改めて知っておきたい。ビジネスでのメール・電話・FAXの使いわけ

改めて知っておきたい。ビジネスでのメール・電話・FAXの使いわけ

仕事での連絡手段は状況に応じて変えていますか?ついメールに頼りがちですが、適した連絡ツールを使うことでスムーズに的確に伝えることができます。


状況に応じて連絡手段は変えるべし

電子メールは大変便利なツールで一番よく利用しますよね。しかし、電話、FAXなどの他の通信ツールと比べて全ての面で優れているわけではありません。誰もが1日にメールチェックを何回もするとは限りませんし、見ていたとしても返信を忘れている場合もあります。どの通信ツールもメリットとデメリットがあり、状況に応じて使い分けるのがビジネスマナーなのです。

メリットを上手くいかしてスムーズに連絡できるように、今回は改めて知っておきたい通信ツールの使いわけ方について考えていきましょう。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

電話

◇急に日程が変更になったとき
◇お詫びをするとき
◇すぐに返事が必要なとき
◇ちょっとした交渉をするとき


緊急時や文章では伝えにくいニュアンスを伝えるときに便利な電話。相手の話し方で今どんな雰囲気なのか、感情も伝わるメリットがあります。しかし、相手の仕事を中断して出てもらうので、「今お時間宜しいでしょうか?」と配慮は必要です。

遠方の人やはじめての人などには、一度あいさつを兼ねて電話で用件を伝えると良いでしょう。お互いにどんな人なのか声を通じてわかってくるので、今後のメールのやり取りもスムーズになります。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

メール

◇いつでも用件を伝えられる
◇履歴から内容の確認ができる
◇データを送ることができる
◇一斉に情報を共有できる


最も利用頻度が高いメール。金額や日程のお知らせについては、後からでも確認できるメールがオススメです。資料も郵便と違い料金が発生しないので、気軽に送りやすいですが、量が多い場合は相手が受け取れない場合もあるので、大容量転送サービスを活用しましょう。

デメリットとしては、相手が読んだのかが確認できないこと。やり取りには時間を有します。送ったのに見てもらえていない、という場合があっても相手を責めるのはNG。人によっては一日に大量のメールが届いています。送ったら伝わっているといったメールの過信しすぎには注意しましょう。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

催促メールはどう書けばいい? 角が立たないメールの送り方とは

https://cinq.style/articles/1087

ビジネスシーンでは言いにくいお願いや催促を伝えなければならないこともあります。相手に失礼がない催促メールの送りかたを知っておきましょう。

FAX

◇大きな図面でも送れる
◇手書きの書類もすぐに送れる
◇開封率が高い


プライベートではあまり使うことはないですが、ビジネスではまだまだ活用している会社も多いFAX。インターネットを使っていない人とも書面のやり取りができます。FAXを利用している企業だと見てもらえる確率は高いです。

社内の人との連絡手段は1本にまとめる

社内の人との連絡手段は何を使っていますか?

LINEやメール、ショートメッセージ、社内用SNSなど複数のツールでやり取りをしている人も多くいますが、効率面をみると、「この内容はどれでやり取りしていたっけ?」というように、混乱してしまう場合もあります。社外の人とは相手に応じた手段を変えるべきですが、社内では自分の把握できる範囲にまとめるようにしましょう。

コミュニケーションツールの特徴を正しく理解し、状況に合わせたツールを使うことによって、報・連・相を効率的に行うことができます。

連絡ツールがわからなくなった場合は、一度見直してみる必要があるでしょう。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

【仕事と生活を変える小さなライフハック!】1日を3つの時間帯に分けて仕事の作業効率をアップして

https://cinq.style/articles/1021

メールチェック、書類の作成、数字の管理、構成や戦略に頭を悩ませる・・・。地味で単調な作業もあれば、頭の中から案をひねり出す必要もあるのが仕事というもの。業務内容によって時間の使い方を変えると、毎日の仕事がちょっとだけ楽になる。

