知っておくと便利! 作業が楽になる「Word」の機能を使いこなそう

知っておくと便利! 作業が楽になる「Word」の機能を使いこなそう

みなさんはWordの機能をきちんと使いこなせていますか? いつも使っているツールをさらに便利にさせるべく、利用頻度が高い機能についてご紹介します。


ビジネスシーンでよく利用する「Word」

資料を作成したり、メモをとったりなど、ビジネスシーンにおいて何かとよく利用されるツールのひとつが「Word」。ただ文章を打つだけではなく意外と知られていない機能があるのをご存知でしょうか?

いつも使っているツールをさらに便利にするべく、ぜひ知られざる機能を知っておきましょう。

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コメント機能

コメント機能は複数人でファイルをやり取りする時に自分の意見や確認事項などを書き込みたい時などに使える機能です。

コメントをつけたい文章などの箇所を選択(ハイライト)し、メニューの「校閲」から「コメントの挿入」をクリックすると、コメント欄が追加され、書き込みをします。

昔はドラマでよく作成した資料を上司に持っていく際に印刷をして確認してもらうシーンがありましたが、コメント機能を使えば修正があったとしても、文書そのものに直接補足文を入力することができるため、Word内で完結することができますし、ペーパーレスになります。

複数人でもコメント機能を使用できるため、チーム内で資料をチェックする場合等にも役立ちます。

パスワード機能

作成した文書は社外秘の極秘資料なので部外者には見せてはいけない、なんて時にはファイルにパスワードを設定しておくことができます。

word画面上部の「ファイル」タブから「文章の保護」をクリックし、その中の「パスワードを使用して暗号化」を選択しパスワードを設定していきます。

もしパスワードを忘れてしまうとそのファイルは誰にも開くことができなくなってしまうので、忘れないようメモなどで管理しておくようにしましょう。

日付の更新

請求書や送付状など決まったデータがあるときにいちいち日付を変えるのがめんどくさい……というときに使えるのが日付の自動更新機能です。

word画面上部の「挿入」から画面右にある「日付と時刻」のアイコンをクリックするとダイアログボックスが出てきます。左にある表示させたい日付の形式を選択した後に「自動的に更新する」のチェックボックスをクリックしてOKを押したら完了です。

地味に面倒であった日付変更の作業。これで日にちを間違えることも無くなりますし、作業も楽になります。

罫線を引く

最後にちょっとした小技のご紹介です。

日本語入力をオフにした状態で「ー」を3つ入力した後に「Enter」を押すと、なんと端まで罫線を引くことができます。さらに「=」(イコール)を3つ入力して「Enter」を押すと、二重罫線にもなります。

レイアウトにアクセントをつけたいときには、ぜひ活用してみると良いでしょう。

実はWordは奥が深い!

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仕事をスムーズに進めるためのWordの便利機能、あなたは知っていたでしょうか?

Wordの機能は実はたくさん備わっていますが、それらを使いこなせていない人がたくさんいます。知っているかいないかで、仕事効率に僅かながらも差が出てきますので、覚えて活用していきましょう。

実は奥が深いWord。時間があるときに設定画面を色々と見たりいじったりすると新たな機能が見つかり次に仕事で使うのが楽しくなりますよ。ぜひ試してみてくださいね。

知っておくと便利!仕事に欠かせない情報収集、『Google』の検索テクニック!

https://cinq.style/articles/224

分からない事はすぐに「聞く」から、「ググる」が基本となった今。 いかに"早く""効率的"に欲しい情報を手に入れるかが大切な時代。意外と知らない、仕事に使える『Google(グーグル)』の検索テクニックをまとめました。

この記事のライター

ごく普通の会社員。
自分自身が「気になる」と思ったことについて情報を発信中。

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