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ビジネス書類は１から作らない
ベースとなる雛型やテンプレートを見つけて
送り状や請求書、契約書やなどのビジネス書類は自分で１から作らないがマストルール。自分の力で１から書類を作ろうとすると、膨大な時間がかかってしまいます。
インターネットで検索して雛型やテンプレートを探せば、シンプルなものからデザインの凝ったものまで、選択肢がたくさん。また、テンプレートや雛型になっているものには、通常必要となる事項などがすでに記載されているので、抜けやミスも起こりづらくなります。
内容に合うように編集する
検索して出てきたものをそのまま使用するのはNG。仕事の内容によって、必要になる形式や項目もさまざまに違います。だからこそ、ベースとなる雛型やテンプレートは検索して選ぶ、そしてさらに必要な事項などを加えて、改良していきましょう。時間を短縮できるだけでなく、クオリティの高い書類を作成することができます。
挨拶状、お礼状、お詫び状などのレターに関しても同じです。たくさんのひな型を調べて組み合わせるなど、自分に合ったものをうまく活用することです。ビジネスマナーの勉強にも役立ちます。
一度作ったものは、テンプレートとして保存しておく
自分のオリジナルテンプレートを作ったら、必ず保存しておきましょう。使いやすく、見やすくするために改良はするべきですが、ベースがあるとないでは、仕事に費やす時間に大きく差がでます。形式的な書類だけでなく、企画書などの内容が変わるものでもそれは同じです。
デザインや文面などにあらかじめ自分らしさを加えておけば、使いまわしたという印象もつきづらくなります。
いかがでしたか？
仕事を丁寧にこだわりすぎるあまりに、多くの時間を費やしてはいませんか？ 仕事における重要なスキルは、スピードと正確性です。わからないことに頭を悩ませるのではなく、便利なものはうまく活用して、日々溜まる小さなストレスを解消していきましょう。
