【転職活動中の方へ】選考中の企業に辞退の申し入れをする時の注意点

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Cinq読者の皆さま、おはようございます。キャリアアドバイザーAです。
マスクをして外出して、うっかり日焼けをしてしまいました…。マスクの下に日焼け止めを塗り忘れたのです。夜お風呂に入ったら地味に肌がイタイ。痛恨のミスです。
今年は梅雨が長かったため、夏の日差しに対する警戒心が薄かったかも。皆さまも是非お気を付けください！

選考中の企業に辞退の申し入れをする時の注意点

さて、今日のテーマは「選考中の企業に辞退の申し入れをする時の注意点」です。

一次面接や二次面接、最終選考、内定後のお顔合わせなど、面接や面談を辞退するタイミングはさまざまですが、一番やってはいけないこと、それは「面接日直前の辞退」です。
採用担当者は、多忙な面接官の予定の合間を縫って日程の調整を行っています。応募者が面接を辞退すると再調整には膨大な時間が必要なのです。

少なくとも、すでに確約した面接には、基本的には参加するべきだと思います。
特に最終選考は、採用選考時以外では時間をとって会ってもらうことが難しいような、社長や担当役員の時間を確保してしまっています。どのような理由があるにせよ、参加することは必須といえるかもしれません。

ただ、どうしても辞退しなければならない時もあるかと思います。
面接辞退を行う場合の基本的な方法についておさらいしていきましょう。

辞退を決めたらすぐに連絡

辞退を決めたタイミングですぐに連絡を入れましょう。
「悪い報告こそ素早く」がすべての報告の基礎です。

メール→電話の両方で

連絡する方法は、最初は電話でもメールでもOKですが、相手に対して丁寧に対応したい場合は、まずはメールで連絡し、すぐに電話でフォローしたほうが良いです。
言った・言わないにならないためにも、誤解が生じないようにするためにも、いつ連絡したかの履歴を残すためにも、メールで文字として残しておくようにしましょう。

辞退理由は簡潔に

「現職を続けることにした」「他社から内定が出た」など理由は様々ですが、先方に失礼のないように言葉遣いに注意していれば、面接辞退の理由を伝えても問題ありません。
辞退の理由に嘘やごまかしがあると「交渉の余地があるかも」と思わせてしまいます。
その際はあくまでも失礼のないように、正直に誠実に理由を伝えましょう。
言い訳や回りくどい表現は使わず、辞退の旨を伝えることが大切です。言い訳などは応募した企業に対する不満とも取られかねないため、理由はシンプルにしましょう。

よくある「辞退理由」

ここで、代表的な辞退理由について整理してみます。

１. すぐに働けなくなってしまった
家族の介護や持病、ケガ等ですぐに働けなくなる場合があります。
家庭の事情などで働けなくなったという理由は、面接辞退の理由となります。

２. 現職に留まることにした
現職中のまま転職活動を行っていた場合、現職で希望していた部署や勤務地への異動が決まることもあります。
そのような場合、現職残留を選択される方も少なくありません。

３. 他の会社で内定が決まった
この理由の場合注意したいのは、内定した企業名を伝える必要はないということです。
「●●で働くなら、ウチならもっと良い条件を提示できるよ」とか「●●は▲▲という良くない情報があるけど」等と、交渉の材料を与えることになりかねません。
結果、自分自身の気持ちがグラつき、決まっていた会社を辞退した上、もう一社も選考途中でNG。という方も何人もいらっしゃいました。

４. 社風が合わなかった
面接辞退の理由として、想像していた待遇や風土、仕事内容や求められるポジションが違うことも立派な理由となります。
中には「面接官が感じが悪くて、入社後一緒に働くイメージができなかった」という方もいらっしゃいました。ここまでストレートに辞退理由を伝える必要はないかもしれませんが、辞退理由としては実はよくあるのです。