編集部やライターに然り、お仕事をしていると締切に追われることが多々あります。締め切り厳守を守るべく、今まさに眠気と必死に闘っている人もいるかもしれません。
小学校の長期休みの宿題と同じように、締め切り期間が迫ってくると「もっと早くから取りかかればよかった！」と後悔しているにも関わらず、何度学んでも学習しない悪いクセが発揮されることがあります。なぜか、ギリギリにならないと作業に取りかかる気にならなくて、つい急いだ故に失敗を繰り返してしまうことも。 どうしたら、仕事に追われることなく計画的なスケジュールをこなすことができるのでしょうか？
今回は締切に追われないための時間管理術をご紹介します。
集中力は無限に続くものではない
一般的な考えならば『もっと早くから取り掛かれば間に合う』と思いがちですが、これをわかっていてもなかなかうまくこなせないのが人間です。大事なのが“集中力”を安定させて長持ちさせること。
人は、１日中ずっと集中した状態で居るはできません。長くても集中力は45分持たせることが限界だとも言われています。集中力は有限であるからこそ、いかに上手く集中力を発揮するタイミングを見つけるか、これが締切に間に合うためのヒントとなります。
何か作業をするためには、スケジュールに余裕を持つのではなく、集中力を最適に配分するために締切日を細分化し着々とこなしていくことが、集中力をぐっと高めることに繋がります。つまり締切は、集中力を分配するためのゴールとなるのです。
締切日近くになるとやる気が出てくるのは、この論理と一緒。最終の締切日かどうかの違いだけです。漠然としたスケジュールを立てるのではなく「この日までに情報収集をする」といった、具体的な目標達成日を設定しておきましょう。
締切までの予定を逆算していく
スケジュールの細分化。つまり、タスクをたくさん作っていくことはわかりましたが、細分化するにもちょっとしたコツがあります。
締切日から現在までの間にしなくてはいけないことをただ、タスクにするのではなく「今日は18時までに仕事を切り上げる」といった時間設定をすることです。自分がなっていたい姿を思い浮かべておくと、より集中して取り掛かりやすくなります。
時間管理は非常に重要。なぜならば、時間は、集中力と同様に無限にあるものではないからです。時間も正しく分配し、取り掛かる方がスケジュールが“見える化”して安定した気持ちになります。時間管理術は、早いうちに身につけておくとよいはずです。
着々と進めていくと、モチベーションにも影響！
着々と作業を進めていくことは、メリットがあります。
それは、一気に作業を終わらせるのではなく着々と進めていくことで、進捗が目に見えモチベーションがアップするという効果があること。
一気に終わらせることで達成感は得られますが、最初に取り掛かるタイミングで重い腰を上げるのが大変、中盤までモチベーションのアップのスピードが遅くなってしまいます。それに対し、着々と進めるパターンは、それほど最初の腰は重くなく、取り掛かりやすいのが特徴です。
着々と作業を進めることによって、作業の波に乗りやすく「今日は、もうちょっと進めよう」といった気持ちになる結果、スピードも上げることができるのです。
休憩もパフォーマンスに影響する
体調が毎日異なるように、集中力も毎日違います。ときには、集中ができずせっかくタスクにしたのに、進まないなんてことも当然のようにあります。
そんなときは、単純作業に取り掛かるか、タスクの順番を変えてみましょう。調子が悪いのに無理をすると、ますます集中力が下がってしまったり、ミスをしてしまうという危険性があります。今日は別の事をしよう！ と思い切りと切り替えも時には必要です。
気が乗らない日がいつあっても良いように、やはり早めに計画を立てておくことが重要ともいえますね。
漠然とした締切ではなく、具体的に落とし込む
締切前でバタバタしてしまうのは「この日までに終わらせればOK」と漠然とした締切日のみを設定していたからです。より具体的なタスクを用意して、それぞれにかかる時間も想定し、プチ締切日を作っておきましょう。それを着々とこなしていけば、意図的に、どの作業でも集中して取り掛かることができるようになります。
ギリギリになって一気に取り掛かるのも「火事場の馬鹿力」で、おもわぬ才能を発揮するかもしれませんが、毎回は精神的にキツいです。自分の達成能力をアップさせるためにも、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか？
