伝わらないメールを送っていない？
「このメール、結局何が言いたいんだろう」
みなさんは、送られてきたメールにそう感じたことはないでしょうか？ 人から送られてくるものだと、わかりやすい文章とわかりにくい文章の判断はつきます。しかし、自分から送るとなると、「なんとなく伝わるだろう」と勘違いしてしまいがち。もしかしたらあなたも相手に伝わらないメールを送ってしまっているかもしれません。
そこで今回は、相手に伝わりやすいメールの作り方をご紹介します。
１つの文章には1つのことだけを書く
伝えたいことがありすぎて「～になり」「～もまた」といった頭に浮かんだものをそのまま書いてしまい「結局どういうことだろう？」と読み手に思われてしまいます。
「～になり」「～もまた」のような文と文をつなぐ接着剤の役割を担う接続詞は、論理的な文章を書くときに欠かせないものですが使いすぎるのはNG。1つの文に複数の内容が盛り込まれるのでまとまりのない文章になってしまいます。1つの文には1つのことだけを書くことを徹底し端的にまとめましょう。
結論を先に書く
ただの状況の説明だと思っていたら、最後の数行で緊急のメールだと気が付き大慌て……！さらには 事情を説明したい気持ちが強いのか文章も長くなるケースがあります。説明が長い文章は結論がなかなか出てこない読む側はイライラして、読むのをやめてしまうときもあります。
一般的的な文章の構成は「起承転結」がいいとされていますが、メールに置いては結論→説明→まとめという風に、まず結論から書くのが親切です。相手の時間を大切にするためにも、ビジネスメールを作る際は、結論を先に書くということを意識するようにしましょう。
敬語を多用しすぎない
ビジネスメールは基本敬語でやり取りをしますが、相手に失礼のないように言葉遣いを丁寧にすることばかりに気をとられると二重敬語を使ってしまうことがあります。
例えば、「うかがわせていただきます」の場合、「うかがう」と「いただく」どちらも謙譲語になり、1つの文で謙譲語が2度使われており、正しくは「うかがいます」です。このように意外と間違った敬語を使っているものです。
二重敬語は相手に違和感を与えてしまいマイナス印象の要因になってしまうこともあります。くだけ過ぎず、正しい言葉遣いで相手に合わせた適切な伝え方を選ぶことが大切だと言えるでしょう。
自分のメールはちゃんと相手に伝わるのか事前チェックを！
自分が書いたメールに対して「これは〇〇という意味でしょうか？」と質問される機会が多い人は、いちど自分のメールの書き方を見直しましょう。もしかすると、相手に大きな負担や迷惑をかけているかもしれません。
本来、メールの活用はビジネスを円滑に進めるための便利なツールですが、直接話していないが故に誤解を与えてしまうこともあります。
逆に効率が悪いとならないように、メールを送る前に客観的な目線を持ち伝わるのか？チェックしてみましょう。
