【仕事と生活を変える小さなライフハック】ビジネス書類は1から作らないがマストルール

【仕事と生活を変える小さなライフハック】ビジネス書類は1から作らないがマストルール

ビジネスで使う書類を、自分で1から作っていると相当な時間がかかってしまいます。また必要な項目に漏れがあることに後から気付いてガッカリ! なんてことも。時間を短縮するためにも、クオリティの高い書類を作成するためにも、賢い選択肢で。


ビジネス書類は1から作らない

ベースとなる雛型やテンプレートを見つけて

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送り状や請求書、契約書やなどのビジネス書類は自分で1から作らないがマストルール。自分の力で1から書類を作ろうとすると、膨大な時間がかかってしまいます。

インターネットで検索して雛型やテンプレートを探せば、シンプルなものからデザインの凝ったものまで、選択肢がたくさん。また、テンプレートや雛型になっているものには、通常必要となる事項などがすでに記載されているので、抜けやミスも起こりづらくなります。

内容に合うように編集する

検索して出てきたものをそのまま使用するのはNG。仕事の内容によって、必要になる形式や項目もさまざまに違います。だからこそ、ベースとなる雛型やテンプレートは検索して選ぶ、そしてさらに必要な事項などを加えて、改良していきましょう。時間を短縮できるだけでなく、クオリティの高い書類を作成することができます。

挨拶状、お礼状、お詫び状などのレターに関しても同じです。たくさんのひな型を調べて組み合わせるなど、自分に合ったものをうまく活用することです。ビジネスマナーの勉強にも役立ちます。

一度作ったものは、テンプレートとして保存しておく

自分のオリジナルテンプレートを作ったら、必ず保存しておきましょう。使いやすく、見やすくするために改良はするべきですが、ベースがあるとないでは、仕事に費やす時間に大きく差がでます。形式的な書類だけでなく、企画書などの内容が変わるものでもそれは同じです。
デザインや文面などにあらかじめ自分らしさを加えておけば、使いまわしたという印象もつきづらくなります。

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いかがでしたか?
仕事を丁寧にこだわりすぎるあまりに、多くの時間を費やしてはいませんか? 仕事における重要なスキルは、スピードと正確性です。わからないことに頭を悩ませるのではなく、便利なものはうまく活用して、日々溜まる小さなストレスを解消していきましょう。

この記事のライター

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

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