ペーパーレスでスマートな仕事術。電子化できる持ち物でスマートに対応しよう|MY WORK ヒント#29

ペーパーレスでスマートな仕事術。電子化できる持ち物でスマートに対応しよう|MY WORK ヒント#29

ライター&コラムニストとして活動しているharakoです。この連載では、「女性の働き方」のヒントになるような内容をお送りしています。第29回目は、仕事で必要な物をなるべく電子化し、スマートに管理する方法についてです。


バラバラと紙で対応するのは、もう古い?

仕事環境を見渡してみると、「これって、紙じゃなくても良いのでは?」と思うことが多々あります。紙の資料は、確かに自分で直接書き込みが出来るというメリットがありますが、データでパソコンの中で管理する方が、後から探すときにも便利ですし、持ち運びも苦になりません。

そこで、紙からデータに移行できる物を、実際に私が使っているツールを交えながらご紹介したいと思います。

ペーパーレス①  書籍や雑誌を「電子書籍」で読む

まず一つ目は、KindleやiBookを活用する方法です。とは言っても、元々私は本屋さんに行って自分で好きな本を手に取り、パラパラとめくりながら購入するのが好きなタイプでした。

一冊一冊買って読むほうが、楽しみもわくのは確かですが、持ち運びや保管方法を考えるとデジタル化する方が管理も楽になることに気づき今ではなるべく本屋さんで書籍を買うのではなく、KindleやiBookでダウンロードするようにシフトチェンジしています。

男性がKindleやiBookを利用しているのは、よく見かけますが、女性がデジタル化した書籍を読んでいるのはあまり見かけません。その根底にあるのは、女性は選んでいる時間や手に取りながら考えている時間が楽しいからです。買い物が長い理由も、同様だと思います。

しかし、本当の目的は購入した書籍を読むことなので、お目当のアイテムが決まっているならばダウンロードしてデータ化した方がメリットが多いのではないでしょうか。

ペーパーレス②  請求書などの資料は「PDF」で送信

お次は、仕事周りの資料です。請求書や納品書もそうですが、企画書なども同様。印鑑も電子の印鑑がおすすめです。これはクライアントの方針にもよるので、どうしてもデジタル化出来ない場合もありますが、なるべくペーパーレスにした方が良いと思います。

その理由はいくつかありますが、毎月発生すると事前に分かっている「紙」を削減することで、かなりのペーパーレスになるのと同時に、フォーマット化すると仕事の時短にも繋がります。アナログに印鑑を押して印刷した紙に……という時代から、データ上で管理することがスマートな仕事術の第一歩なのではないでしょうか。

ペーパーレス③  現金ではなく「カード」で明細を確認

最後は、現金についてです。お金を現金で支払うのではなく、カード決済で“見える化”することがスマートな管理方法だと思います。日本では、カード決済より現金で支払うことに慣れていたり、安心感を覚える人が多かったりしますが、現金こそもっとデジタル化するとスマートになっていくと思います。

レシートを保管して家計簿をつけるより、カード決済にして明細をデジタル化した方が後から見直すことも出来ますし、収支をグラフ化することも可能に。マネーフォワードやマネールックなどの銀行口座と連携させて確認するアプリなどを利用するのも、オススメですよ。

紙をデータ化することで、今まで浪費していた時間や能力が削減されるならば、仕事向上や効率化に繋がると思います。まだ導入していないという方は、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょう。

 





関連する投稿


意欲ゼロ、成果を出さない後輩…指導する際に気を付けるべきこと

意欲ゼロ、成果を出さない後輩…指導する際に気を付けるべきこと

「自分の部下のやる気を感じない」自分の時は先輩に質問したり、必死になって働いていたのに何でやる気がないのか分からない・・・。でもその部下のやる気を引き出すのも上司の仕事かもしれません。今後のことも見通して部下と良質なコミュニケーションを取って、成長できるように支えていきましょう。


