職場環境が悪いと作業効率がダウン。心地よいオフィス環境を作るには

睡眠時間より長い時間を過ごす、職場。
ここでの居心地は作業効率はもちろん、精神にも大きく影響を与えるものです。例えば、腰が痛くなるイスで長時間作業をしていると、居心地が悪くて作業が捗ることはありません。クライアントの方と電話をしているとき、会話の内容が周囲へ筒抜けになっていると、言葉選びにもたついてしまったり。こういった小さな「障害」をなるべく少なくし、オフィスの環境を常によりよく導く働きは、私たち社会人にとって欠かせないものです。

今回は、これまでの取材でたくさんのオフィスに訪問してきた私たちが「これはいいな」と思ったオフィス環境について紹介していきたいと思います。もちろん会社にいる人の数や取り組むべき業務によって、取り入れられるもの・取り入れられないものがあるとは思いますが、ぜひ参考にしていただければ嬉しいです。働きやすい労働環境を作ると、業務がスムーズに遂行されるはず。

やり取りはオープンに。社内用SNSを活用する

コミュニケーションを活発にし、新しいアイデアを生み出すためにSansan株式会社が使用し始めたのは、社内用のSNS。これまでは個人でのメールのやり取りに、CCを入れて直属の上司や関わる人にのみ情報の共有をしていましたが、あえて社内全体で共通のSNSツールを使用することによって、関わったことのない人にまで自分が取り組んでいる業務を理解してもらうことができるようになった、またコミュニケーションのハードルが下がったというメリットがあると言います。

通常であれば、多部署の方に突然声をかけるのは気が引けますが、プロジェクトチームで案出しに難航している場合に、プロジェクト外の人がポンッと案を出してくれ、それが意外なひらめきに繋がったという例も実際にあるのだそう。

同じ会社にいても、全く会話をしない(会話ができない)人がいる環境と、誰でも自由に発言ができる環境を比較すると、個人の満足度にも変化があります。社内間のコミュニケーションのハードルを下げることはとても大切なことだといえます。

小さな不満を漏らさない。目安箱を設置する

毎日オフィスで過ごしていると、必ずと言っていいほど小さな不満は生まれます。例えば「ハンガーをかける場所が少ない」や、「備品がなくなっていることがある」、「傘が行方不明になる」など、そういった小さなトラブルは日常茶飯事。

コクヨマーケティング株式会社では、そういった小さな不満も解消できるように「オフィスカイゼン委員会」という取り組みを開始。各部署の人がそれぞれに集まり、解決策を考えるという仕組みを作っています。
小さな不満は紙に記載し、目安箱へ。そして、目安箱に入れられた不満を改善するためにこの委員会のメンバーは立ち上がるのです。実際に、改善された案は会社にあるボードに張り出されて、よりよりオフィス環境が作られていることがわかります。

このような取り組みをしてくれる姿が見えることで、社員の愛社精神も高まります。

スキルアップできる環境を作る制度を実施する

人の興味関心が移り変わるのと同じように、自分がやるべき業務に変化を起こしたいと思うタイミングって意外とやってくるもの。そのときに、自分のやりたいことに挑戦させてくれる環境があるか、それがない環境かどうかは、大きく違います。
「ワーク」と「ライフ」のどちらもを重視する株式会社インタースペースは、キャリアアップとスキルアップができるように、様々な観点での制度を導入しています。例えば「キャリアを変えたい・領域を広げたい」という意欲を持つ人が、社内で人材を募集している部門への異動に手を挙げることが出来る社内公募制度。

こういった制度があると、自分自身がこれまで携わってきた分野以外のスキルを伸ばせるだけでなく、人間関係のトラブルがあった時の部署変更などの希望も出しやすいです。業務はもちろんのことですが、人間関係の快適さもオフィスには欠かせないものです。

有給が使いやすい環境をつくる

「有給が支給されても実際に使うところがない」、「有給の消化期限がいつまでなのかがわからない」など、ストレスを溜めやすい環境を自ら作ってしまっている場合もあります。連続休暇の取りやすい環境は、自分の生活に大きな満足感を与えてくれます。

社員の「ストレスオフ」に着目を置いている会社が、株式会社メディプラスです。社員の主体性と休息支援、そしてグルーミング(居場所作り)を重視する、社員手帳「ポラリス」というアイテムも。(こちらは近々取材記事として紹介するので、ぜひお楽しみに!)

有給日数の可視化、有給を使ったスケジュール管理、そして有給を作りやすい環境が整っている会社にいると、社員のストレス度合いにも大きな変化がありそうです。仕事だけでなく、生活のことまでしっかりと考えてくれる環境を悪だと思わない人はいないでしょう。

労働環境をよくするためには、快適な過ごしやすさやコミュニケーション設計が大切

身体的な快適さがオフィスに求められるのはもちろんのこと、それ以外にも業務を取り巻く様々な環境・制度の設定、スムーズなコミュニケーションが取れる導線作りなどがオフィス環境には求められます。

Cinqではこれからも快適なオフィス環境について様々な取材を通し、みなさんにより良い情報をお伝えしていきます。サイト内にある検索フォームから、ぜひ「#オフィス改革」をチェックしてみてくださいね。