【磨くべしビジネススキル!】言いにくいことをスマートに伝える3ステップ

【磨くべしビジネススキル!】言いにくいことをスマートに伝える3ステップ

お仕事で、上司や部下またはお客さんなどにときには、言いにくいことを言わなければならない場面があります。そんなときに身に着けておきたいのが、言いにくいことをスマートに伝えるスキルです。今回は、その伝え方についてご紹介します。


相手の反応が怖くて言いたい事が言えない......

仕事の場面では上司や部下はもちろんのこと、お客さんが相手であっても、言いにくいことを言わなければならない場面がやってくることがあります。プロジェクトが上手く進んでいないときや相手にとって好ましくない情報であっても、伝えなければ後々大きなトラブルを引き起こしてしまうことがあるからです。そんな言いづらい話の内容を相手に伝えることは勇気が必要になりますが、その事実をボヤかし、やんわりと伝えようとすると逆効果。相手に伝わらず、時によっては怒らせてしまうこともあります。

そんなときに身に着けておきたいのが、言いにくいことを簡潔に伝えるスキルです。今回は、その伝え方についてご紹介します。

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ステップ1:切り出しのクッション言葉

用件を伝える前には、クッション言葉を用いて相手に対してへりくだる気持ちを示しましょう。

クッション言葉とは、ストレートに言ってしまうときつくなりがちな言葉の衝撃をやわらげてくれる働きをもつ言葉のことを言います。クッション言葉を使うことで、相手への配慮や思いやりを示すことができ、言いにくいことも言いやすくなる効果があるのです。

「失礼かと思いますが」
「お手数おかけしますが」
「ご意向に添えず、申し訳ありませんが」


など、さりげなく相手をフォローするひと言を前置きに添えることによって、相手も真剣に受け止め伝えたいことを理解してもらえます。ここで大事なのは、前置きを長々と入れないようにすること。本題に触れていないので、何のことかわからず、相手はイラついてしまいます。1フレーズだけクッション言葉を使ってから、本題に入るのがベストです。

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ステップ2:自分の事情を長く伝えすぎない

クッション言葉を用いたあとは、メインである用件を伝えていきましょう。言いにくいことであっても、はっきりと、ストレートに、的確に伝えることが大切です。ここでも、だらだらと「自分の事情」を長く話すぎる人がいます。

「怒られたくない」「嫌われたくない」という感情があるあまりに、自分は悪くないということを主張してしまうのです。ですが客観的には本筋とは関係のない話であり、言い訳としか捉えてもらえません。「今までは上手くいっていたのですが」などは現状の問題解決には不必要な情報なので、なるべく客観的な事実だけを述べるようにしましょう。

ステップ3:提案の形で切り上げる

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言いにくいことをストレートに伝えた後の最後は「提案の形で切り上げる」のがきれいな締めになります。

今起こっている問題に対して「どうしましょう…?」という状態のまま終わらせてしまうと、相手も困ってしまいますし、無責任以外のなんでもありません。
「~といった方法で今後は進めていこうと思うのですが、いかがでしょうか?」など、その案が通るか通らないかに限らず、自分なり解決案を用意しておきましょう。

提案してくれることで、相手はその問題に真剣に考えてくれていることを理解してくれます。この最後の締めをしっかりするかしないかで、今後の関係性が大きく変わるのです。しっかりと準備を整えておきましょう。

良好な人間関係を築くことも大切!

この3つのステップを取り入れれば、伝えにくいことは30秒とかからず、相手に理解してもらうことができます。

状況によって使う言葉は変わってきますが、相手と対等な関係を築くことも言いにくいことを伝えるための大切な要素です。近すぎると無茶を言っても許されたり、舐められやすくなってしまうことがあります。そして、コミュニケーションが不足していると、相手のことを理解することができず、誠意を示したところで理解してもらえません。ビジネスシーンにおいては、適度な距離感が欠かせないのです。

言いにくいことを伝えなければいけない状況がやってきたとき、自分の中で「言いたくない」「でも言わなくちゃ」という葛藤が生まれることでしょう。けれど、この伝え方をマスターしておけば、スムーズに事を動かすことができます。どんな問題にも真摯に向き合う姿勢を取ることではビジネスでは大切です。相手に伝わる話し方を身につけていきましょう。

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この記事のライター

ごく普通の会社員。
自分自身が「気になる」と思ったことについて情報を発信中。

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