状況に応じて連絡手段は変えるべし
電子メールは大変便利なツールで一番よく利用しますよね。しかし、電話、FAXなどの他の通信ツールと比べて全ての面で優れているわけではありません。誰もが1日にメールチェックを何回もするとは限りませんし、見ていたとしても返信を忘れている場合もあります。どの通信ツールもメリットとデメリットがあり、状況に応じて使い分けるのがビジネスマナーなのです。
メリットを上手くいかしてスムーズに連絡できるように、今回は改めて知っておきたい通信ツールの使いわけ方について考えていきましょう。
電話
◇急に日程が変更になったとき
◇お詫びをするとき
◇すぐに返事が必要なとき
◇ちょっとした交渉をするとき
緊急時や文章では伝えにくいニュアンスを伝えるときに便利な電話。相手の話し方で今どんな雰囲気なのか、感情も伝わるメリットがあります。しかし、相手の仕事を中断して出てもらうので、「今お時間宜しいでしょうか？」と配慮は必要です。
遠方の人やはじめての人などには、一度あいさつを兼ねて電話で用件を伝えると良いでしょう。お互いにどんな人なのか声を通じてわかってくるので、今後のメールのやり取りもスムーズになります。
メール
◇いつでも用件を伝えられる
◇履歴から内容の確認ができる
◇データを送ることができる
◇一斉に情報を共有できる
最も利用頻度が高いメール。金額や日程のお知らせについては、後からでも確認できるメールがオススメです。資料も郵便と違い料金が発生しないので、気軽に送りやすいですが、量が多い場合は相手が受け取れない場合もあるので、大容量転送サービスを活用しましょう。
デメリットとしては、相手が読んだのかが確認できないこと。やり取りには時間を有します。送ったのに見てもらえていない、という場合があっても相手を責めるのはNG。人によっては一日に大量のメールが届いています。送ったら伝わっているといったメールの過信しすぎには注意しましょう。
FAX
◇大きな図面でも送れる
◇手書きの書類もすぐに送れる
◇開封率が高い
プライベートではあまり使うことはないですが、ビジネスではまだまだ活用している会社も多いFAX。インターネットを使っていない人とも書面のやり取りができます。FAXを利用している企業だと見てもらえる確率は高いです。
社内の人との連絡手段は１本にまとめる
社内の人との連絡手段は何を使っていますか？
LINEやメール、ショートメッセージ、社内用SNSなど複数のツールでやり取りをしている人も多くいますが、効率面をみると、「この内容はどれでやり取りしていたっけ？」というように、混乱してしまう場合もあります。社外の人とは相手に応じた手段を変えるべきですが、社内では自分の把握できる範囲にまとめるようにしましょう。
コミュニケーションツールの特徴を正しく理解し、状況に合わせたツールを使うことによって、報・連・相を効率的に行うことができます。
連絡ツールがわからなくなった場合は、一度見直してみる必要があるでしょう。
