上司も納得! 「報告して」と言われた場合の正しい報告4ステップ

上司も納得! 「報告して」と言われた場合の正しい報告4ステップ

社会人になると「ほう(報告)れん(連絡)そう(相談)」が欠かせないと言われますが、実際に「報告して」と言われた場合は一体何をどう報告すればいいのでしょうか? 当たり前にこなしているように見えて、実は意外と難しいもの。今回は上司も納得する報告の仕方について教えます。


「報告して」って言われたけど……

社会人の基礎スキルに「ほう(報告)れん(連絡)そう(相談)」という言葉が挙げられますが、実際に上司に「あとで報告して」と言われた時に、報告って一体どうすればいいの? と悩んだことはありませんか。

実際に順を追って事実を話していると「何が言いたいのかよくわからない」「長い」と言われることもあるし、現状起きている事実を述べれば「それで?」と返されたり……。できることが“当たり前”と思われている報告は、実はとても難しいものだったりします。どういった内容をどのような伝え方をするのが正しいのか、今回は上司も唸るような、デキる人認定される報告法について紹介します。

素直すぎる返答はNG?! 相手が本当に知りたい“意図”を読み取る方法

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質問されたことについて、素直に答えるのは時として損をしてしまう場合もあります。相手が本当に知りたい“意図”を読み取って、円滑なコミュニケーションを進めていきましょう。

知りたいのは「現状報告」ではなくネクストステップ

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「報告して」と言われた場合に、これまで起きた事実をただただ並べているだけでは「聞きたいのはそれではない」と指摘されることがあります。報告を求められた場合に、上司が知りたいのは次のステップについてなのです。

PDCAサイクルという言葉を聞いたことがあるでしょうか?
PDCAとはそもそも

①Plan:計画・具体的な目標
②Do:実行・また実行するまでの道すじ
③Check:評価・振り返り
④Action:改善・ネクストステップ のことを指します。

どんな仕事でも、このように①目標を立てて②行動・実行する→③改善点を見つける→④さらにそれを次のステップにという繰り返しをすることが大切です。このように、常にプロセスを明確にして行くことをPDCAサイクルを回すと言います。上司が報告を求める場合の正しい答えは、この仕事が今どこにあるか、そして次は一体何をすればいいのか? といった情報。これを頭に入れておくと、報告が一体どのようなものかがわかるはずです。

①現状報告

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まずは、これまであった事柄と、現状を完結にまとめておきましょう。今行なっているプロジェクトはここまで進行しています、というような内容についてです。仕事の進行具合についてまず伝えることが大切です。

②課題

次に必要なのは、課題についてです。プロジェクトの大まかな内容は把握していても、実際に進行・実行させているのは部下であったりします。実際に現場を理解している人に対して報告は求められるものなのです。当然、課題についても、現場の人間が一番理解しているもの。これを上司は理解しておきたい、それが「報告して」という言葉の意味でもあります。

③原因

課題がわかれば、当然改善策を見つけようとします。改善策を見つけるにはまず、問題の原因を知ることが大切です。この原因をまとめておくことで、上司もより現場の状況を把握しやすくなります。

④解決案

それができたら、解決策も準備しておきましょう。これがもっとも大切なネクストステップ、PDCAサイクルのA(Action)の部分です。実際に問題を解決するまでに、どれくらいの時間がかかるのか、どれくらいの費用が必要なのか、これがうまくまとめられていると、上司も納得せざるを得ません。スケジュール・コストを押さえておくことがポイントです。

改善案が自分で出せる、これがデキるビジネスパーソン

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起きたことを知らせるだけではなく、自分で改善案まで出来ると一人前。このような案をたくさん出す場が会議やミーティングのような場です。自立型の人間がそれぞれに案を持ち出していくことで、より生産性の高い仕事が行えるようになります。

上司が知りたいことを理解して、しっかりと正しい「報告」を行なっていきましょう。デキるビジネスパーソンになるためには、先読みする力も必要なのです。

無駄な会議・打ち合わせばかり重ねてない? ファシリテーション能力の鍛え方

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人数を集めて大掛かりな会議や打ち合わせを重ねているけれど、結局なんの意見もまとまらずにダラダラと時間だけを使ってしまった…。なんてことはありませんか? それぞれのファシリテーション能力というものは違っています。では、どうすればその能力は身に付くのでしょうか?

この記事のライター

UNI

コラムニスト。自分みがきのための要素や日常の一コマを切り取って文字にしています。

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