新社会人のあなたに贈るビジネスマナー[メールの送り方編]

新社会人のあなたに贈るビジネスマナー[メールの送り方編]

緊張と不安と期待でいっぱいの新社会人のアナタのために、ビジネスマナーの基本、メールのお勉強を。お仕事の場面では多く使うツールだからこそ、基本はしっかり押さえておきたい。


新社会人になられたみなさま、おめでとうございます。会社に慣れるまでは、少しの緊張と、ワクワクした気持ちと、そして不安もあることでしょう。これから、社会人として立派な活躍ができるよう、まずはビジネスマナーの基本であるビジネスメールの基本を学んでおきましょう!

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

お仕事で使うメールは、友達同士でのやりとりとは全く違ったもの。伝えたいポイントを失礼のないように、わかりやすく、完結に、失礼のないように伝えなければなりません。メールでのやりとりで、相手に誤解や不安を与えてしまったり、時には思いもよらないトラブルを招いてしまう可能性もあるほど重要なツールであるビジネスメール。相手とのコミュニケーションをしっかりとれるよう、基本のマナーを身に着けておくと安心です。

宛先に間違いがないかチェック

メールには仕事の具体的な内容や、周り漏れてはいけない大切な情報が集約されています。まずは宛先に間違いがないか、送信する前にしっかりチェックしておきましょう!色んな方とやりとりをすることが同時にすることもあるので要注意!

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

CC・BCCの違い

ここで大切になるべきなのは、CCとBCCの違いです。CCは、内容を念のため確認してほしい人を差します。基本的には上司や同じグループの方などをつけることが多いでしょう。それとは逆に、BCCは他の受信者に自分のアドレスや個人情報を表示したくないときに使います。面識のない方や、複数の相手に一斉送信する際にも便利です。この使い分けをしっかりすることで、個人情報の漏洩などを防ぐことができるようになります。

件名は用件がわかるように

たくさんメールを受信するようになると、件名に用件などが記入されていないときに検索や、把握ができないので不便になってしまいます。件名を見て、読むべきか読まないべきか判断されることもあるので、「〇〇イベントについて」や「〇月〇日の打合せについて」など、具体的な内容を件名につけることが大切です。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

【】をうまく使う

大切なことや急ぎの要件などの場合は、他のメールとの違いがパッと見てわかるようにすることが大切です。件名の最初に【重要】の一言があると、大切なメールだ、とすぐに区別ができますね。あまり重要でないことや、急いでいない場合にもコレを多用してしまうと信頼がなくなってしまったり、相手に迷惑をかけてしまうこともあるので要注意。

宛名の書き方を理解する

宛名の書き方は基本的に「社名+部署名+〇〇様」になります。一番上に宛名を記入しておくことや、担当の方の名前をしっかりと把握しておくことでミスを防ぎます。相手の名前は苗字のみでもOKですが、フルネームで記入する方が丁寧、かつ間違いがないので良いでしょう。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

団体に送る場合には「御中」

個人ではなく、全体に送ったりする場合には「御中」を使いましょう。「〇〇株式会社〇〇部御中」でOKです。様の代わりに使う言葉です。

やりとりが続く場合は社名・部署名は省いても〇

数回にわたってメールのやりとりが続く場合は、毎回社名と部署名を記入する必要がありません。メールの宛名に「〇〇様」とだけ記入すればOK。

本文を書き出す

宛名を記入したらいよいよ本文。手紙の最初にあるような季節の挨拶などは必要ありません。ビジネスメールは内容を完結に書き出すことが大切です。社外の人へ送る場合は、「いつもお世話になっております。」を文頭に、自分の社名と名前を添えて挨拶を。社内の方へのメールは「お疲れ様です。」を使うのが一般的です。

本文は30行まで

挨拶を記入した後、長文を打つのはNG。内容は30行以内にまとめることがルールです。相手にストレスを与えないように完結にまとめて。基本的にはひとつのメールにひとつの用件。いくつもまとめて送るのはやめましょう。

PREP(ピレップ)法で文章の構成

PREP法は、POINT(ポイント・結論)、REASON(理由)、EXAMPLE(事例・具体例)、POINT(結論を再度確認・まとめ)を意味しており、ビジネスにおける文章構成に使うものです。ビジネスメールでは結論を一番最初に伝えることがポイントなのです。

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

6W1Hも忘れずに

What(何を)When(いつ)Where(どこで)Why(なぜ) Who(誰が)Whom(誰に)How to(どのように) How many(どれだけ)How much(いくらで)。学生の時にも教えられる6W1Hも、大切なことを伝えたい時には欠かせないくらいに文章を作る際にはとても大切なもの。物事を分かりやすくまとめられるようになりますよ。

箇条書きをうまく使う

時間や場所、予算など大切なことがいくつもある時に使えるのが箇条書き。うまくたくさんの情報を伝えられることができる箇条書きはビジネスにとても役立ちます。

添付ファイルのチェック

大切な資料などを添付することも多くなるビジネスメール。ウイルスがないかしっかりチェックした上で、3MB以上の大容量ファイルを送らないように気を付けて。ダウンロードするのに時間がかかってしまうと迷惑になることもあるので、大容量のファイルを送りたいときにはファイル転送サービスを利用することをオススメします。

