どんな文章で送るのが正解？
ビジネスのシーンでメールは欠かせないツール。内容によっては、どんな文章を送ればいいのだろうと、悩むときにはありませんか？そのうちの1つとして、難しいのが、「催促」をしなければならない状況のとき。相手との今後の事を考えると、書き方には注意しないと失礼な印象を与えてしまう可能性が。でも仕事ですから、返事をもらわなくてはいけません。皆さんならどう返しますか？
今回は、角が立たない催促メールについてご紹介します。
件名に「【】」を使って一目でわかるようにする
催促メール以外でもそうですが、件名は一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにしましょう。一番好ましいのは、【再送】をつけること。返事がきていない用件をもう一度送りましょう。場合によっては、メールシステムに障害が起きている可能性もあり、本当にメールを見ていないこともあります。催促をする、よりも「私のメールって届いていないよね？ごめん～」という気持ちをもっておくのが正解です。
よく催促メールで件名を【至急】【要返信】もありますが、社外の場合は避けるのが無難です。
本文は相手を気遣うことを意識して
本文においても、直接的な表現を避けるべく「まだご連絡を頂いていません」、「期日が過ぎております」といった文章は控えて、優しいニュアンスで伝えるのがベストです。
例えば
◇～については、ご確認いただけましたでしょうか？
◇～の件は、その後いかがでしょうか？
◇～は、お手元に届いていますでしょうか？
などがおすすめです。
また、相手が悩んでいて返信ができない場合もあるので「お手伝いできることがありましたら、遠慮なくお申し付けください」と自分がサポートできることを伝え、相手の負担を減らすのも親切な対応です。
締めは、返信してほしいことを伝える
催促メールの最後は「お返事くださいね」と、相手に理解してくれる文章で結びましょう。よく気を使いすぎて「お手すきの際に」、「お時間のあるときに」というフレーズを書いてしまうことがあります。普段のメールならそれで問題はありませんが、催促メールですので、返信が来るのがゴールだと捉えて。これらの言葉を使用してしまうと、また返信が滞る場合もあるので、避けておくのが無難です。
「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返信のほどよろしくお願い致します」「急かすようで申し訳ございませんが今週中に返信頂けますと幸いです」と伝え、相手に返信を送るよう促しましょう。
文章だからこそ丁寧に伝えよう
メールはビジネスコミュニケーショひとつ。角が立たないよう丁重に低姿勢でのぞむ為には、丁寧な口調だけではなく、思いやりがある言葉を選んでいくことが大切です。
また、緊急の場合はメールではなく電話で伝えた方が早いケースもあります。ここは、臨機応変に催促メールを活用してください。
