トラブルが起きるのには理由がある?! 仕事でミスが起こりやすい傾向と改善

トラブルが起きるのには理由がある?! 仕事でミスが起こりやすい傾向と改善

仕事で度々トラブルに見舞われる人は、ミスを起こしやすい原因について、自分で深掘りしてみましょう。今回は、トラブルが起こりやすい3つの傾向から、ミスを繰り返さない改善方法まで紹介。ぜひ参考にしてみてくださいね。


トラブルが起こるのには理由がある! あなたがミスを起こしやすい原因は一体なに?

仕事で度々トラブルに見舞われる人は、自分にミスが起こる原因があるのかもしれません。
今回は、ミスが起こりやすいケース3つと、その対処法までをご紹介。自分はどういった対応が苦手なのか、似たようなミスを繰り返さないようにするためにはどう対処していくべきなのか、しっかりと把握していきましょう。

コミュニケーション不足で起こるトラブル

ミスが起こりやすい原因は、コミュニケーション不足にあることが最も多いです。
「伝えたつもりが伝えていなかった」という理由が問題であったとしても、言った・言わない問題に発展する場合もあれば、伝えたけれど相手に正しく伝わっていなかったという認識違いが起こるパターンがあります。

ここでの対処法は3つ。
ミスが起こってしまった原因に合わせて改善法を取り入れてみましょう。大切なのは、報告・連絡・相談の「ほうれんそう」です。

対処法1:議事録・メールに残す

まず言った・言わない問題に発展してしまった場合です。自分は相手に伝えたつもりだったけれど、相手には伝わっていなかった。

やりとりの履歴が確認できるメールやチャットであれば、どちらに原因があったのか明確ですが、口頭でのやりとりの場合はどちらに原因があるかはわかりません。こういったケースが多発する場合は、メールや議事録として、話した内容を文章にまとめておく。(メールの場合は)CCで自分以外の誰かを追加しておくことです。

対処法2:人それぞれ感じ方・考え方はちがうということを知っておく

「前に伝えた(教えた)から大丈夫だろう」や「この人ならわかってくれるだろう」というような「〜〜だろう」も危険です。相手は自分と同じではありません。
自己判断で人に任せるのではなく、仕事の要所要所でしっかりとチェックをしていき共有することです。

対処法3:互いの仕事を見える化する

ミスが起こった原因は、お互いの仕事範囲を理解していなかったから、ということが多いです。言い忘れや認識違いはいつ起こるかわからないもの。お互いの仕事内容はその日のタスクをしっかりと共有、見える化しておくことです。不明瞭なことがあれば、すぐに相談ができるようにしっかりと環境を整えていきましょう。

他人のミスにひきづられてしまって引き起こすトラブル

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急な仕事を上司から頼まれて、他の仕事が手に回らなくなってしまった……というように他人の仕事の割り込みによって自分のスケジュール管理に失敗してしまうこともあります。
そんな人は仕事の優先度を見極める力をつけることです。
自分のすでに持っている仕事量と、引き受けられる仕事量をうまく可視化しましょう。時には断る力をつけておくことも大切です。

対処法1:仕事のスケジュール・締め切りをしっかりと把握しておく

まずは自分の仕事のスケジュールをしっかりと把握しておくことです。仕事量が多く、引き受けられない場合は「◯◯の準備があるため、対応できません」とハッキリと伝えましょう。締め切りがしっかりと決まっているのであれば「◯日以降であれば、対応できます」と伝えること。
スケジュールがしっかり把握できていれば、仕事の優先順位をつけてそれに取り掛かることができます。

対処法2:飛び込みの場合は、仕事の優先度を上司に確認する

上司が自分に仕事を任せてきたということは緊急度が高い仕事の可能性もあります。その場合は、然りと仕事の優先度について確認をしましょう。

「ここまでは急ぎで」言われたところまで取り掛かる、などと仕事をしっかりと把握することができます。また上司から言われたことを鵜呑みにするのではなく「ここまでは取り掛かります」と自分で判断をすることも大切です。

自分の「うっかり」ミスで起こるトラブル

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アポイントのダブルブッキングや、タスク漏れなど、自分が原因で起こってしまうミスに関しては、注意力をしっかりと身に着ける他ありません。自分の思い込みがミスを引き起こしている可能性も大いにあります。その場合は、タスク管理を徹底して行うことです。

対処法1:タスクを見直す時間を作る

最も大事なのは、タスクを見直しする時間を作ることです。
問題が起こるのはタスクが多くありすぎることなのか、それとも同時進行に物事を進めてしまう癖があるのかを見極めることです。タスクが見直せたら、一日のスケジュールにタスクを当てはめて、自分がやるべきことを明確に。
これらを確認したのに関わらずミスが起こってしまった場合には、二度三度と繰り返し見直しするよう癖づけることです。

対処法2:他人を巻き込む

これも、言った・言わない問題と同様に他人を巻き込む必要があるかもしれません。
例えばメールは、プロジェクトのメンバーをCCに加える、大事なスケジュールは共有する、などの対処法があります。仕事がたくさんある場合には、うまく仕事を振り分けることができるようになります。

ミスの傾向を知って、次回から繰り返さないように対策を

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いかがでしたか?
仕事でミスを繰り返してしまうのには、何かしらの原因があるのです。今自分に足りないものは一体何なのか? しっかりと理解して、それに合わせた対策を考えていきましょう。誰でもミスを起こすことはありますが、その回数を減らすように工夫することが大切です。仕事を円滑に進める為にも、自己分析は忘れずに!

この記事のライター

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

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