この記事のライター

ごく普通の会社員。
自分自身が「気になる」と思ったことについて情報を発信中。

関連する投稿


恋と仕事、どっち取る?忙しウーマンの恋愛プラン

恋と仕事、どっち取る?忙しウーマンの恋愛プラン

忙しく動き回る働き女子は恋愛する暇なんてあるの?恋よりも仕事を優先しがちなアラサー女性におすすめする恋と仕事を両立する心構え


仕事と家庭どちらも譲れない。両立を目指すなら"28歳"がターニングポイント

仕事と家庭どちらも譲れない。両立を目指すなら"28歳"がターニングポイント

28歳はキャリアを伸ばしていくタイミングでもありますが、結婚・出産の適齢期でもあります。仕事も家庭もどちらも譲れない人は、28歳で一度立ち止まり、どう両立していけば良いのか、これからのことをプラニングしてみましょう。


人生をかけてやりたいこと。ライフワークの見つけ方・つくり方

人生をかけてやりたいこと。ライフワークの見つけ方・つくり方

天職に出会えたら毎日が劇的に変わる。でもどうすればいいのか分からず、やりたいことを追いかけて転職する日々…。今回は、ライフワークの見つけ方・つくり方をご紹介します。


「こんなに頑張ったのに…」は正しい? 働く女性が会社で求められていること

「こんなに頑張ったのに…」は正しい? 働く女性が会社で求められていること

皆さんは仕事でどれだけの成果を出していますか? 「私はこんなに頑張っているのに…」と不満をこぼす女性は多いものですが、会社が求めているのは、果たして本当に「がんばり」なのでしょうか。今回は会社が求める人材について、改めて考えていきたいと思います。


下ネタ発言連発のおじさんにイラッ。上手なセクハラ回避方法って?

下ネタ発言連発のおじさんにイラッ。上手なセクハラ回避方法って?

「それ、セクハラなんですけど……」 私たち、働く女性に不快感を与えてくるセクハラおじさんはどこに行っても存在します。そんなおじさんたちがセクハラを回避するために覚えた技が「あれ? これってセクハラかなあ?」という一言。自覚がなければOK? そんなことありません。セクハラを上手に回避する方法について考えましょう。


最新の投稿


パワースポットや占いって本当に効果ある?心理学が教える幸運の引き寄せ方

パワースポットや占いって本当に効果ある?心理学が教える幸運の引き寄せ方

新年明けて半月が経ちました。今年の運勢はどうなのかと気になっている方も多くいるのではないでしょうか? そこで、今年こそあなたの仕事運や恋愛運を上げる方法について考えていきたいと思います。これを読んでおけば今年も安泰。ぜひ幸運を掴んでください。


読者100人に聞きました!会社からの給与以外にコッソリ副業をしたことは?

読者100人に聞きました!会社からの給与以外にコッソリ副業をしたことは?

会社で働きながらも、実はこっそりお小遣い稼ぎに副業をしたことがある…なんて女性は多いのではないでしょうか。今回は、会社からの給与以外に副収入を得たことある人はどれくらいいるのか? アンケート調査を実施してみました。


収入格差やキャリアプラン、働き方によって変わる女性の「生涯賃金」について

収入格差やキャリアプラン、働き方によって変わる女性の「生涯賃金」について

ライフイベントによって女性はキャリアプランがかなり異なります。その影響により、女性の生涯賃金にはずいぶんと差が開いているのをご存知でしょうか? 将来のキャリアプランや、自分が望む働き方を選ぶための参考として、女性の生涯賃金について把握しておきましょう。


1月中にやっておくべき!なりたい自分になるためのステップアップ法とは?

1月中にやっておくべき!なりたい自分になるためのステップアップ法とは?

毎年、毎年、1年の抱負は決めるかもしれませんが、どんな自分になりたいか、などの具体的な目標は立てていますか? 仕事でTo Doを使用するのと同じように、自分自身にも目標設定をしてみると、なりたい自分に近づくことができます。そこで、年始の1月中までにやっておくべき方法をご紹介します。


「不調は体の外側に現れる」わきやまいさんの生活を整えるための5つのルール

「不調は体の外側に現れる」わきやまいさんの生活を整えるための5つのルール

腸栄養学アドバイザーとして活躍しているわきやまいさん。体の不調で悩む人に向けて、自分にあった食事法などを伝えながら、自分自身の生活や体調も整えることをとても大切にしています。そんな彼女が美腸活をするために、生活習慣で気を付けている5つのルールとは?


RANKING


>>総合人気ランキング