注意の仕方がわかりません…！
後輩や部下の指導係に任命されたら。仕事の流れや手順を教えるだけではなく、仕事ぶりを見て褒めたり、時には注意することも大切になってきます。そこで、先輩として、上司として頭を悩ませがちなのが「注意の仕方がわからない」ということ。部下との関係を悪くしたいわけではないけれど、仕事のパフォーマンスを上げるためには効果的な伝え方を意識する必要もあります。
そこで今回は、人に注意をするときの基本的なルールについて考えていきたいと思います。
1対1になって注意する
ミスや注意すべき点を発見した時。
すぐさま駆け寄って指摘したくなってしまうこともありますが、一息ついて別の場所で落ち着いて話すようにしましょう。1対1になれる環境を作ることです。人前で恥をかかせてしまうと、相手の自尊心を傷つけてしまう上に、周囲の雰囲気も険悪化してピリついてしまいます。注意する部下への接し方と同時に、周囲への配慮も忘れないようにご注意を。
頭ごなしに怒らない
1対1で話す環境ができたら、頭ごなしに決めつけて怒るのではなく、どうしてそのような行動をとったのか、まず理由を訪ねてみることです。与えられた仕事をこなす上で、部下なりに何らかの考えがあっての行動である可能性が高いからです。注意の仕方が人それぞれに違っているように、仕事の仕方も人それぞれ。やりやすさ、効率の良さなど自分なりのルールが設けられていることも多いので、必ず頭ごなしに怒るのではなく、理由を訪ねてからにしましょう。
押し付けるのではなく提案する形に持っていく
上記の延長になりますが、自分流の仕事の仕方を相手に押し付けるのは適切ではありません。よりミスが少なく、効率的な方法がある場合は、提案する形で話を持っていきましょう。相手は、自分の仕事を引き継いでいる部下かもしれませんが、部下の行動を全て管理・制限することは違います。部下が自分なりの仕事のこなし方を見つけるための手伝いをする気持ちで注意しましょう。
人格は否定せず、行為にだけを注意する
注意するのは、必ず部下の行為に対してのみです。
相手の人格を否定するようなことはやめましょう。「あなたはこうだから」と部下そのものを主語にするのは避けて、行為にだけ論点を当てることです。人格を否定するのはパワーハラスメントに当たります。指導の意味を理解した上で、注意しましょう。
注意は一度きりに
一度注意をしたら、ネチネチと相手を責めるように引きずるのはやめましょう。部下のミスは上司の責任になるため「ミスをしないで欲しい」と思うのは当然ですが、終えたことを繰り返して責めるのはとても幼稚な行為です。自分の信頼を失う行動より、部下が頼りたいと思えるような先輩・上司になることを目標に、部下を育てていきましょう。
最後は励ましの言葉を使って
注意だけで終わらせるのではなく、最後は友好的に会話を締めましょう。「応援しているから」「いつも頑張ってるのは知っているよ」と相手を肯定してあげることも大切です。部下が、思った通りの行動を取れないこと、希望通りの結果が出ないことを責めても意味がありません。最後は、チームメイトとして、励ましの言葉を。お互いに結果を出し、伸ばしていく方法を探すしかないのです。
指導する側も、指導される側も「伸びる」ことが大切
これまでは自分が教えてもらう側でのびのびとやってきたはずなのに、部下ができたことで急に指導をする側になってしまった……これは社会人経験が増えることで必ずやってくる出来事です。部下のことが気に入らなかったり、イラっとしてしまうこともあるでしょう。けれど、指導するという行為は必ず自分のためにもなります。お互いに成長できる関係が上司と部下なのです。
部下はあなたより後輩の立ち位置に当たりますが、上司の所有物でもなければ、上司が直接の雇い主なわけでもありません。「自分がやられて嫌なことはしない」このシンプルな考えを持っておきましょう。