終わりには署名を

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

メールの最後に署名は絶対に必要です。一番最初に署名の設定をしておきましょう。会社名、部署名、自分の名前の他に、会社の住所、連絡先、メールアドレスを入れておいて。名刺にある情報を入れておくことが大切です。自分らしさを出すため、署名部分の色を変えたり、かわいらしくする人も居ますが、最初のうちはシンプルがベストです。

急ぎの要件はメールだけじゃなく、電話も

Getty logo 25b7f2c61b43cc8578dbdb4391bff44f15fecbfdcfd25ce56be1fa24f6dc74a2

メールは相手がいつチェックするかわからないうえに、見落としてしまう可能性もなくはないので、休養や重要な内容はメール+電話で確認をすることが大切です。やることがあって、忙しいビジネスマン。メールだけでもマナーがたくさんあり、大変だと思いますが、これらを覚えておくとミスもなく仕事のできる印象を付けることができるでしょう。新社会人のみなさま、がんばってくださいね。

この記事のライター

Cinq(サンク)-よくばり女子のはたらきかた-

関連する投稿


濡れてても挿入時に痛い!そんな女性が試したい対位3選|真っ赤な濡れオンナ#24

濡れてても挿入時に痛い!そんな女性が試したい対位3選|真っ赤な濡れオンナ#24

官能エッセイスト、紫深(sisin)です。この連載では、女性が性に対してメンタルブロックを外し、ラブタイムを楽しめるようになるためのコラムをお送りします。第24回目は、バージンではないにも関わらず、挿入時に痛みを伴う女性に送るメソッドです。


「勃っている=気持ちいい」は勘違い?男性への前戯HowTo|真っ赤な濡れオンナ#23

「勃っている=気持ちいい」は勘違い?男性への前戯HowTo|真っ赤な濡れオンナ#23

官能エッセイスト、紫深(sisin)です。この連載では、女性が性に対してメンタルブロックを外し、ラブタイムを楽しめるようになるためのコラムをお送りします。第23回目は、男性器が勃っている時のパターンについて、ご紹介します。


小さな習慣の積み重ねが大きな成功に♡「続ける力」を身につける方法

小さな習慣の積み重ねが大きな成功に♡「続ける力」を身につける方法

何か新しいことを始めても、三日で飽きてしまう…。いつまでも三日坊主でいるわけにはいきません。今回は「続ける力」を身につける方法をご紹介します。


なんで少ないの?前戯を省きたがる男性心理のヒミツ|真っ赤な濡れオンナ#22

なんで少ないの?前戯を省きたがる男性心理のヒミツ|真っ赤な濡れオンナ#22

官能エッセイスト、紫深(sisin)です。この連載では、女性が性に対してメンタルブロックを外し、ラブタイムを楽しめるようになるためのコラムをお送りします。第22回目は、前戯時間が少ない男性の心理と、対処法について考えます。


もう立ち直れない…心が折れかけたときに「自分らしさ」を取り戻すコツ

もう立ち直れない…心が折れかけたときに「自分らしさ」を取り戻すコツ

涙を流しても、悲しい思いが溢れだす…。目をパンパンに腫らしながら、重たい身体を引きずって無理やり出勤している日もあるでしょう。今回は、が折れかけたときに「自分らしさ」を取り戻すコツをご紹介します。


最新の投稿


【2018年1月19日から】猫好きにはたまらない! ⼭中玲奈 初の個展「猫⾊の⼈⽣」 開催

【2018年1月19日から】猫好きにはたまらない! ⼭中玲奈 初の個展「猫⾊の⼈⽣」 開催

ポーカーフェイスで自由きまま。な~んかつかみどころのない…それが猫。なんて思っていませんか?飼い主にしかわからないような、色んな表情と猫の魅力がギッシリ! 猫好きさんにはたまらない個展が開催されることになりました! 開催場所は、『代官⼭SISON GALLERy』。癒され度抜群なこの個展、お見逃しなく♪


今日はゆっくり。仕事が早めに終わったらお家でしたい4つのこと

今日はゆっくり。仕事が早めに終わったらお家でしたい4つのこと

いつもより仕事が早めに終わったら、そのまま直帰。たまには、お家でゆっくり過ごしてみませんか?今回は、仕事が早めに終わったらお家でしたい4つのことをご紹介します。


なんとなくで済ませない!お金の神様に愛し、愛されるお金の遣い方

なんとなくで済ませない!お金の神様に愛し、愛されるお金の遣い方

ほぼ毎日、お金を遣って生きている私たち。どんな気持ちで、どんな風にお金を扱っていますか?お金の神様に愛されるお買い物のコツをご紹介します。


「都会で仕事をすることに意味はあるの?」環境を変えると収入が変わるは本当か

「都会で仕事をすることに意味はあるの?」環境を変えると収入が変わるは本当か

地方出身者によくある「都会はどう?」という質問に、答えてみたいと思います。


《目指せ!ふんわりマショマロ肌♡》知っている人は違う、ボディケアの基本とは

《目指せ!ふんわりマショマロ肌♡》知っている人は違う、ボディケアの基本とは

この時期は特に乾燥が気になる時期。 顔のケアはしっかりできているけれど、ボディのケアは大丈夫? 実はボディケアだって、クリームを塗るだけではNGなのです。 そこで正しいボディケアの基本を伝授いたします。


RANKING


>>総合人気ランキング