくださいね。