無料の転職占いまとめ5選 | 転職すべきか悩んでいるあなたへ

無料の転職占いまとめ5選 | 転職すべきか悩んでいるあなたへ

このまま今の仕事続けていけるかな・・・と不安になることありますよね。でもいざ転職となるのなかなか踏ん切りがつかず1歩が踏み出せないですよね。そんな時は占いに頼ってみるのはいかがでしょうか?もしかしたら新しい職場に出会えるチャンスが待っているかもしれません。


フリーランスの効率的な営業方法と事前に準備することリスト

フリーランスの効率的な営業方法と事前に準備することリスト

フリーランスになると自分の時間で働くことがでいて人間関係のストレスなく働いけそうですよね。その反面、全ての業務を一人で効率よく回すことが必要不可欠です!でも営業なんてしてことないし・・・。とお悩みの方も多いはず!そこで今回は効率的な営業方法と事前準備リスとを紹介します。効率よく働いて自分時間を大切にしていきましょう!


女性専用プログラミングスクール誕生!IT業界は女性にこそおすすめなワケ

女性専用プログラミングスクール誕生!IT業界は女性にこそおすすめなワケ

最近よくITって聞きますよね。でも自分にはどこか遠くの世界に感じている方も多いはず。しかし本当は挑戦しやすい業界なんです!そこで今回はなぜおすすめなのかそのワケとおすすめのプログラミングスクールを紹介します。


副業・転職に役立つ資格!これから必要なスキルを磨こう

副業・転職に役立つ資格!これから必要なスキルを磨こう

のこれから副業や転職が当たり前の時代となりそうですよね。いざ自分が副業や転職をしようと思ったときに企業から必要とされる人材になれるように今から勉強して資格を取ってみてはいかがですか?今後役立つであろう資格やコツなど紹介します!


最新の投稿


明確な指示をしない上司に困惑…で、どうしたらいいの?の対処法

明確な指示をしない上司に困惑…で、どうしたらいいの?の対処法

20代社員が「上司の指示が伝わりづらい」と悩む事は意外と多いです。そのなかでも上司に対して特に不満を感じるのが「指示が曖昧で分かりづらい」こと。上司の方にも言い分はあるでしょうが、指示が伝わらなければ、結局お互いに困るため、業務がスムーズに進むように工夫が必要です!今回はそんな時の対処法を紹介します。


嫌ならNO!飲み会を上手く断る方法とNGな断り方

嫌ならNO!飲み会を上手く断る方法とNGな断り方

飲み会に「気が乗らない」「時間とお金の無駄」と感じる人が増えているようです。かつては職場の飲み会は円滑に仕事を進めるための潤滑剤だと思われていましたが、今は家族や趣味、自分の時間を大切にしたい人が増えています。とはいえ断り方がまずいと、上司からの評価が下がってしまうかも…自然な断り方をマスターしましょう!


彼氏が男女6人で温泉旅行!これって許すべきなの?ウザイ女の線引きとは?

彼氏が男女6人で温泉旅行!これって許すべきなの?ウザイ女の線引きとは?

男女の友情は存在するという人もいるけど、実際、彼氏が女の子もいるグループで旅行に行くってどうなんでしょうか?正直、いい気分はしないけど、心が狭いって思われるのもイヤという女性が多いはず!彼氏の行動のモヤモヤどこまで我慢するべきなのでしょうか?


『美人なのに残念…』なぜかモテないの女性の特徴とは?

『美人なのに残念…』なぜかモテないの女性の特徴とは?

なぜか美人なのに非モテの女性がいませんか?同性から見ても羨ましいような美人なのに、なぜか彼氏ができない、男性が近寄ってこないのは何か理由があるはずですね。ムダ美人にならないように、自分に当てはまるところがないかチェックしてみましょう!


可愛くないのにモテるのは何故?『ブスモテ子』の恋愛テクとは?

可愛くないのにモテるのは何故?『ブスモテ子』の恋愛テクとは?

けっして美人じゃないのに、なぜかモテる女子って職場に1人はいませんか?女性には分からないブスモテの理由はなんでしょうか?男性にしか分からない彼女たちの魅力を知れば、自分もモテ女子になれるかもしれませんよ!


RANKING


>>総合人気ランキング