飲み会で幹事を頼まれた…! 困ったときに使える便利ツール教えます



幹事に問われる調節力!

飲み会の幹事を頼まれたとき、一番必要になるのが調節力です。参加するメンバーのスケジュール確認、人数が決定したらお店選び…。予約をして、企画・進行までを完全プロデュースする必要がある幹事。飲み会、とはいえかなりの労力を使います。そこで今回は、幹事の方にオススメなツールと共に、お店選びのポイントまでをご紹介します。

まずは日程調整

大人数を束ねる会の場合は、人数を確定するためにも早めに日程の調整をする必要があります。メールで1通1通連絡して確認する…。これではかなりの労力を使ってしまいます。幹事を経験したことがある方にはお分かりいただけると思いますが、予定の変更や急なドタキャン対応にも、よく頭を悩まされたものです…。そこで、一括でみんなの予定を把握できるスケジュール調整ツールがこちら。

調節さん

簡単にスケジュールが管理と出欠管理作業ができる『調節さん』はとっても便利なツール。

会員登録が不要で、30秒あればぱぱっと簡単に作成できてしまう『調節さん』。イベント名と候補日程を入力したら、そのあとは参加者にメールでURLを共有するだけ! 参加者の皆さんがそれぞれに自分のスケジュールを入力してくれるので、何度もやりとりをする手間が省けます。

こちらが参加者がスケジュール投稿をする画面(PC ver)

入力もとってもシンプル。〇、×、△を選ぶだけ。
コメント欄もあるので待ち合わせに遅れる可能性が高い場合も入力が可能です。入力されたものはグラフとなって反映されるので、参加率が高い日程が一目でわかります。

幹事をするときに一番大変な作業とも思える日程調整を賢くスマートに完了させてしまいましょう。

次はお店選び

ぺコッター

グルメチャットアプリ、『ぺコッター』は、自分のオススメのお店を幹事の変わりに探して、かつ予約代行までしてくれる優れモノ。誰といくか、を選択したあとは掲示板に書き込むようにリクエストを入力するだけ。

こんなお店がオススメだよ、とすぐにレスが返って来るのが嬉しいポイント。はらぺこ君というキャラクターの返信も癒しを与えてくれます。今から行きたい、という急ぎの場合も、あらかじめ予約をとっておきたいときにも使える優秀アプリです。

予約代行もはらぺこ君におまかせ。予約をとった後は詳細をチャットに送ってくれるので、文章をそのままコピペして、参加者のみんなに一斉メールを。はらぺこ君のゆるーい雰囲気にやられて、ファンも増加中。

アプリDLページはこちら

手間のかかるお店選びもこれひとつで簡単。便利なサービスを使えば、効率の良い飲み会セッティングが可能です。ちなみに、女性の多い会の場合は、靴を脱ぐ座敷などを選ぶのはあまりオススメしません。(特に冬の場合は靴の着脱に時間がかかってしまいます。)

また、お酒の充実さもちゃんとチェックしておきましょう。人数が多くなればなるほど、お酒の好き嫌いも分かれます。ちょっとした気遣いも取り入れたお店選びをどうぞ。

飲み会前日にはリマインドを忘れずに

日程が決まって、お店選びも完了したら、ひと安心。送ったメールが埋もれてしまう可能性もあるので、飲み会の前日、または当日でも良いのでリマインドメールを忘れずに。

デキる幹事が持っていく『カメラ』

また、飲み会に行く前に準備しておきたいのは『カメラ』です。盛り上げたい企画の際はサプライズのプレゼントを渡すときもありますよね。当日集まってくれたメンバーの様子を写真に残しておきましょう。飲み会の次の日にでも、メールで写真を共有してあげられると、デキる幹事だな…! とあなたの株もあがります。

会費徴収もアプリで可能

『paymo(ペイモ)』

クレジットカードを登録しておくだけで、請求・受け取りができるアプリです。また請求の際にはレシートの写真を添付する必要があるため、過不足の確認も可能です。楽しかった飲み会の当日に請求することなく、後で金銭のやり取りができるので、スマートにお店から出ることができるようになります。

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もちろん、アプリで決算をするのは嫌だという方もいるでしょう。そんなときには、会費はあらかじめ設定しておき、おつりが出ないよう参加者の方に準備してもらうようにしましょう。お金のやり取りで時間をかけてしまうと、せっかく盛り上がった場の雰囲気を壊しかねません。

飲みすぎないように気をつけて

企画、進行、またお金のやり取りまで行う幹事がお酒に酔ってしまったら大変…。楽しい飲み会になると泥酔する人が必ず出てきます。そんなときもキチンと介抱し、送り届けられるくらいの余裕を持っておきましょう。あの人が幹事だと安心♡ と信頼してもらえるようになります。

幹事力は上げておけ!

スケジュールの管理、お店選び、企画・進行、そしてハプニング対応…。幹事がデキる人は仕事ができる、と言われるのにはこういった理由があります。面倒だな、思うことはもちろんありますが、積極的に幹事をこなしておくと出世の確立が上がるという程に、プラスになることも多いのです。

ビジネススキルを上げるため、また社内での信頼を集めるためにも、便利なツールを存分に使って積極的に幹事をこなしていきましょう。もちろん、プライベートでもとても役に立つスキルです。