即レス、固定時間、長文……etc. 仕事がうまくいくメッセージの使い方3つ |MY WORK ヒント#93

即レス、固定時間、長文……etc. 仕事がうまくいくメッセージの使い方3つ |MY WORK ヒント#93

ライター&コラムニストとして活動しているharakoです。この連載では、「女性の働き方」のヒントになるような内容をお送りしています。第93回目は、仕事で使うメッセージについてです。


「即レス」だけが良いわけじゃない……?

仕事のやりとりでは、メッセージのやり取りは必須ですよね。

フリーランスになりたての時は、「仕事ができる人は即レスが基本」と感じたことがありますが、最近は、即レスだけが当てはまるわけではないのでは?と思うようになりました。

そこで今回は、私が「この人は、メッセージの使い方が上手だな」と感じた、仕事上手な人の特徴をまとめてみたいと思います。

オンライン仕事あるある!? 顔が見えない相手へ送る「文字」の注意点|MY WORK ヒント#53

https://cinq.style/articles/1345

ライター&コラムニストとして活動しているharakoです。この連載では、「女性の働き方」のヒントになるような内容をお送りしています。第53回目は、オンライン仕事で気をつけたいことについてです。

特徴1. 既読は早いがレスが慎重

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ひとつめの特徴は、内容を確認するスピードは早いけれど慎重に返事を考えるタイプの人です。

最近では、メッセンジャーやLINE、Skypeなど「既読」がつくツールが多いため、相手がメッセージを読んだか読んでいないかがすぐに分かります。それに伴い、メッセージを見てもすぐに返事をしないと「仕事が遅い」「既読スルー」とネガティブな印象を与える引き金になりかねません。

しかし、その場の感情やノリで「即レス」をポンポンするより、一度時間を置いてから、正式に返事をする。じっくり内容を考えて返事をする。このワンクッションを置くことで、「待つ時間」も信頼できるように変わると思います。

特徴2. 決まった時間に返す習慣

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次の特徴は、決まった時間に返事をする習慣を持っているタイプの人です。

例えば、土日祝日関係なく「毎朝、メッセージチェックをする人」や「土日祝日は、オフにする人」など、相手からいつ頃返事が返ってくるのか予想できるだけで、こちらはとても安心感を得ることができます。

逆に、メッセージの返事が不規則で、いつ返ってくるのかわからない。曜日もバラバラで、その時によって違う。このようなタイプの人は、相手に不安感を与えてしまうのと同時に、少し返事が遅いだけでも信用をなくしてしまうかも……。

特徴3. 必要事項と会話を使い分ける

最後は、必要事項とたわいのない世間話を使い分けることが上手なタイプの人です。

要点がはっきりしない長文は、相手が内容を読む時間を無駄に奪う原因になりますし、後から見返した時に探すのが一苦労……なんてことになりかねません。そこで仕事が上手な人は、いつでも見返せるように「共有部分」を作っています。例えば、チャットワークであれば「タスク」、LINEであれば「ノート」と言うように、日頃の会話とは別にまとめて決定事項を見返せる場を作ると、探す手間も省けて非常に効率が良いと思います。

逆に、こちらから見やすいように「こんな機能ありますよ!」と提案するのも良いと思います。意外と、この使い方は知らなかった……と驚かれる時も。

便利な連絡ツールが増えたからこそ……。

オンタイムで連絡できるツールが増えたからこそ、自分なりのルールを決めてみてはいかがでしょう。ちょっとした連絡の返し方が、思わぬ信頼につながるかもしれません。

ぜひ、工夫してみてくださいね♪

 





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