レスポンスは早く
職種や立場にもよりますが、1日に何十件、多い人では100件以上もメールが送られてきます。そうなると、返信に何分もかけていられません。仕事ができる人に共通するのは、レスポンスが早いこと。1日の業務がメールの返信で終らないように、メールは読んだらすぐ返信、他の人と相談しなければいけない内容ならば、検討することを伝えるという風になんらかは返信することをしていきましょう。後回しにしないこと大切です。
日常的にLINEを使っている人は見たら即返信することは慣れている思います。しかし、仕事となると遅くなりがち。メールも素早く対応できるよう癖付けできるようにしましょう。
引用を活用しよう
「> 先日の打ちあわせの件ですが～」のように「> 」を付けて送った文章がそのまま使わているメールを見たことないですか？ これが引用（インライン）です。
メールの返信は、何が何でも、文章を新たに入力しないといけないわけではありません。挨拶や敬語といった基本ができていれば、引用はどんどん活用するべきです。コピペは失礼なのでは？と思う人もいると思いますが、よっぽど伝わりにくい文章を送ってしまうよりは、引用して返答をした方が適正な判断ともいえます。
どこが引用かわかるように「> 」をつけることは忘れずに！
フォルダを分けはきちんとしよう
受信ボックスに届くメールは重要メールや処理済みのメール、メルマガなどジャンルがバラバラなメールが受信ボックスに入っていますが、案件ごとにフォルダを作って、分けておくようにしましょう。細かく分類すると逆に混乱してしまうので、処理済み、重要、メルマガのように3つくらいがおすすめです。受信ボックスには未処理のメールだけにして、基本は空になるように心がけましょう。
返信のテンプレートを用意する
請求書や、発注といった、月に数回ほど同じような文面のメールを送っている場合は、テンプレートを用意して、使う時にコピーペーストすれば時短になります。ただ、使いまわしているのが伝わらないように、最後に一言添えるなどアレンジを加えるようにして感情がこもったメールを送りましょう。
メールは怒っていなくても、怒っているように感じ取られる場合もあります。「くれぐれもご自愛ください」のようなコメントは相手も喜びます。また、「〇〇様」ではなく「〇〇さま」のようにあえてひらがなにすると女性らしい文面になります！
メールは手段である
いかがでしたでしょうか？
パソコンだけでなく、スマホでも気軽にメールが送れるようなり、１日に大量のメールが届いて、その返信だけに時間を費やしてしまっている人が多いと思います。しかし、メールの返信は仕事効率的にさせるための手段です。空いたタイミングでメールをみたり、定時後ならば、明日に回すこともできます。返信が仕事の目的にならないよう、素早く返せるようにしていきましょう。
