マイルールをつくる
作業効率があがるデスクとはどんなデスクでしょうか？
物が少ない、物が無い綺麗なデスクがイメージしやすいと思います。しかし、作業がはかどるデスクをつくるというのが「整ったデスク」です。 ポイントは「捨てる」と「整える」のバランス。
この２つをしっかり押さえることが大切です。 よく使うアイテムは何なのか？ をハッキリさせ、それ以外のアイテムは引き出しにしまっておくように癖をつけましょう。
「この書類は本当に必要？」と、疑うことも忘れずに。まずはアイテムのチーム分けから始めて、その次によく使うアイテムの位置を決めるというようにルールを作っていきましょう。
捨て方
資料が山積みになってしまい「どこに何があるのかわからない……」なんて状態になっていませんか？ この解決法として“捨てる期限”を設けていきましょう。
「この資料は明日以降使わないから捨てる」といったように、ものを捨てる日を把握しておくことです。不要な印刷資料は書類として残す必要がありません。ですが、「この資料はいつか使えるかも知れない……」と迷って残していることも多いはず。
そういった何かに活用できそうな資料は、スキャンして保存していくようにしましょう。データにしてしまえば、何かあったときに印刷することができます。
「迷ったら残す」ではなく「迷ったらデータにして、書類は処分する」ように心がけましょう。
整理整頓をしたいと思うのであれば「後で捨てる」はNG。 それが重なることによって、山積みの資料ができ上がります。
整え方
デスク上には「常用スペース」、「一時スペース」、「作業スペース」という3つのスペースを作りましょう。
「常用スペース」はメモやボールペンなど、よく使うアイテムを置く場所。 「一時スペース」は作業中の資料や電卓など、現在使っているものを一時的に置く場所。 「作業スペース」はパソコンを置く場所です。メインで作業をする場所には、あらかじめスペースを決めておくことで、使いやすいデスクに整えることができます。ものの優先順位をハッキリと。書類は最新のものを案件別にクリアファイルでまとめて、ファイルスタンドに入れておくようにしましょう。
整ったデスクにすれば時間も削減
散らかったデスクを使っている人によくある「あれはどこに置いたっけ？」「この書類捨てたっけ？」などというモノ探し事件を減らすことが作業の効率化につながります。なんと人間は、1年間に探し物を探す時間が150時間もあるようです。
その時間を少しでも短縮することが出来れば、もっと効率よく仕事が進められるはず。どこに何があるのか把握できるようにして、無駄な時間を省いていけるようにしましょう。
大切なのは継続すること
せっかく綺麗にしたのに、すぐ散らかしてしまうのはもったいない話です。
継続してキレイを保てるようにがんばりましょう。「片付けが苦手」という人には、片付けという行為自体が苦手なタイプと、綺麗にしたスペースをすぐに散らかしてしまう人の2パターンに分かれます。後者のタイプの人は、帰宅前に片づける時間を確保し、まずは習慣をつけるようにしましょう。
「一時スペース」に置いてあるものは引き出しにしまうことです。
一番の理想は、どこに何があるのかを他人に伝えられるようになることです。整ったデスクで働きやすい環境づくりを目指していきましょう。
