毎日たくさんあるタスクにひたすら追われて、今日も残業かと嘆く日々…。
本当はもっと余裕を持って仕事を丁寧にこなしていきたいけれど、あまりの余裕の無さについついミスも増えがちに。そんな仕事に追われている働き女子だからこそ、効率の良い仕事の取り組み方を知っておくべき！ タイムスケジュールをうまくこなしていくためのライフハックをお伝えしましょう！
タイムボックスを設ける
数ある生産性を上げるための工夫として、やっておきたいのが「タイムボックス」です。
これは「ひとつの作業を終わるまで続けるのではなく、前もって作業にかける時間を決めておく」という時間の管理方法です。パッと見、TODOリストと似ているように感じますが、タイムボックスを実践している時は、その作業が終わっていなくても制限時間が来たら終了させ、次の作業に移ることがルールとなっています。
簡単に言うと学校の時間割のようなもの。Googleカレンダーや自社で取り入れているスケジュール管理などに「10時～12時営業資料を作る」というように予定を組み込んでいきます。
時間が過ぎたら次の作業、そしてその時間が終わったらまた次の作業……。というようにスケジュールを繰り返し、無駄な時間をなくすことで効率よく作業を進めていくことができるようになります。違う作業を行なっていくことで、脳のリフレッシュにもなります。
やることが多い人は優先順位をつけて
仕事がたくさんありすぎて、終わる時間が見えない……。
そんな方もたくさんいるのではないでしょうか？ 自分の時間を持つことができないのは、肉体的にも精神的にも辛いものがあります。
そんな方は、少しでも時間が作れるように緊急性があるもの・重要性が高いものをリストアップして優先順位をつけましょう。緊急性のあるものからこなして、そのあと重要性な仕事は集中して行う、そう区別して行うことです。
急ぎのものからこなして、時間をかけて行うものを置いておけば、手が空いた人に任せることができるようになります。もし全てを自分でこなすことになっても、緊急性が高いものはない分、しっかりと考える時間をもつことができます。まずは内容と優先度を把握して、一つ一つこなしていきましょう。
メールにはCCを入れて共有！
仕事がどんどん増えてしまうのは、仕事が「デキる」と思われている証拠です。
自分が限界に達するまでの仕事量だと、他者に理解されていない可能性があります。そんな時は自分の仕事を『見える化』することが大事。まずは自分の仕事を理解してもらうために、こんな工夫をしていきましょう。
メールの場合だと、CCに入れることから始めるのです。
仕事の内容、やりとりをしている相手、そして進歩状況を同時に共有することができます。自分が体調を崩してしまった時はもちろん、引き継ぎの作業がスムーズに行えるようになるのがCCを入れる理由です。いくらスキルがあったとしても体は一つだけ。いつでも引き継ぎと振り分けを出来るように、環境を整えておきましょう。
また電話に対しても同じです。自分が不在のタイミングで連絡があった場合は、「誰に」「どのような対応」をお願いしておくかを決めておきましょう。複数の仕事が重なっている場合には、可能な限り対応をお願いすると決めておくことで、気が散ることなく作業を進めることが出来るようになります。
頑張りすぎない方が、うまくいく
仕事がたくさんある人は「頑張り屋さん」ですが、頑張りすぎないで、効率よくこなしていくことが「仕事上手」。仕事のために生きてるわけではないですし、自分にも優しく、無理をしない程度に頑張ることが楽しく仕事を続けるコツです。
仕事の他にも、たくさん頑張るべきことがあるはずだから、自分自身で苦しい思いを選ぶのはやめて、肩の力を抜いて仕事に取り組んでみてください。
