ペーパーレスでスマートな仕事術。電子化できる持ち物でスマートに対応しよう|MY WORK ヒント#29



バラバラと紙で対応するのは、もう古い?

仕事環境を見渡してみると、「これって、紙じゃなくても良いのでは?」と思うことが多々あります。紙の資料は、確かに自分で直接書き込みが出来るというメリットがありますが、データでパソコンの中で管理する方が、後から探すときにも便利ですし、持ち運びも苦になりません。

そこで、紙からデータに移行できる物を、実際に私が使っているツールを交えながらご紹介したいと思います。

ペーパーレス①  書籍や雑誌を「電子書籍」で読む

まず一つ目は、KindleやiBookを活用する方法です。とは言っても、元々私は本屋さんに行って自分で好きな本を手に取り、パラパラとめくりながら購入するのが好きなタイプでした。

一冊一冊買って読むほうが、楽しみもわくのは確かですが、持ち運びや保管方法を考えるとデジタル化する方が管理も楽になることに気づき今ではなるべく本屋さんで書籍を買うのではなく、KindleやiBookでダウンロードするようにシフトチェンジしています。

男性がKindleやiBookを利用しているのは、よく見かけますが、女性がデジタル化した書籍を読んでいるのはあまり見かけません。その根底にあるのは、女性は選んでいる時間や手に取りながら考えている時間が楽しいからです。買い物が長い理由も、同様だと思います。

しかし、本当の目的は購入した書籍を読むことなので、お目当のアイテムが決まっているならばダウンロードしてデータ化した方がメリットが多いのではないでしょうか。

ペーパーレス②  請求書などの資料は「PDF」で送信

お次は、仕事周りの資料です。請求書や納品書もそうですが、企画書なども同様。印鑑も電子の印鑑がおすすめです。これはクライアントの方針にもよるので、どうしてもデジタル化出来ない場合もありますが、なるべくペーパーレスにした方が良いと思います。

その理由はいくつかありますが、毎月発生すると事前に分かっている「紙」を削減することで、かなりのペーパーレスになるのと同時に、フォーマット化すると仕事の時短にも繋がります。アナログに印鑑を押して印刷した紙に……という時代から、データ上で管理することがスマートな仕事術の第一歩なのではないでしょうか。

ペーパーレス③  現金ではなく「カード」で明細を確認

最後は、現金についてです。お金を現金で支払うのではなく、カード決済で“見える化”することがスマートな管理方法だと思います。日本では、カード決済より現金で支払うことに慣れていたり、安心感を覚える人が多かったりしますが、現金こそもっとデジタル化するとスマートになっていくと思います。

レシートを保管して家計簿をつけるより、カード決済にして明細をデジタル化した方が後から見直すことも出来ますし、収支をグラフ化することも可能に。マネーフォワードやマネールックなどの銀行口座と連携させて確認するアプリなどを利用するのも、オススメですよ。

紙をデータ化することで、今まで浪費していた時間や能力が削減されるならば、仕事向上や効率化に繋がると思います。まだ導入していないという方は、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょう。