マルチタスクをこなせるようになりたい！
打ち合わせやメールの返信、資料作成などタスクに追われてばかりのビジネスウーマン。たくさんの作業を同時にできれば良いのですが、体はひとつ。結局は大量のタスクをひとつずつこなしていくしかありません。マルチタスクといえど、ただ納期に間に合えば良いわけではなく、それぞれのクオリティが求められてきます。
上手く同時進行でこなしていければベストですが、一説では「マルチタスクは脳に大きなストレスを与える」とも言われています。けれど、どうしても複数の仕事を同時処理しなければならない場面もあるのがビジネス現場のリアル。
では、どうすれば無理をせずに行えるのでしょう？ マルチタスクをうまくこなすためのコツをご紹介します。
すべての仕事をタスク化する
やらなければいけないことはどんな些細な事でも、タスクに入れておく癖をつけましょう。記憶に頼っていると、他のタスクが入った途端にヌケが生まれてしまいます。それにより、マルチタスクが複雑化してしまうのです。
タスクには種類があります。
それは「集中タスク」と「消化タスク」のふたつ。「集中タスク」は提案内容を考えたり、クリエイティブな作業だったりと、集中して行わなければならない重要タスクのことで、「消化タスク」は資料を印刷したり、郵便物を送ったりなどの単純作業のことです。
この「集中タスク」が重なってしまうと「消化タスク」は忘れがちになる傾向にあります。
「集中タスク」ばかりを行わないためにも、仕事は「消化タスク」とセットに考え、脳を休ませてあげることです。そうすることで、次の「集中タスク」が上手くいきます。そのためにも、些細なことでもメモを取るようにやっていきましょう。
優先順位は変動するのものだと認識しておく
マルチタスクと言えど、ひとつずつ着手していくことに変わりはありません。どんなにたくさんの仕事が同時多発に舞い込んできたとしても、しっかりと時間を取って、すべての仕事に“優先順位”をつけましょう。面倒だと感じるかも知れませんが「次にやること」を頭に入れながら動けるので、結果早く片付きます。
しかし“最優先”は常に変化するものです。次々と仕事が入ってくる環境だと、優先順位は常に変わっていきます。「優先順位をつける必要はないのでは？」と思うかもしれませんが、それは間違い。
「最優先」が新しく入ってきたときに、何を後回しにするのか。この判断を行う際にも、やはり「優先順位」が必要なのです。
コミュニケーションコストを軽くできるものはしておく
マルチタスクをこなすためにも、タスクを減らすことも大事だと覚えておきましょう。
ビジネス関係によっては、相手に相談をするときも「しっかり内容をまとめておかないと失礼」と思ってしまい、些細な質問がしづらい状態になります。そうして結果的にコミュニケーションコストがかかってしまうのです。かしこまって依頼をすると、これを後から調整したり、お断りをするのが難しくなってきます。
例えビジネスであっても、普段から可能な限りライトな関係性をコミュニケーションによって築いておくことが大切です。「こういうことやろうと思っているんですが、お願いしても大丈夫ですか？」とお願いしやすい環境にすると、タスクを無駄に増やすことがなくなります。
もちろんそれが難しい相手もいるので、難しい相手こそ、優先順位は高めに行うのが良いでしょう。
マルチタスクをこなすためには、「可視化」と「優先順位」と「整理（依頼をする）」ことが大切です。
できるだけマルチタスクにならないよう心掛けたいものですが、繁忙期はマルチタスクにしざる得ない状況に追い込まれてしまうこともあります。そんな時は、無理をせず今回紹介したポイントをおさえておくと良いでしょう。
