無駄な会議と無駄な打ち合わせの多さに気づいて！
コロナウイルスの影響、テレワークの推奨で自宅勤務をしている方も増えた今。
テレビ会議などで「無駄な打ち合わせ」に頭を抱えていませんか？ 人数を集めて会議を開始したのは良いけれど、スムーズに進行することができずに無駄に時間だけを使ってしまった……なんてこともあるはず。こんな時に必要になるのが「ファシリテーション能力」です。
ファシリテーションとは、会議やプロジェクトなどの集団で行う活動がスムーズに、成果をあげられるように支援することを指します。それを担う役割の人のことを「ファシリテーター」と呼びます。ファシリテーターは、参加者の意見を引き出したり、論点を整理してまとめあげることが必要です。中立な立場で、客観的にサポートを目指します。
今回は、会議などで発揮するファシリテーション能力の鍛え方について紹介したいと思います。
ファシリテータ―のやるべきこと
セッティング（参加者や場所の決定）
まずは議題に合ったメンバーを選び、場所と時間を決めましょう。
オンラインであっても、どのツールを選ぶのか、それぞれに通信環境が整っているのかを確認しておく必要があります。
用意しておくべき機材（ホワイトボード、資料など）、そして話し合う題材や目的の確認も忘れずに。意見を交換するときには、「発言しやすい場」を作る工夫が必要なのです。
意見を引き出す
メンバーが集まったら、議題を発表しミーティングの意図を明確にします。そして議題に対しての意見を引き出すことに努めましょう。議会を始める前には、まずは自己紹介をしてもらうなど、場を盛り上げるための空気づくりを忘れずに。
進行役として、発言する人が固定されないようにバランスよく会話を回しましょう。どんな意見にも、肯定や否定をせず、中立な立場でまずは意見を集めて。
【意見を引き出すテクニック】
・最初に場を温めるアイスブレイクを設ける
・「うんうん」「なるほど」などの頷きを意識的に声に出す
・「この場合はどうですか？」など会話が続くような質問を投げかける
・中立と公平な立場を忘れない
意見の深堀り・整理
引き出した意見を、展開して、さらに深堀・組み立てを行っていきましょう。
図解ができるくらいにまとめられると、良い会議であったと感じることができるでしょう。出た意見に対して、具体的に実現が可能なのかどうか。問題点や課題を探っていきます。
まとめる
その場で出た意見をすべて並べ、それぞれの深堀りをしてからその日の会議のまとめに入ります。
他に案がないか？ といった確認は忘れずに。会議で大切なのは「参加者がそれぞれ共通した認識を持つこと」です。この認識がずれてしまわないよう、最後にうまく伝えておきましょう。次回の会議内容を明確にできるとなお良いでしょう。
ファシリテーターが忘れてはいけないこと
長時間になりすぎないこと
ファシリテーターをうまくこなすためには、会議の「始まり」と「終わり」の時間をしっかりと設定しておくことです。前後のスケジュールに影響をきたすという理由もありますが、そもそも人間の集中力は、長時間保つことができないという理由があるからです。
「決めた時間内に、意見を引き出してまとめる」ことが進行役でもあるファシリテーターの役割。長時間の会議はなんの得にもなりません。
専門用語を使わず、誰にでも伝わる言葉で
また、会議の参加者に能力のばらつきがあることも理解しておく必要があります。一部の人間にしか理解できないような専門用語などにはご注意を。誰が聞いても理解ができる言い回しをすることが、多くの意見を引き出すコツです。
意見交換には＜調節力＞が必要不可欠！
参加者の表情を読み、考えを言葉にさせ発言させる必要があるファシリテーターには、気配りと調節力が必要不可欠です。せっかく人数を集めて設定した会議がまったく盛り上がらない、無駄な時間で終わった……なんてことにならないよう、しっかり進行役を設け、役割を果たしましょう。
あなたのコミュニケーション能力を発揮するチャンスです。
