汚デスクはもう卒業! デスク整理術を身に着け作業効率UP!

汚デスクはもう卒業! デスク整理術を身に着け作業効率UP!

ついつい散らかりやすいデスク。 だけどデスクの上が汚いと仕事もはかどらないし、ミスが増えてしまう可能性もあります。 何よりも、社内メンバーからのイメージダウン…! 片付けが苦手な人向けのデスクの整理術をご紹介します。これであなたも整理整頓のできるよくばり女子に。


マイルールをつくる

物が無いときれいなデスクに見えますが、作業がもっともしやすいデスクをつくるというのが整ったデスクの正解です。 ポイントは「捨てる」と「整える」のふたつ。
この2つをしっかり押さえることが大切です。 よく使うアイテムは何なのか決めて、それ以外は引き出にしまっておくように癖をつけましょう。
「この書類は本当に必要?」など、まずはアイテムのチーム分けから始めて、その次によく使うアイテムはどの位置に置くかを考えていきます。
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捨て方

ついつい資料が山積みになっていて、「どこに何があるのかわからない…」なんて状態になっていませんか? この解決法として"捨てる期限"を設けていきましょう。
この資料は明日以降は使わないから捨てるといったように、ものを捨てる日を把握しておくことが大切です。 不要なものは書類として残す必要はありません。ですが、「この資料はいつか使うかも知れない…」と迷って残すこともあると思います。
この場合はスキャンして保存していくようにしましょう。 とりあえずデータにしてしまえば、何かあったとき印刷することができます。 "迷ったら残す" ではなく "迷ったらデータにして、書類は処分する" ことを心がけましょう。 後で捨てる、はNGです。 それが重なるといらない資料が1ヶ月くらい封印されている?! なんてことも…。

整え方

デスク上の「常用スペース」「一時スペース」「作業スペース」この3つのスペースを決めましょう。

「常用スペース」はメモやボールペンなど、よく使うアイテムを置く場所。 「一時スペース」は作業中の資料や電卓など、現在使っているものを一時的に置く場所。 「作業スペース」はパソコンを置く場所、などメインで作業をする場所というように、スペースを決めて配置すれば、キレイで使いやすいデスクに整えることができます。 書類は最新のものを案件別にクリアファイルでまとめて、ファイルスタンドに入れておくようにしましょう。

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整ったデスクにすれば時間も削減

散らかったデスクを使っている人によくある「あれはどこに置いたっけ?」「この書類捨てたっけ?」などともの探しの事件を軽減することが作業の効率化につながります。 なんと人間は、1年間に探し物を探す時間は150時間もあるよう。 その時間を少しでも短縮することが出来れば、もっと効率よく物事が進むことになります。 どこに何があるのか把握できるようにして、無駄な時間を省いていけるようにしましょう。

大切なのは継続すること

せっかく綺麗にしたのに、すぐ散らかしてしまうなんてもったいないですよね。 しっかり継続してキレイを保てるようにがんばって。 片付けが苦手、というよりはもしかしたら継続が苦手なのかも。 帰るときに片づける時間を作ることで、習慣をつけるようにしましょう。
「一時スペース」に置いてあるものは引き出しにしまって。
一番良い理想は、どこに何があるのか他の人に伝えられるくらいになることです。整ったデスクで働きやすい環境づくりを目指していきましょうね。

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この記事のライター

ごく普通の会社員。
自分自身が「気になる」と思ったことについて情報を発信中。

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