増えてきている「チャット疲れ」便利機能でコミュニケーションを円滑に



日々溜まってきている「チャット疲れ」

テレワークの普及により加速している、Chatworkやslackをはじめとしたビジネスチャットツール。メンバーと気軽なやりとりができ、コミュニケーション活性化に繋がるメリットがありますが、一方で、チャットが原因のストレスである「チャット疲れ」の問題も起きています。

特にフレックスなどにより勤務時間がバラバラな環境の場合、終業後や休暇中などでも連絡を受けることがあり、人によってはオンとオフをきちんと切り分けることができず困ってしまったり、直接の会話でななく文章でのコミュニケーションが多くなって、やりとりに疲れてしまう……なんてことも。

そんなときは、ビジネスチャットの便利な機能を使うことで、疲れを解消することができます。おそらくほとんどのチャットツールでも搭載されている機能なので、ぜひ参考にしてください。

リアクションボタンを活用する

ビジネスチャットは、何人ものメンバーがメッセージを送り合っていると、未読メッセージがどんどん溜まっていきます。とはいえ、都度返信をするのはかなり大変。さらに大事なメッセージがあるのに、見落としてしまって気が付かない……なんてことも。

そんなときはリアクション機能を活用しましょう。どのチャットツールにも喜怒哀楽の表情がわかるスタンプやいいねボタンなどが搭載されているはずです。感情表現やお礼、同意などを気軽にリアクションできるので、毎度「かしこまりました」と返信せずとも済みます。

上司にスタンプで返信するのは気が引けると思うかも知れませんが、ワークスモバイルジャパン調査した、チャットツール上における「上司から見たビジネスシーンでのスタンプ利用に関する調査」では、約8割の上司が部下からのスタンプに肯定的という回答になっています。
もし、それでも不安に感じた場合には、上司に相談するなどをしてスマートなコミュニケーションができるようにしていきましょう。

メンション機能を活用する

複数人の人が見れるグループチャットは、誰宛に送られたメッセージなのかが分からず、全てに目を通す必要があるため、それがストレスになることもあります。

そのため、リアクションボタンと一緒に活用して欲しいのが、メンション機能です。
誰宛にメッセージが送っているのかがわかりやすくなります。メールでいう「To」のような役割です。メンションをつけられた側は、特別な通知やアイコンがつくことで、メッセージを見つけやすくなるため見逃しを防ぐことができます。この人に確認してほしい、返事がほしいという時は必ずメンションをつけるようにしましょう。

ステータス設定を活用する

ビジネスチャットでは、「退席中」「取り込み中」など、自身の在籍状況を示せるほか、ひとことコメントを書ける欄が設置されてるものもあります。

この自分の状況が何なのか相手に知らせることができるステータス機能を活用すれば「現在会議中」や「今日は17時に早上がりします」など、チームメンバーに知っておいてほしい情報を入力して置くことができます。そうすることで、無駄なやり取りがなくなり、よりスムーズなコミュニケーションが可能に。またオフラインにすることで、業務を終えていることがわかり、業務時間外に連絡が入ることも減るでしょう。

双方の理解があってこそ便利機能は役に立つ

ビジネスチャット疲れを解消するために知っておきたい便利な機能についてご紹介してきましたが、これらの機能は双方の理解があってこそ発揮されます。

特に、「ステータス機能」は相手がその特性を理解していないと、退席中なのに緊急の連絡を入れてしまう、なんてこともあります。これは、ビジネスチャットを取り入れたばかりの会社によくありがちなこと。まずは、チャットを行う上でのルールを決めるのをおすすめします。

対面でなくてもコミュニケーションでの疲れはつきもの。少しでも解消できるようにご紹介した便利機能を活用してくださいね。