無理に詰めこまない! 人に振り回されないスケジュールの組み方



人のスケジュールに振り回されてばかり……


@_s_dayo

次から次へと仕事が舞い込んでくると、何も考えずに空いている時間にポンポンと予定を入れてしまうことってありますよね。皆さんはスケジュールを調整するとき、相手の都合に合わせてばかりいないでしょうか? それでは、どんなに仕事のスピードを上げたとしても人のスケジュールに振り回されてばかりで生産性が落ちてしまいます。

今回は、人に振り回されないスケジュールの組み方をご紹介します。

スケジュールは自分から日程を提示する

打ち合わせをするとき「皆さんのご都合はいかがでしょうか?」と聞いてばかりになってしまうと、権限がある人たちの都合でどんどんと予定が決まってしまいます。スケジュールは先に候補日を掲示されたものをベースに調整される傾向がありますので、自分の希望があれば先に日時を伝えるのがベストです。

相手が上の立場の人なら尚更、指定してあげる方が親切です。
例えば「何を食べたい?」とざっくりした質問をするよりも「和食か洋食か中華、どれがいい?」と候補がある中からの方が決めやすくなります。それと同じ要領で、日時を指定してあげると良いでしょう。

また、体調が優れないときは少し先に予定を組むことができますし、いつもと違うエリアでランチをしたいのならば、お昼ごろに予定を入れるといった楽しみ方もできます。

スケジュールには力の「入れ所」と「抜き所」があるので、状況を見ながら自分が調整役になれるように進めていきましょう。

日程調整は、なるべく固めるようにする

打ち合わせや外出は相手があってのことですが、既に決まっているなら、その日に固めて予定をいれることが得策です。特に外出がある打ち合わせは移動時間も必要になるので、なるべく次の予定と近いエリアで固めてしまうのが得策でしょう。

「ちょうどその日は近くにおりますので、14時にお打ち合わせはいかがでしょうか?」と伝えれば自然ですし、相手もよほどの先約が無い限り調整してくれます。

1日外出であれば、必要な持ち物や服装に悩むこともなくなりますし、時間を有効的に使うことができます。

1日は8時間ではなく6時間として考える

1日労働時間は8時間ですが、みっちりと仕事を入れたら必ずあふれますし、予期していない仕事が入ってきても対応できません。いくらタスクごとの生産性を上げても、あれこれと1日に詰め込んでいては結局、残業が発生する確率が上がってしまいます。そこで予定を組むときは「1日は6時間」として考えると余裕ができ、残業をすることが無くなります。

もちろん繁忙期で業務量が一気に増えることはありますが、それほどでもない時でも残業が増えているのであれば、仕事の総時間を少なめに設定して、どうやってそこに収めるかを考えるのも一つの手です。

6時間で終える仕事量でセーブをしながら着々と作業をこなしていけば、1日のタスクを余裕をもって終わらせられるので達成感があって前向きに仕事に取り組めるといった効果もあります。
もしイレギュラーなことがなく時間が余ったのであれば、今後の仕事に役立ちそうな情報がないか調べるなど、先を見据えて準備する時間にすると良いでしょう。

スケジュールは主導権を握るのが吉

相手ベースばかりでスケジュールを立てると、外出と社内でやらなければいけない業務が、毎日混合してしまい「自分は何をやっているんだ?」と混乱してしまいます。
スケジュールに振り回されなくなれば、気持ちがラクになり、仕事も捗ります。自分のペースを保って進めていきましょう。タイムスケジュールは自分で組むこと。これがストレスを抱えないスケジュールの組み方です。